تنظيم الوقت

[بن عيسى012]

ما هو تنظيم الوقت؟

في البداية، تنظيم الوقت مصطلح غير دقيق، الأصل أن يكون: إدارة الذات، لكن الناس تعودوا على مصطلح تنظيم الوقت ولذلك أستخدمه في مقالتي هذه، فما هو تنظيم الوقت؟

1. تحديد ماذا تريد أن تفعل.
2. إنجاز ما قمت بتحديده من أفعال.

هذا هو أساس تنظيم الوقت، هناك من يضيع الكثير من الوقت في النقطة الأولى، يخطط ويرتب ولا ينفذ ثم يعيد التخطيط، وهكذا يدور في دائرة مفرغة ولا ينهي شيئاً، تتراكم عليه الأعمال ويزداد الضغط عليه، من الأفضل هنا لهذا الشخص أن يقوم بالتنفيذ مباشرة لأن إنجاز الأعمال أهم بكثير من التخطيط لإنجازها، التخطيط يجب ألا يأخذ الكثير من الوقت، لأنه وسيلة وليس غاية.
إبحث عن قمة أعلى
إذا قمت بتحديد هدف ثم أنجزته فعليك أن تكافئ نفسك وتسعد، لأن الكثير من الناس حولك لا يخططون أصلاً ومن يخطط منهم قد لا يحقق شيئاً، في نفس الوقت عليك ألا تقف كثيراً عند ما حققته، إبحث عن هدف آخر، هدف يحوي تحدياً أكبر بقليل، تصور أنك شخص يتسلق الجبال، فتبدأ بجبل صغير ثم تبحث عن قمة جبل أعلى بقليل، تدرج في خطواتك وفي تحقيق أهدافك.
إكسر الأحجار الكبيرة
تصور أن عليك إعداد تقرير ما لمديرك، ما هي أول خطوة يجب أن تقوم بها؟ جمع مصادر المعلومات للتقرير، مصادر المعلومات قد تكون بيانات حكومية رسمية، إحصائيات، كتب، صور وغيرها، هذه المهمة قد تستغرق منك ساعة أو أكثر أو ربما ربع ساعة، الأمر يعتمد على نوعية التقرير، على أي حال، عليك أن تكتب في دفتر أو برنامج التنظيم الخاص بك: جمع مصادر المعلومات لتقرير كذا وكذا.
من الخطأ أن تكتب: إنجاز تقرير كذا وكذا، لأن إنجاز التقرير يتطلب أعمالاً مختلفة، يجب أن تحدد ما هي هذه الأعمال وتنجزها، الانتهاء من التقرير هو الهدف وليس الوسيلة.
قسم المشاريع الكبيرة إلى أعمال صغيرة وأنجز هذه الأعمال، بهذا الأسلوب سترى أن المشاريع الكبيرة أصبحت سهلة، لكن إن لم تفعل ستراها كالحجارة الكبيرة، يصعب عليك تحريكها، فاكسر الأحجار الكبيرة.
أنجز ما تريده الآن
تصور أن عليك إنجاز بحث لأحد أساتذة الجامعة، البحث قد يستغرق منك عشر ساعات لإنجازه، أغلب الطلاب لا يقومون بإنجاز البحث في جلسة واحدة، بل يقسمون العمل إلى عدة ساعات متفرقة، لماذا لا تجرب أن تنجز البحث في جلسة واحدة؟ هذا الأسلوب في العمل يجعلك أكثر فعالية لأن عقلك لا يفكر إلا في مهمة واحدة.عندما تقوم بعمل ما ثم تنتقل إلى عمل آخر يضيع الكثير من الوقت ومن طاقة عقلك في عملية الانتقال هذه، حاول أن تتذكر لحظة أو يوماً كنت تنجز عملك فيه بفعالية عالية، في الغالب سيكون عقلك في هذا اليوم أو في هذه اللحظة مركزاً على شيء واحد فقط ولم يقاطعك أي شيء آخر، تركيز العقل على مهمة واحدة يشبه تحليق الطائرة، تحتاج الطائرة في البداية إلى طاقة كبيرة للطيران، بعد ذلك يكون التحليق سهلاً ولا يستهلك الكثير من الطاقة، كذلك تركيز العقل على عمل محدد، تحتاج في البداية إلى بعض الوقت لكي تركز انتباهك على عمل ما، بعد ذلك سترى أنك تنجز العمل بشكل أسرع وأكثر فعالية، لكن إن قاطعك أحدهم ستتمنى أن تقذفه بشاشة الحاسوب … لا تفعل!
تقسيم العمل وإنجازه في أوقات مختلفة يستهلك الوقت لأنك قد تؤجل إنجاز العمل وتتكاسل، بينما إجبار نفسك على إنجازه في جلسة واحدة قد يجعلك تنجز كل أو معظم العمل وتوفر على نفسك الكثير من الوقت، هذا الأسلوب قد لا يناسب الجميع، لكن لماذا لا تجرب؟
إجمع كل شيء
إذا أردت فعلاً أن تحصل على راحة العقل فاجمع كل شيء تريد فعله ودونه، كل صغيرة وكبيرة، لا تترك شيئاً دون أن تكتبه في ورقة، بعد ذلك قرر ما الذي ستفعله تجاه كل مهمة، بعض المهام لا تحتاج سوى دقائق قليلة، أنجزها فوراً، ستتخلص بهذا الأسلوب من بعض المهمات، ستبقى لديك مهمات أخرى تحتاج لوقت أطول، ضعها في قائمة أعمالك، بعض المشاريع والأفكار يجب أن تضعها في قائمة الانتظار أو قائمة “في يوم ما”، فمثلاً أنت تريد السفر إلى اليابان في وقت ما من المستقبل، ربما بعد سنتين أو ثلاث سنوات، ضع هذه النقطة في قائمة الانتظار، هناك أمور كثيرة نريد أن نفعلها لكن لم نحدد وقتاً ما لإنجازها، هذه يجب أن تضعها في قائمة منفصلة ولا تترك عقلك يذكرك بها بين حين وآخر.
كذلك هناك أعمال يجب ألا تقوم بها، أعمال لا تحقق أهدافك، أو مضى وقت طويل ولم تعد هناك حاجة لإنجازها، تخلص منها لا تلزم نفسك بإنجاز كل شيء لأنك فكرت فيه في الماضي.
الحد الأدنى من التنظيم
إذا كنت تشكو من ضيق الوقت وكثرة الأعمال فاصنع معروفاً لنفسك ودون ما عليك فعله، هذا أقل شيء يمكنك أن تفعله، أكتب ما عليك أن تفعله غداً في ورقة أو في هاتفك النقال أو حاسوبك المحمول أو بأي وسيلة أخرى، لا تكن واثقاً بذاكرتك لأن الذاكرة ستخونك كثيراً، أكتب لأن هذا يزيل بعض الحمل عن عقلك فيجعلك أكثر استرخاء، عقلك يدرك هنا أن أعمالك قد كتبت في مكان آمن ويمكنه أن يفكر في أشياء أخرى.
يمكنك أن تحسن هذا الأسلوب قليلاً، الأعمال التي يجب ان تقوم بتنفيذها مقسمة إلى نوعين، الأول مرتبط بيوم أو وقت محدد، والثاني غير مرتبط بأي وقت، فمثلاً لديك موعد عند طبيب الأسنان في يوم ما، وعليك إجراء اتصال بشخص ما في أي وقت من يوم محدد، هذه الأعمال عليك أن تضعها في الروزنامة أو أي وسيلة أخرى يمكنها أن تذكرك بهذه الأعمال، بعض برامج الحواسيب توفر وسيلة لتدوين هذه الأعمال وتنبيهك قبل حلول موعدها، ربما هاتفك النقال يحوي أيضاً مثل هذه الخاصية، فحاول أن تستفيد من أي وسيلة تناسبك.
النوع الثاني من الأعمال الذي لا يرتبط بأي وقت محدد عليك أن تضعها في قائمة، ثم تنجز هذه الأعمال في الوقت المناسب لك، هذا في اعتقادي هو الحد الأدنى من التنظيم، وإن لم تستخدمه فبكل تأكيد ستنسى إنجاز الكثير من الأمور، يزداد الضغط عليك ويزداد لوم الآخرين لك بسبب نسيانك بعض الأعمال، فأرح أعصابك ونظم نفسك … قليلاً.
تخلص من كل شيء لا تحتاجه
هذه النقطة تبدو سهلة عند قراءتها، لكن من بعض التجارب والمشاهدات أرى أنها صعبة لدى البعض وشبه مستحيلة لدى البعض الآخر، شخصياً لا أجد شيئاً أسهل من التخلص من ممتلكاتي، أراجع أوراقي دائماً لأتخلص مما لا أحتاجه ولم يحدث مرة أن احتجت لورقة تخلصت منها سابقاً، مكتبتي الآن أصبحت صغيرة جداً مقارنة مع مكتبتي قبل ثلاث سنوات، أكثر الهواتف النقالة التي اشتريتها إما قمت ببيعها بسعر رخيص أو أعطيتها لشخص ما، دائماً أحاول التخلص من كل شيء لا أحتاجه.

<FONT size=3><FONT face="times new roman">الكث%E

[''أسيل'']

[بن عيسى012]

بارك الله فيك الاخت سعاد