الوحدة(9) : الاتصـــال
1/ تعريف الاتصال :
هو عملية مستمرة تتضمن قيام احد الأطراف بتحويل أفكار و معلومات معينة إلى رسالة شفوية أو مكتوبة تنقل من خلال وسيلة اتصال إلى الطرف الأخر ،
2/ أشكال الاتصال :
2-1- الاتصال الرسمي :
وهو الاتصال الذي يتم عبر القنوات و المسارات الرسمية التي تحددها القواعد التي تحكم المنظمة وللاتصال الرسمي اتجاهان :
1الاتصال العمودي :
- الاتصال النازل :
و هو الاتصال الذي يتجه من المدراء (المسيرين) إلى مرؤوسهم و يتضمن الأوامر والقرارات و التعليمات و خطط العمل .
-الاتصال الصاعد :
وهو الاتصال الذي يتجه من المرؤوسين إلى رؤسائهم و يتضمن عادة التقارير والاقتراحات و الرد و الإجابات والشكاوى و التظلمات .
- 2الاتصال الافقي:
وهو الاتصال الذي يتم بين موظفي نفس المستوى الإداري الواحد ويتضمن تنسيق الأنشطة وحل المشكلات و تبادل المعلومات ......
2-2- الاتصال غير الرسمي :
هذا النوع من الاتصال يتم عبر قنوات و مسارات غير رسمية ويمكن أن يكون احد معوقات العمل داخل المنضمة مثل الإشاعات .
3/ مكونات عملية الاتصال :
- المرسل : هو شخص لديه مجموعة من الأفكار والمعلومات ويريد إرسالها لطرف آخر و هو المسؤول عن إعادة وتوجيه المعلومات و الأفكار .
- المستقبل : و هو الشخص الذي يتلقى الرسالة المتضمنة للمعلومات و الأفكار .
- الرسالة : وهي عبارة عن تحويل أفكار و معلومات إلى مجموعة من الرموز ذات معاني مشتركة بين المرسل و المستقبل لتحقيق هدف معين مثل الكلمات و الحركات و الأصوات و الحروف .
- قناة الاتصال : ويقصد بها وسيلة أو الأداة التي تستعمل في نقل الرسالة وتأخذ هذه الوسيلة أشكالا مختلفة مثل الاتصال الشفوي و المكتوب (الخطابات و النشرات و الدوريات) و الصوت والصورة .
- الاستجابة (الرد) : بعد تلقي المستقبل للرسالة الموجهة إليه يقوم بالرد عليها وهنا يتحول المستقبل الى مرسل آخر لرسالة أخرى
4/ أغراض الاتصال :
إن الاتصال هو وسيلة يستخدمها مختلف افرد المؤسسة و تسيير نشاط مؤسستهم بغرض تحقيق مختلف أهدافها فمثلا يقوم المسير بالاتصال بالمرؤوسين لإصدار التعليمات و الأوامر بغرض تنفيذها من طرفهم و لضمان وصول التعليمات للمعنيين بالأمر بشكل السليم في الوقت المناسب و لمتابعة تنفيذ التعليمات و عملية التقويم يجب أن يتم الاتصال في مختلف الاتجاهات (النزل و الصاعد و الأفقي) .
5/ نجاح عملية الاتصال :
حتى تكون عملية الاتصال ناجحة و ذات فعالية يجب ان تخلو من كل المعوقات عملية الاتصال سواء تلك المتعلقة بالمرسل أو بالمستقبل أو بعملية الإرسال ذاتها .
معوقات عملية الاتصال:
- المعوقات المتعلقة بالمرسل : قد يقع المرسل في عدة أخطاء عندما يريد الاتصال بالآخرين ففي بعض الأحيان يعتقد المرسل أن الآخرين يفهمون المعلومات كما يفهمها هو ، ويعتقد كذالك إن حالته الانفعالية و ميوله و قيمه ومعتقداته لا تؤثر في شكل المعلومات و الأفكار التي لديه .
- المعوقات المتعلقة بالمستقبل : يقع المستقبل في نفس الأخطاء التي يقع فيها المرسل .
- المعوقات المتعلقة بعملية الإرسال : و يتعلق الأمر هنا بالأخطاء التي تقع في الرسالة ذاتها أو في قناة الاتصال .
- الأخطاء المتعلقة بالرسالة : مثل الغموض الناتج عن أخطاء لغوية أو أخطاء في الترجمة أو فقد جزء من محتوياتها .......
- الأخطاء المتعلقة بقناة الاتصال : الخطأ في اختيار وسيلة الاتصال المناسبة. و المقصود بوسيلة الاتصال المناسبة أن تكون ملائمة لمحتوى الرسالة , ولطبيعة الشخص المستقبل لها و لزمن الاتصال.
الوحدة (10) : الرقــابة
1/ مراحل الرقابة:
1-1- مرحلة تحديد المعايير الرقابية :
هي المرحلة الأولى للقيام بعملية الرقابة ، وفيها يتم تحديد المعايير الرقابية المنسبة والمقصود بالمعيار الرقابي هو رقم مقياس للجودة أو المستوى الأداء تستخدمه المنظمة لقياس النتائج المحققة .هذا المعيار قد يكون في شكل كمي أو صفي ويكون محددا مسبقا في خطة المنظمة مثل كمية الإنتاج حجم المبيعات جودة الإنتاج مستوى أداء الموظفين.
1-2- مرحلة قياس الأداء :
وهي المرحلة الثانية من مراحل عملية الرقابة وفيها يتم قياس الأداء الفعلي أي الأداء المنجز من طرف المنظمة مثل قياس كمية الإنتاج المنجزة،عدد الغيابات.
1-3- مرحلة المقارنة بين الأداء الفعلي والمخطط :
وهي مرحلة تلي مرحلة القياس الأداء وفيها يتم عملية المقارنة بين الأداء المنجز من المعايير المحددة مسبقا أمام ثلاث حالات:
*الحالة الأولى: عدم وجود انحرافات أي توافق بين الأداء الفعلي والمعياري.
*الحالة الثانية : وجود انحرافات موجبة أي أن الأداء المنجز يفوق المخطط وهذا يدل أن الأداء جيد .
*الحالة الثالثة : وجود انحرافات سالبة أي أن الأداء المنجز أقل من المخطط وهذا يدل أن الأداء سيئ.
1-4- مرحلة تحليل أسباب الانحرافات واتخاذ القرارات اللازمة :
وهي المرحلة الأخيرة من مراحل عملية المراقبة وفيها يتم تحليل أسباب وجود الانحرافات سواء كانت موجبة أو سالبة لاتخاذ القرار المناسب لكل حالة.
2/ خصائص عملية الرقابة الفعالة :
- أن تكون المعلومات المقدمة خالية من الأخطاء.
- أن تكون المعلومات المقدمة واضحة ودقيقة وخالية من التعقيدات لاتخاذ الفرار في أسرع وقت ممكن.
- أن تكون عملية الرقابة مرنة بحيث يمكن تعديلها إذا تغيرت بعض الظروف .
- أن يتصف نظام الرقابة بالاقتصاد في التكاليف.
- يجب أن تقدم المعلومات في الوقت المناسب لأن أي تأخير يفقد المعلومات قيمتها ويضيع المنظمة فرصة استغلالها في الوقت المناسب فمثلا ظهور عيب في بعض المنتجات أثناء عملية الإنتاج ولم يتم إعلام مسؤول الإنتاج حالا فان ذلك يؤدي إلى زيادة كمية المنتجات المعينة.
- السرعة في تداول المعلومات وانتقالها بين مختلف المستويات .
3/ أنواع الرقابة :
3-1- الرقابة المسبقة :
يتم هذا النوع من الرقابة قبل مشروع في انجاز أي نشاط يتعلق بالمؤسسة و الغرض من ذلك هو العمل على تفادي وقوع المشاكل والعراقيل قبل حدوثها .
3-2- الرقابة أثناء التنفيذ :
هذا النوع من الرقابة يتم أثناء مرحلة التنفيذ ، أي انجاز مختلف أنشطة المؤسسة والهدف من وراء ذلك هو متابعة حسن التنفيذ للأنشطة والقيام بالإجراءات التصحيحية في وقتها المناسب في حالة حدوث خطأ أو خلل.
3-3- الرقابة اللاحقة: :
يتم هذا النوع من الرقابة بعد الانتهاء من مرحلة التنفيذ ويتم ذلك عن طريق جمع المعلومات التي تتعلق بالأداء الفعلي لمختلف أنشطة المؤسسة ومقارنتها بما كان مخطط لها ، والهدف من ذلك هو التأكد من حسن سير الأداء.
4/ أساليب الرقابة :
4-1- الرقابة التقليدية : وتنقسم إلى:
- الملاحظة الشخصية :
لها أهمية في عملية الرقابة لا يمكن تجاهلها من طرف المشرفين المباشرين .
- التقارير :
حتى تكون التقارير أكثر فاعلية يجب أن تكتب بدقة ووضوح ،ويقوم بكتابتها موظفون متخصصون في الرقابة.
- الميزانية التقديرية:
هي تعبير رقمي عن الأهداف والنتائج المتوقعة للمؤسسة وبهذه الصفة فإنها تعبر من يبن الأدوات كثيرة الاستعمال في عملية الرقابة حيث تتم عملية الرقابة عن طريق المقارنة بين ما تم انجازه فعلا وبين ما هو مسجل في الميزانية التقديرية .
- نقطة التعادل :
تعبر عن حجم المبيعات الذي تكون عنده الإيرادات الكلية مساوية لتكاليف الكبلية .فعند مستوى أقل لحجم المبيعات تحقق المؤسسة خسارة ،وعند مستوى أكبر لحجم المبيعات تحقق المؤسسة ربحا ومن تظهر أهمية نقطة التعادل كأداة فعالة في عملية الرقابة .
- النسب المالية :
تستخدم في قياس الأداء والمراقبة في المؤسسة ومن أهم هذه النسب الهيكلية ونسب السيولة والنشاط ونسب المردودية .
4-2- الرقابة المتخصصة :
يقصد بها تلك الرقابة التي تعتمد في أسالبها على استخدام طرق بحوث العمليات مثل طريقة (بيرت
( تقرير عن مشاركة سيئة )، و الموجودة أسفل كل مشاركة .
2013-05-01, 13:09
درس الرقابة في الإقتصاد
العرض العادي
