البريد الصادر و البريد الوارد.
و هي تلك العلاقة التي تتم بين المؤسسة و البيئة الخارجية للمؤسسة ممثلة في موظفيها مع مورديها و ....الخ
البريـــــــــــــد
تعريف البريد لغة و اصطلاحا:
جاء في منجد اللغة و الأعلام أن كلمة "بريد" تعني الرسول و تجمع على بُرُد ، و هو مسافة تقدر بـ 12 ميلا تقريبا أما في لسان العرب ففسرها بمعنى الفرسخين و قيل ما بين كل منزلين بريد ، و قد جاء في الحدث : لا نقصر الصلاة في أقل من أربعة بُرُد و هي ستة عشر فرسخا و الفرسخ ثلاثة أميال و الميل أربعة ألاف ذراع.
والبريد : الرسل على دواب البريد و الجمع بُرُد ، و برد بريدا أرسله و جاء في الحديث الشريف أنه صلى الله عليه و سلم قال: إذا أبردتم إلي بريدا فاجعلوه حسن الوجه حسن الاسم.
وقال بعض العرب الحمى بريد الموت أي أنها رسول الموت ، و البريد كلمة فارسية الأصل كانت تطلق على بغال البريد المحذوفة الأذناب كعلامة لها ، ثم سمي الرسول الذي يركبها بريدا و قد جاء في الشعر العربي القديم في هذا المعنى ما يلي:
إني أنص العيس حتى كأنني عليها بأجواز الفلاة بريدا.
والبريد في الاصطلاح الحديث مصلحة عامة تقوم بتسليم و تسلم الرسائل و الرزم ، و تطلق على إدارة البريد و البرق التي تتكفل بهذه المهمة و تسهر على تبليغ الرسائل و الطرود و كل المراسلات إلى أصحابها في مقرات سكناهم و إلى جميع المؤسسات الخاصة و العامة ، ثم استعيرت الكلمة لتطلق على مجموعة الرسائل الصادرة و الواردة من باب إطلاق الكل على الجزء.
أنواع البريد
مادام معنى البريد في الاصطلاح يعني التراسل بين طرفين فلا بد ان يكون هناك مرسل و مرسل إليه و هذا يقتضي بالضرورة وجود البريد الصادر من المرسل و البريد الوارد إلى المرسل إليه.
أ- البريد الصادر:
وهو البريد الذي يصدر عن المؤسسة مهما كان شكله و نوعه كالملفات و المراسلات و الوثائق أو الردود على الطلبات الواردة او تحويل الوثائق إلى المصالح السلمية بحسب ما تقتضيه الرزنامة الإدارية.
والمدير هو المسؤول عن تأشير و توقيع البريد الصادر عن المؤسسة كما جاء ذلك في المادة 23 من القرارين 175 و 176 المتعلقين بمهام مدير الإكمالية و مدير الثانوية على التوالي (يؤشر المدير و يوقع على المراسلة الإدارية الصادرة عن المؤسسة ، و يراسل مصالح الإدارة المركزية عن طريق السلطة السلمية في الولاية ما عدا الحالات الخاصة المنصوص عليها في الرزنامة الإدارية أو الظروف الاستثنائية التي تستوجبها الضرورة). و للتحكم في ترتيب البريد الوارد يجب تجريده على ثلاث نسخ ، إحداها للإرسال و أخرى للحفظ في الخزانة و الثالثة في روق رفيع للترتيب في الحافظة الزمنية (chrono). لتسهيل مراجعتها عند الحاجة و الضرورة.
ويسجل البريد الصادر على سجل رسمي يؤشره مدير المؤسسة و يكون حسب النموذج أدناه:
الملاحظات رقم الأرشيف الموضوع المرسل إليه عدد الوثائق تاريخ
و رقم الرسالة
وجدير بالذكر أن رقم الأرشيف المشار إليه في الخانة الأولى من الجدول أعلاه هو الرقم و الرمز الذي يلائم الملف الذي تنتمي إليه الوثيقة المرسلة في مخطط إحصاء و تصنيف الوثائق المتداولة على مستوى المؤسسات التعليمية.
ب- البريد الوارد
و هو مجموع المراسلات و الملفات و الوثائق و المناشير أو التعليمات الواردة إلى المؤسسة من مختلف الأوساط السلمية و الإدارية المختلفة و قد جاء في المادة 22 من القرارين 175 و 176 المتعلقين بمهام مدير الإكمالية و مدير الثانوية ما يلي : (يستقبل المدير البريد الإداري الوارد عن المؤسسة و يقوم بفتحه و فرزه قبل تسجيله في الأمانة و يحتفظ بالبريد السري الموجه إلى المؤسسة) و بعد فرز البريد و تصنيفه تقوم أمانة المدير بتسجيله على سجل رسمي خاص يؤشره المدير و يكون حسب النموذج التالي:
تاريخ و رقم الإجابة الموضوع الباعث تاريخ
و رقم الرسالة تاريخ
الوصول
ج- البريد السري
وكثيرا ما يتلقى مديرو المؤسسات مراسلات ذات طابع سري من مختلف الأوساط السلمية و الأمنية و الولائية ، و كلها تقتضي الإحاطة بالسرية الكاملة لذا ينبغي أن يفتح لها سجل خاص على نفس النمط على أن يتولى رئيس المؤسسة شخصيا تسجيل هذا البريد طبقا لما جاء في المادة 22 من القرارين 175 و 176 اللذين سبقت الإشارة إليهما و كذا المادة السادسة من القرار 1017 المؤرخ في:15/09/1983 التي جاء فيها ما يلي : (يسجل و يرتب البريد السري الموجه إلى مدير المؤسسة على مستواه و يمسك هو نفسه كراس التسجيل السري).
استقبال البريد:
أ. البريد الصادر
إعداد البريد الصادر يقوم مدير المؤسسة بمراجعته لتصحيح الأخطاء التي قد تشوبه من حيث الشكل أو المضمون ثم يقوم بتأشيره و توقيعه و تقديمه للأمانة بغرض تسجيله حسب الطريقة المعهودة مع الإشارة إلى أن كل المراسلات يجب أن تحمل إلى جانب الرقم التسلسلي رمز الملف الذي تنتمي إليه بحسب مخطط إحصاء و تصنيف الوثائق الجديد ، مثل تقرير الدخول المدرسي الذي يجب أن يرمز إليه بالرقم 1.8.15 (1) يعني أمانة المدير، (8) تعني ملف الدخول المدرسي ،و (15) يعني رمز الوثيقة و هو تقرير الدخول المدرسي و هكذا دواليك.
وبعد التأكد من انجاز كل العمليات يرتب البريد في أظرفة مختومة و معنونة ليوجه إلى مركز البريد بواسطة العون المكلف رسميا بالعملية.
ب. البريد الوارد
بعد استقبال البريد من قبل الأمانة يقدم إلى رئيس المؤسسة الذي يجب أن يتولى بنفسه فتحه و فرزه ، طبقا لما جاء في المادة 22 من القرارين 175 و 176 و المادة الرابعة من القرار 1017 المتعلق بسير الأمانة ، ثم يحوله للتسجيل بعد أن يحتفظ بجميع المراسلات ذات الطابع السري ، و تجدر الإشارة إلى أن تسجيل البريد يقتضي توخي منتهى الدقة لذا يجب ترتيبه و تصنيفه وفق المخطط الجديد المتعلق بسير الأمانة ، ثم يحوله للتسجيل بعد أن يحتفظ بجميع المراسلات ذات الطابع السري ، و تجدر الإشارة إلى أن تسجيل البريد يقتضي توخي منتهى الدقة لذا يجب ترتيبه و تصنيفه وفق المخطط الجديد المتعلق بإحصاء و تصنيف الوثائق المتداولة على مستوى المؤسسات التعليمية و يخضع هذا المخطط للتبويب التالي:
القسم الأول يتضمن أمانة المدير و يتكون من 46 ملفا (ويبقى مفتوحا بحسب الاحتياج).
القسم الثاني يتضمن مصالح الاقتصاد و يتكون من 27 ملفا (ويبقى مفتوحا بحسب الاحتياج).
القسم الثالث يتضمن مستشارية التربية و نيابة المدير للدراسات و يتضمن 36 ملفا (ويبقى مفتوحا بحسب الاحتياج).
وكل ملف من هذه الملفات يتكون من وثيقة فردية واحدة و إما من مجموعة الوثائق التي يحمل كل منها رقما فرعيا متميزا ، و يمكن الرجوع إلى الوثيقة الرسمية المتعلقة بهذا التصنيف للاستزادة و التفصيل.
هذا و لتسهيل عملية تسجيل البريد وفق هذا التصنيف يستحسن إعداد خاتم خاص تتضمن بصمته ، المعلومات التالية:
إكمالية أو ثانوية : ...............................
وصل يوم:
وسجل تحت رقم:
على أن يوضع هذا الخاتم على جميع الوثائق و المناشير الواردة إلى المؤسسة طبقا لمحتوى المادة5 من القرار1017.
وتصنيف الوثائق بالكيفية المذكورة يساعد على تكوين ملفات في خزانة خاصة على أن يحتوي كل ملف على حافظات من الورق الرفيع بحسب عدد الوثائق التي يتكون منها كل ملف ،مثال ذلك:
ملف التقويم المستمر و الاختبارات رمزه1.10 و يتكون من ست وثائق ، تخصص لهذا الملف حافظة من الورق المقوى تحمل رمز 1.10 و بداخل دواليك . قمصة من الورق الرفيع تحمل رموزا متسلسلة من1.10.1 إلى 1.10.6 و هكذا دواليك.
وهي الطريقة التي تساعدنا على تنظيم أرشيف المؤسسة مستقبلا حيث يمكن الاحتفاظ بالوثائق و المناشير لمدة ثلاث سنوات ثم يقوم في نهاية السنة الثالثة بحسب حافظة السنة الأولى لتحويلها إلى الأرشيف و وضع حافظة أخرى للسنة الرابعة مكانها و هكذا حتى يتكون لدينا رصيد من الأرشيف المنظم حسب السنوات و حسب التصنيف الرسمي الجديد الذي يساعدنا على مراجعة أية وثيقة عند الحاجة بكل سهولة و يسر.
معالجة البريد:
تكتسى هذه المرحلة أهمية بالغة الأثر لذا يجب على رئيس المؤسسة أن يوليها كل الاهتمام و العناية حسب الخطوات التالية:
1. فرز البريد السري لتسجيله و حفظه و الرد على ما يقتضي الردود.
2. دراسة البريد دراسة وافية و الرد على كل المراسلات التي تقتضي الردود في المواعيد المحددة طبقا لمقتضيات المادة 10 من القرار 1017.
3. التفكير في الصيغة الملائمة لتطبيق التعليمات الواردة و تبليغها إلى المعنيين ، و قد يتخذ ذلك عدة أشكال منها على سبيل المثال لا الحصر ما يلي:
• إعداد مفكرة داخلية تتعلق بمحتوى المنشور أو التعليمة.
• عقد جلسة عمل خاصة مع الفريق الإداري أو التربوي لدراسة الوثيقة أو التعليمة و الاتفاق على صيغة التنفيذ.
• تقديم الوثيقة للتوقيع و تعليقها في لوحات الإعلام لتمكين الجميع من الاطلاع على محتواها.
د- ترتيب المناشير و التعليمات الأخرى ذات الطابع الإعلامي في خزانة المحفوظات وفق الكيفية التي سبقت الإشارة إليها في الفقرات السابقة.
هـ- الاحتفاظ بنسخ من الوثائق و المناشير الأساسية ذات الاستعمال الدائم للاستعانة بها في شؤون التنظيم و التسيير.
توزيع البريد:
إدارة المؤسسة مسؤولة مسؤولية مباشرة عن توزيع البريد و تبليغه إلى المعنيين لذ ينبغي اتخاذ الإجراءات التنظيمية الضرورية لضمان حق الإعلام و وصول الوثائق إلى أصحابها ، لذا يجب على رئيس المؤسسة أن يتابع عن كثب و يتأكد من فعالية نشاط الأمانة في هذا المضمار ، و ذلك بإتباع التدابير التالية:
1. إفادة مختلف المصالح بنسخ من المناشير و التعليمات الواردة ذات الطابع المالي و البيداغوجي و التربوي بغرض تدعيم الرصيد الوثائقي لأعضاء الفريق و مساعدتهم على انجاز مهامهم بسهولة و يسر طبقا لمحتوى المادة السابقة من القرار1017.
2. إعلام الموظفين بمحتوى التعليمات الواردة من السلطات السلمية سيما منها تلك التي تتعلق بمهامهم و مساراتهم المهنية.
3. تبليغ الوثائق إلى الموظفين عن طريق استعمال دفتر اتصال خاص يكون حسب النموذج التالي:
العدد
الرتبي الشخص
المستفيد تاريخ الاستلام موضوع الوثيقة تاريخها و رقمها توقيع المعني ملاحظات
وتجدر الإشارة إلى أن الحفظ على سرية محتوى هذه الوثائق يعد حقا من حقوق الموظف التي على الأمانة أن تكون حريصة على كتمانها و عدم اطلاع الغير عليها طبقا للمادة 28 من القرار1017.
متابعة البريد:
إن كل خطة أو توجيه أوامر أو قرار يجب أن يصل إلى نتيجة و يحقق غايته ، و لن يتأتي ذلك بالطبع إلا بمتابعة و ملاحقة ما أعطى للمرؤوسين أو للجهات المنفذة من توجيهات أو تعليمات أو خطط و إلا بقيت حبرا على ورق.
لذا فقد جعلت المتابعة أو التتبع في مصاف الوظائف الإدارية الرئيسية التي يمارسها المدير أو الإدارة و بواسطتها يمكن التعرف على مسار و نتائج تنفيذ القرارات و التعليمات و التوجيهات الواردة من السلطات السلمية و الاطلاع على أراء المرؤوسين و التعرف على الصعوبات للمساعدة في تذليلها و تصحيح المسار و الانحرافات ، و يمكن في هذا السياق إتباع الصيغ و الآليات التالية:
- التأكد من الرد على كل المراسلات في المواعيد المحددة و وصول الوثائق الواردة إلى أصحابها.
- مراجعة الرزنامة الإدارية من حين لأخر و تذكير المصالح المختلفة بالأعمال المطلوب انجازها قبل حلول مواعيدها الرسمية.
- زيارة المصالح و المرافق المختلفة للوقوف على مدى تقدم مختلف الأعمال التي يمليها محتوى النصوص و المناشير الواردة.
- السهر على ترجمة مضامين التوجيهات و التعليمات إلى واقع معيش في حياة المؤسسة.
- عقد جلسات عمل عند الضرورة لعلاج النقص الملحوظ في مجال تنفيذ هذه التعليمات نصا و روحا.
والخلاصة فإن البريد يكتسي أهمية بالغة إذا حظي بالعناية المطلوبة و سهر الجميع على تبليغ التعليمات إلى المعنيين و احترام المواعيد في انجاز الأعمال و الرد على المراسلات في حينها ، لأن أي تأخر أو خلل في هذا المضمار من شأنه أن يعطل السير الحسن لهياكل الإدارة التربوية في مختلف درجاتها السلمية من المؤسسة إلى الجهاز المركزي.
فتح سجلي البريد الصادر والوارد :
يفتح هذان السجلان ويشرع في ترقيم المراسلات عليهما ابتداء من فاتح جانفي من كل سنة . وهذا بخلاف الترتيب وحافظة الكرونو و الأرشيـف الذي يكون حسب السنة الدراسية . بمعنى إن سجلي البريــد الصادر والوارد يفتحان ويستغلان أصلا لسنة مدنية (ميلادية).
( تقرير عن مشاركة سيئة )، و الموجودة أسفل كل مشاركة .
2017-11-16, 11:16
البريد الصادر و البريد الوارد في المؤسسات التربوية
العرض العادي
