طلب مذكرة تخرج حول السكريتاريا - الصفحة 2 - منتديات الجلفة لكل الجزائريين و العرب

العودة   منتديات الجلفة لكل الجزائريين و العرب > منتديات التكوين و التعليم عن بعد > منتدى التكوين المهني

منتدى التكوين المهني كل ما يتعلق بالتكوين المهني

في حال وجود أي مواضيع أو ردود مُخالفة من قبل الأعضاء، يُرجى الإبلاغ عنها فورًا باستخدام أيقونة تقرير عن مشاركة سيئة ( تقرير عن مشاركة سيئة )، و الموجودة أسفل كل مشاركة .

آخر المواضيع

طلب مذكرة تخرج حول السكريتاريا

إضافة رد
 
أدوات الموضوع انواع عرض الموضوع
قديم 2018-10-07, 13:09   رقم المشاركة : 16
معلومات العضو
ثائر جزائري
عضو نشيط
 
الصورة الرمزية ثائر جزائري
 

 

 
إحصائية العضو










افتراضي

الفصل الثالث - دور السكرتير التنفيذي :

ويتكون الفصل الثالث من اربعة ابواب رئيسية هي :

1- دور السكرتير في معاونة رئيسه

2- الاتصال بالزائرين

3- مقابلات الرئيس او المدير

4-لقاءات مفاجئة للرئيس او المدير


اولا - دور السكرتير في معاونة رئيسه :


تخطيطُ العملِ


قبلَ أن يبدأَ السكرتيرُ عملَهُ اليومي، لا بد من وضعِ الخطوطِ الرئيسيةِ للأعمالِ التي سيقومُ حتى تدبيرَهُ للأمورِ حكيمًا؛ فيقومُ بتجهيزِ بنودِ كشفِ الارتباطاتِ اليومي الخاصِّ برئيسِهِ، ويعدّ المستنداتِ اللازمةَ لكلِّ بندٍ من بنودِ ذلك الكشفِ، حتى إذا ما طلبها الرئيسُ أو المديرُ تكونُ جاهزةً دونَ إضاعةٍ للوقتِ.


المفكرةُ أو جدولُ الأعمالِ


عبارةٌ عن برنامجٍ لتفاصيلِ الموضوعاتِ التي ستطرحُ للمناقشةِ في اجتماعٍ قادمٍ، وذلك حسبَ الترتيبِ الذي توضعُ به مفرداتُ هذه الموضوعات. وترسلُ المفكرةُ - مع خطابٍ مرفقٍ - إلى كُلِّ أعضاءِ اللجنةِ التي ستجتمعُ لإبلاغِهم بمفرداتِها وفي وقتٍ مناسبٍ، فيصبحُ في مقدورِهِم أن يفحصُوها بعنايةٍ قبلَ الاجتماعِ بوقتٍ كافٍ، والمدةُ التي يتمُّ فيها إبلاغُ الأعضاءِ ببنودِ جدولِ الأعمالِ تحددُها كلُّ منشأةٍ حسبَ ظروفِها، وهي تتراوحُ ما بين سبعةِ أيامٍ إلى أربعةَ عشرَ يومًا في المعتادِ.


مسئوليةُ إعدادِ المفكرةِ
تنحصرُ مسئوليةُ إعدادِ المفكرةِ بيْنَ:

1- السكرتيرِ عنِ الأمورِ الروتينيَّةِ.
2- الرئيسِ أو المديرِ بالنسبةِ للأمورِ التي تتطلبُ اهتمامًا خاصًّا. وفيما يختصُّ بجدولِ الأعمالِ الخاصِّ بالرئيسِ فيجبُ أن يوضعَ فِي مجلدٍ، وذلكَ للأسبابِ الآتيةِ:
1- احتفاظُ الرئيسِ أو المديرِ بصورةٍ من جدولِ أعمالِهِ في دفترٍ أو مجلدٍ يجعلُ من السهلِ معرفةُ أيةِ تفصيلاتٍ بخصوصِ أيِّ بندٍ من بنودِ جدولِ الأعمالِ.
2- إنَّ ملاحظاتِ الرئيسِ أو المديرِ في مفكرتِهِ تجعلُ منَ السهلِ حسم الأمورِ التي يُثارُ فيها أيُّ خلافٍ.


إعدادُ كشفِ الارتباطِ اليومِيّ


يقومُ السكرتيرُ بتدوينِ الارتباطاتِ التي سيلتزمُ بها رئيسُهُ في المفكرةِ الخاصّةِ به كما يقومُ بتدوينِها في مفكرتِهِ هو؛ وذلكَ لأنَّهُ لن يكونَ متيقنًا من تدوينِ كُلّ ارتباطٍ أو ميعادٍ سبقَ ترتيبُهُ، كما ينبغي تدوينُ العملِ المفروض إنجازُهُ في مناسباتٍ مقبلةٍ. ويجبُ على السكرتيرِ أن يراعي عند التدوينِ في هاتين المفكرتيْن ما يلي:
1- تثبيتُ المواعيدِ المؤقتةِ أولاً بالقلمِ الرّصاصِ ثم تحبرُ، وإذا ما كانتِ المواعيدُ مؤكدةً فتثبت منذُ اللحظةِ الأولَى بالحبرِ.
2- يُبيّنُ المعيادُ واسمُ صاحبِ الاتصالِ والمكانُ وأيةُ معلوماتٍ أخرى مختصرة وسهلة الاستيعابِ في الوقتِ نفسِهِ.
3- تثبيتُ الموضوعاتِ الروتينيةِ التي يفضلُ رئيسُهُ معالجتَهَا في أوقاتٍ معينةٍ منَ اليومِ.
4- يجبُ أن يكونَ هناك وقتٌ كافٍ بين المواعيدِ مع الأخذِ في الاعتبارِ أنها قد تمتدُّ.



تثبيتُ المواعيدِ فِي الترتيبِ الصحيحِ


بالنسبةِ للارتباطاتِ الاجتماعيةِ فيدوّنُ ميعادُ الحفلِ - منَ السابعةِ والنصفِ إلى الثامنةِ - بالإضافةِ إلى أيةِ معلوماتٍ أخرى بالنسبةِ للملابس. وعندَ ترتيبِ المواعيدِ الاجتماعيةِ سواء بالليلِ أو النهارِ، والتي تشملُ زوجةَ الرئيسِ، يجبُ التأكدُ من أنَّ كلَّ ميعادٍ مناسبٍ لها قبلَ الموافقةِ بالنيابةِ عنها. وكذلك تثبتُ المواعيدُ في الترتيبِ الصحيحِ لحدوثِها كلّ يومٍ. وبما أنَّ الكثيرَ منَ المواعيدِ يتمُّ تحديدُها تليفونيًّا فعلى السكرتيرِ تعزيزها برسالةٍ يحتفظُ بصورةٍ منها. ويقومُ بمراجعةٍ دقيقةٍ لكلِّ بندٍ ليتأكدَ من أنَّ كلَّ النقاطِ قد عولجتْ وأنَّ كلَّ المواعيدِ قدِ التزمَ بها.



الإعدادُ للسفرِ فِي الداخلِ والخارجِ


إنَّ أهمَّ ما يؤديهِ السكرتيرُ من خدماتٍ لرئيسِهِ هو الإعدادُ لسفرياتِهِ - لصالحِ العملِ - سواء في داخل الدولةِ أو خارجهَا وتتلخصُ خطواتُ الإعدادِ للسفرِ فيما يلي:
1- الاستعلامُ من رئيسِهِ عن وسيلةِ السفرِ التي يفضلُها، هل بالقطارِ أو بالطائرةِ أو بالباخرةِ أو بالسيارةِ الخاصّةِ، وكذلك عن وسيلةِ الراحةِ التي يرغبُ في التمتعِ بها خلالَ الرحلةِ من تكييفِ هواءٍ، وطعامٍ، ونومٍ.
2- الاستفسارُ عنِ الموعدِ الذي يرغبُ رئيسُهُ السفر فيه صباحًا أو ظهرًا أو مساءً، وكذلك موعد العودةِ.



حجزُ الفندقِ


الاتصالُ بالفندقِ الذي يفضلهُ الرئيسُ في الجهةِ المسافرِ إليها لحجزِ مكانِ المبيتِ إذا كان السفرُ يستدعي المبيتَ، وإذا لم يكنْ للرئيسِ فندقٌ معينٌ فيمكنُ بالرجوعِ إلى دليلِ السياحةِ والذي توجدُ به أسماءُ الفنادقِ ومنه يمكنُ المفاضلةُ بين الفنادقِ المختلفةِ واختيارُ أنسبِها. وإذا تَمّ حجزُ غرفةٍ في فندقٍ ما، يجبُ على السكرتيرِ أن يبلغَ الفندقَ عنِ اسمِ الرئيسِ ووظيفتِهِ وموعدِ وصولِهِ والوقتِ المحتملِ لرحليهِ ونوعِ الخدمةِ المطلوبةِ كما يحاولُ السكرتيرُ الحصولَ على موافقةِ الفندقِ كتابةً ويرفقُ بالأوراقِ التي يأخذُها الرئيسُ منهُ.



تنظيمُ برنامجِ السفرِ


جمعُ وإعدادُ المعلوماتِ والبياناتِ والأوراقِ والمستنداتِ الخاصةِ بالعملِ والتي قد يحتاجُ إليها في المهمةِ المسافر من أجلِها وعلى السكرتيرِ أن يضعَ هذه الأوراقَ والمستنداتِ في ملفٍّ خاصٍّ، كما يقدّمُ للرئيسِ قائمةً بأسماءِ الأشخاصِ أو الهيئاتِ التي سيقومُ بالاتصالِ بها من خلال الرحلةِ، وعمّا إذا كانَ قد تقابلَ مع أيٍّ من هؤلاءِ الأشخاص سابقًا وظروف مقابلة كل منهم، ويمكنُ للسكرتيرِ أن يرجعَ في ذلك إلى أجندةِ مكتبِهِ.



إعدادُ الأدواتِ المكتبيةِ


وعلى السكرتيرِ أن يعدَّ بجانبِ ما تقدّمَ جميعَ الأدواتِ الكتابيةِ وغيرَهَا كالأقلامِ وأوراقِ الكتابةِ ومظاريفَ في أحجامٍ مختلفةٍ ودفترِ طوابعَ وكلبساتٍ ودبابيسَ ومسطرةٍ وممحاةٍ ودليلِ الطيرانِ أو السككِ الحديديةِ وغير ذلك. ويجبُ إعدادُ بيانٍ بخطِّ سيرِ الرحلةِ، ويتضمنُ هذا البيانُ ابتداءً من ساعةِ السفرِ، والطريقِ الذي سيسلكهُ في ساعةِ الوصولِ، والفنادقِ التي سينزلِ بها خلالَ الرحلةِ وذلك حتى وقتِ العودةِ. وكذلك جدول الزيارات والمواعيد المرتبط بها الرئيسُ أو المديرُ مبينًا فيه أسماءُ أماكنِ الزيارةِ وتاريخُ ووقتُ الزيارةِ ببطاقةِ المواعيدِ.


السفرُ إلى الخارجِ


في حالةِ السفرِ إلى الخارجِ، يضافُ إلى ما تقدّمَ الخطواتُ التاليةُ:
1- شراءُ تذاكرِ السفرِ المطلوبةِ (جوًّا أو بحرًّا).
2- إعدادُ الترتيباتِ الماليةِ للرحلةِ، وهذه تختلفُ باختلافِ الرحلةِ والمدةِ التي سيقضيها الرئيسُ أو المديرُ فيها وإذا كانَ المديرُ مسافرًا للخارجِ فيمكنه الحصول على النقودِ اللازمةِ بإحدى الطرقِ الآتيةِ:
1- شيكاتُ أرصدةٍ دائنةٍ: وهي على شكلِ بطاقاتٍ تمثلُ أرصدةً لدى الفنادقِ التي ينزلُ بها.
2- شيكاتٌ سياحيةٌ: وهي كثيرةُ الاستعمالِ في السفرِ للخارجِ، وعبارةٌ عن مبالغَ دائريةٍ، وتصدرها البنوكُ الكبرى والفنادقُ التي يسمحُ لها بتبادلِ النقدِ.
3- خطاباتُ الاعتمادِ: وتصدرُها البنوكُ وتوجهُها إلى مُراسليها أو فروعِها بالخارجِ؛ ليضعوا تحتَ تصرفِ حاملِ الخطابِ مبلغًا منَ المالِ. ويجبُ أيضًا إعدادُ الأمتعةِ في الحدودِ المصرحِ بها دونَ أجرٍ، وكذلك القيود والأحجام الخاصة بالأمتعةِ بها، ويمكنُ الحصولُ على هذه المعلوماتِ من جدولِ المواعيدِ الذي تصدرَهُ شركةُ الطيرانِ والملاحةُ البحريةُ.



ثانيا - الاتصالُ بالزائرِين :



أهميةُ الاتصالِ ودورُ السكرتيرِ في تسهيلِهِ وتنظيمِهِ


لا يسمحُ وقتُ المديرِ عادةً بمقابلةِ جميعِ الزائرينَ، فضلاً عن أنّه إذا قامَ بمقابلتِهم جميعًا فقدْ يتسببُ ذلك في تضييعِ وقتِهِ الثمينِ في مقابلاتٍ لا فائدةَ منها، وكان من الممكنِ أن يوجهَ الزائرُ إلى مقابلةِ مسئولٍ آخرَ يقعُ في اختصاصِهِ الغرضُ من الزيارةِ. ومن ثَمَّ كان على السكرتيرِ أن يتولَّى تنظيمَ المقابلاتِ، فلا يشغل وقتَ رئيسِهِ إلا بالضروري منها، إذ يقومُ بتوجيهِ الزائرين إلى جهاتِ الاختصاصِ أو معاونتِهم في إنجازِ مصالحِهِم إذا كان مستطاعًا، وبذلك يعتبرُ البعضُ السكرتيرَ «همزةَ الوصلِ» بين المديرِ والراغبين في زيارتِهِ.


السياساتُ التي يجبُ أن ينتهجَها السكرتيرُ


عادةً ما توضعُ للسكرتيرِ سياساتٌ يجبُ مراعاتُهَا في تنظيمِ مقابلاتِ المديرِ لزوارِهِ منها:
1- أن تكونَ الزياراتُ بمواعيد محددةٍ مقدمًا.
2- لا ينبغي تحتَ أيةِ ظروفٍ السماحُ بدخولِ الزائرِ إلى مكتبِ المديرِ قبلَ إبلاغِهِ.
3- على السكرتيرِ أن يستقبلَ كلَّ زائرٍ قبلَ السماحِ لَهُ بالدخولِ على رئيسِهِ.
4- يقومُ بتسجيلِ بياناتٍ عن كلِّ زائرٍ في «بطاقةِ الزيارةِ» أو «سجلِ أسماءِ الزائرين» حتى يمكنَ ترتيبُ الوقتِ المناسبِ لَهُ.
5- إعدادُ سجلٍ للمديرِ عن مواعيدِ المقابلاتِ والاجتماعاتِ التي سيقومُ بالارتباطِ بِها إما في أجندةٍ مكتبيةٍ أو في كشوفٍ خاصّةٍ يوضحُ فيها: اسمُ الزائرِ أو مَن سيزوره الرئيسُ، ووظيفتُهُ أو عملُهُ أو عنوانُهُ، وتاريخُ ووقتُ الزيارةِ ومدتُها.


العنايةُ باستقبالِ الضيوفِ


على السكرتيرِ أن يقومَ في بدايةِ كُلِّ يومٍ بتقديمِ «السجلِ اليومِي للارتباطاتِ إلى المديرِ» على أن يجهزَ المستنداتِ والبياناتِ التي قد يحتاجُ إليها مديرُهُ أثناءَ المقابلةِ فيرفقها بكشفِ المواعيدِ أو يتولّى تقديمَها لمديرِهِ في بدايةِ كلِّ مقابلةٍ. ويجبُ عليه العنايةَ أيضًا بمكتبِهِ لاستقبالِ الضيوفِ في أيِّ وقتٍ.


ثالثا - مقابلاتُ الرئيسِ أوِ المديرِ :


تحديدُ موعدِ المقابلةِ


وهو يتمُّ إما بحضورِ الشخصِ الراغبِ في الزيارةِ إلى مكتبِ المديرِ؛ ليحددَ الميعادَ بنفسِهِ أو يتصلَ بالتليفونِ سواء شخصيًّا أو عن طريقِ سكرتيرٍ.


حضورُ الزائرِ


عند حضورِ الزائرِ في الموعدِ المحددِ له، يجبُ على السكرتيرِ إتمامُ المقابلةِ فورًا ما دامَ المديرُ على استعدادٍ لمقابلتِهِ، وإلا طلب منه بلباقةٍ الانتظارَ لبعضِ الوقتِ، ويقومُ السكرتيرُ باصطحابِهِ إلى حجرةِ الاستقبالِ لحينِ استطاعةِ الرئيسِ مقابلته.


مقابلةُ الزائرِ


إذا وافقَ المديرُ على الزيارةِ، يقومُ السكرتيرُ بتقديمِ الزائرِ إليه، وتزويده بالبياناتِ والمستنداتِ التي قد يحتاجُ إليها أثناءَ الزيارةِ علاوةً على ما قد يطلبهُ من بياناتٍ أثناءَ الزيارةِ.






الاعتذارُ عَنِ المقابلةِ

قد يعتذرُ المديرُ عن مقابلةِ الزائرِ ذي الميعادِ المحددِ سابقًا، وذلك لعذرٍ طارئٍ، فعلى السكرتيرِ أن يعتذرَ له بلباقةٍ وأن يتولّى تعليلَ هذا التصرفِ تعليلاً مقنعًا ومهذبًا بحيثُ لا يسيء إليه، أما إذا كان هناك متسعًا من الوقتِ فيقومُ بتقديمِ الاعتذارِ عن المقابلةِ تليفونيًّا أو كتابةً مع اقتراحِ موعدٍ جديدٍ.


رابعا - لقاءاتٌ مفاجئةٌ للرئيسِ أوِ المديرِ :


زائرٌ بغيرِ ميعادٍ سابقٍ


يقومُ السكرتيرُ بالاستفسارِ منه عن سببِ الزيارةِ، فإذا كان أمرًا عاجلاً لا يحتملُ التأخيرَ قامَ بعرضِ الموضوعِ على رئيسِهِ فإذا وافقَ سمحَ له بالدخولِ، أما إذا لم يتسمْ سببُ الزيارةِ بصفةِ الاستعجالِ يمكنُ إفهامُهُ بلباقةٍ أنَّ المديرَ مرتبطٌ بمواعيدَ من قبلُ وأنه لا مانعَ من أن يقومَ السكرتيرُ بتحديدِ موعدٍ له يناسبَهُ، وقد يطلبُ منه كتابةً مذكرةً عن سببِ الزيارةِ.


زائرٌ صديقٌ أو قريبٌ للمدير


نظرًا لما تتسمُ به علاقةُ المديرِ بهذا النوعِ من الزوارِ بروابطَ اجتماعيةٍ قويةٍ كان من الواجبِ على السكرتيرِ أن يلتزمَ في التصرفِ معهم حسبَ ما قد اتفقَ مع رئيسِهِ من قبلُ من حيثُ السماح لهم بالمقابلةِ؛ لأنَّ أيَّ خطأٍ في معاملتِهِم قد يتسببُ عنه مشاكلُ لا داعي لها. ومن ثَم يجبُ أن تتميزَ تصرفاتُ السكرتيرِ معهم بمنتهَى الحكمةِ والسياسةِ.


زائرٌ غيرُ مرغوبٍ فيه

قد لا يرغبُ المديرُ في مقابلةِ بعضِ الزوارِ لأسبابٍ عديدةٍ منها: عدمُ رغبةِ المديرِ في إتمامِ المقابلةِ؛ لعدمِ حصولِهِ على ميعادٍ من ذي قبلُ، وازدحامِ مفكرتِهِ بارتباطاتٍ عديدةٍ، أو لعدمِ اختصاصِ الرئيسِ بمقابلةِ هذا الزائرِ. وبديهيٌّ فإنَّ معالجةَ السكرتيرِ لكلِّ موقفٍ يختلفُ باختلافِ ظروفِ كلِّ حالةٍ، ولكن على السكرتيرِ أن يقدّمَ للزائرِ غيرِ المرغوبِ فيه تعليلاً مقنعًا ومهذبًا، وفي كلِّ هذه المواقفِ تظهرُ لباقةُ السكرتيرِ وحسنُ تصرفِهِ.


زائرٌ منَ العاملينَ


إنَّ الغرضَ من محادثةِ هؤلاءِ العاملين لمقابلةِ المديرِ قد يكونُ لأسبابٍ تتعلقُ بالعملِ؛ ومن ثم فإذا تحققَ السكرتيرُ من أنَّ السببَ منَ الزيارةِ هو أحدُ الأمورِ التي تتعلقُ بالعملِ، وحرصًا على سرعةِ مقابلتِهِم للرئيسِ حتى لا ينجمُ عن تأخيرِ إتمامِ المقابلةِ خسائرُ للمنشأةِ فإنَّهُ يُخطرُ مديرَهُ بالموقفِ في الحينِ. ولكن إذا كان الراغبُ في الزيارةِ من العاملين الذين يعلونَ المديرَ في المركزِ أو يساوونَهُ؛ فعندئذٍ يعملُ السكرتيرُ على إتمامِ المقابلةِ فورًا حتى ولو كانتْ دونَ ميعادٍ سابقٍ.


الصحفيون


لا يختلف الصحفيون عن الزوارِ الآخرين فيما عدا أنَّ السكرتيرَ يجبُ أن يكونَ حذرًا في التخاطبِ معهم، فلا يصرحُ بشيءٍ للنشرِ قبلَ عرضِهِ على رئيسِهِ ويأخذُ الموافقةَ عليهِ إذ يدفعُ السبقُ الصحفي بعضَ الصحفيين إلى التسرعِ في إفشاءِ أخبارٍ لم يحنْ بعدُ وقتُ إذاعتِهَا؛ مِما قد يضرُّ بالمصلحةِ العامةِ بالطبعِ.


إنهاءُ الزياراتِ التي طالتْ عمّا هو محددٌ لها

قد تطولُ الزيارةُ لأحدِ ضيوفِ المديرِ عما هو مقررٌ لها إما لنسيانِ المديرِ المواعيد الأخرى، وإما لتمادي الزائرِ في مناقشاتٍ لا طائلَ منها؛ مما قد ينتجُ عنه تضاربٌ في المواعيدِ الأخرى، وهنا لا بُدّ أن يتدخلَ السكرتيرُ لإنهاءِ هذه الزيارةِ التي طالتْ مدتُها، وطبيعيٌّ أن معالجةَ كُلِّ حالةٍ تختلفُ حسبَ ظروفِ كلِّ زائرٍ، ولكن في كلِّ الحالاتِ يجبُ محاولةُ عدمِ إحراجِ الزائرِ وإظهارِ حسنِ نيةِ السكرتيرِ ويكونُ إنهاءُ الزيارةِ عن طريقِ مَا يلي:
1- الاتصالُ بمديرِهِ عن طريقِ الهاتفِ الفرعِيِّ وإخطارُهُ بانتهاءِ وقتِ الزيارةِ.
2- إدخالُ ورقةٍ إلى المديرِ (أو نموذجٍ مُعدٍّ لذلك) دونَ إبداءِ أيةِ إشارةٍ.
3- إخبارُ المديرِ أن هناك زائرًا آخرَ قد حانَ موعدُ زيارتِهِ ويستفسرُ منه عمّا إذا كانَ على استعدادٍ لمقابلتِهِ خشيةَ ألاّ يقبل الانتظارَ.
4- تلبيةُ نداءِ رئيسِهِ بطريقةٍ متفقٍ عليها كأن يدقَّ له الجرسَ مرتيْن ليتدخلَ لإنهاءِ المقابلةِ.


قطعُ الاجتماعاتِ

وذلكَ متى؟ وكيف؟ فإنّه منَ الضروري أن تدورَ الاجتماعاتُ في جوٍّ هادئٍ لا يقاطعهُ أحدٌ حتى تتوافرَ للأعضاءِ الظروفُ المناسبةُ للبحثِ والمناقشةِ، ولكن قد تضطرُّ الظروفُ السكرتيرَ إلى محاولةِ قطعِ هذه المناقشاتِ ليبلغَ مديرَ الاجتماعِ أو أحدَ الأعضاءِ رسالةٍ هامةٍ، ويمكنُ تلخيصُ الأحوالِ التي تقطعُ فيها الاجتماعاتُ فيما يلي:
1- إذَا كانتْ هناك شخصية أعلى مرتبة من مدير الاجتماعِ ويرغبُ في محادثتهِ
2- وجودُ قراراتٍ هامةٍ وتتسمُ بصفةِ الاستعجالِ ويرغبُ السكرتيرُ في أخذِ توقيعٍ عليها من مديرِهِ.
3- إبلاغُ رسالةٍ هامةٍ إلى أحدِ الأعضاءِ. وفي مثلِ هذه الأحوالِ يقومُ السكرتيرُ باغتنامِ أيةِ فرصةٍ يهدأُ فيها الاجتماعُ كفرصةِ تناولِ المشروباتِ وما سواها من هدوءٍ؛ ليقدمَ القراراتِ التي يرغبُ في اعتمادِها من مديرِهِ أو إبلاغ أيةِ رسالةٍ لأحدِ الأعضاءِ.








 


رد مع اقتباس
قديم 2018-10-07, 13:11   رقم المشاركة : 17
معلومات العضو
ثائر جزائري
عضو نشيط
 
الصورة الرمزية ثائر جزائري
 

 

 
إحصائية العضو










افتراضي

ا

لفصل الرابع : الاجتماعات واهمية دور السكرتارية

ويتكون هذا الفصل من ستة ابواب رئيسية هي كالتالي :

1- ماهية الاجتماعات واهميتها

2- دور السكرتارية في تنظيم الاجتماعات

3- واجبات السكرتارية قبل الاجتماع

4- واجبات السكرتارية اثناء الاجتماع

5 - واجبات السكرتارية بعد الاجتماع

6- المناظرات السمعية والبصرية




أولا - ماهية الاجتماعات واهميتها :

الديمقراطيةُ في الاجتماعاتِ


تزايدتْ في الوقتِ الحاضرِ أهميةُ الاجتماعاتِ وتعددتْ صورُهَا ووضعتِ الكثيرُ منَ القواعدِ والأسسِ لتنظيمِها وزيادةِ فعاليتِهَا لتحقيقِ أهدافِ المنظماتِ على اختلافِ أنواعِها وتباينِ أوجهِ نشاطِها؛ فالاجتماعاتُ مظهرٌ من مظاهرِ الديمقراطيةِ في الإدارةِ والعملِ الجماعِيِّ والمشاركةِ في الإدارةِ، فضلاً عن أنّها من أهمِّ أسبابِ الاتصالِ في المؤسسةِ. وحتى يمكنَ تحقيقُ الأهدافِ المرجوةِ منَ الاجتماعاتِ، فكان لزامًا على المؤسساتِ أن تضعَ وتطبقَ إجراءاتٍ سليمةً لاجتماعاتِ أعضائِها، بحيثُ تكونُ سلطةُ اتخاذِ القراراتِ لمجموعةٍ منَ الأعضاءِ وليسَ لفردٍ واحدٍ وبما يكفلُ مساهمةَ كلِّ عضو منَ الأعضاءِ في اتخاذِ القرارِ وإبداءِ رأيهِ بحريةٍ وحيدةٍ.


ما هو الاجتماعُ؟


يتمثلُ الاجتماعُ في لقاءٍ بين أكثر من فردٍ في مكانٍ محددٍ وزمانٍ محددٍ؛ للتداولِ والتشاورِ وتبادلِ الرّأي حولَ موضوعٍ أو مشكلةٍ بغرضِ تحليلِها واتخاذِ قرارٍ بشأنِها، وينطوي الاجتماعُ على مفهومِ التعاونِ بين أفرادٍ قد تختلفُ ثقافاتُهُم وخبراتُهُم، ورغم ذلك يحاولونَ معًا - عن طريقِ المناقشةِ الموضوعيةِ - الوصولَ إلى حلٍّ للمشكلاتِ المعروضةِ عليهم.


مبدأُ المشاركةِ في الإدارةِ

تعتبرُ الاجتماعاتُ التطبيقَ العمليَّ لمبدأِ المشاركةِ في الإدارةِ، حيثُ يشتركُ المرءوسُونَ مع الرؤساءِ في اتخاذِ القراراتِ الإداريةِ التي تتعلقُ بتخطيطِ العملِ ومراقبةِ تنفيذِهِ، ومع ذلك فإنَّ المشاركةَ في الإدارةِ لا تعني بالضرورةِ اشتراكَ المرءوسين في جميعِ الخطواتِ التي تمرُّ بها عمليةُ اتخاذِ القرارِ، فقد تقتصرُ المشاركةُ على مرحلةِ تشخيصِ المشكلةِ، أي البحث عن الأسبابِ الحقيقيةِ التي أدّتْ إلى المشكلةِ أو يمكن أن تؤدي إلى حدوثِها مستقبلاً، كما قد تقتصرُ المشاركةُ على مرحلةِ وضعِ الحلولِ البديلةِ أو اختيارِ أحدِ البدائلِ. والخلاصةُ: أنه مهما اختلفتْ درجةُ المشاركةِ التي يسمحُ بها المديرُ للمرءوسينَ، فإن السماحَ لهم بالمشاركةِ في المرحلةِ التاليةِ من مراحلِ اتخاذِ القرارِ يجبُ أن تتمَّ بموافقتِهِ هو. والاجتماعاتُ كأسلوبٍ للاتصالِ والمناقشةِ الحرةِ المفتوحةِ، تعوِّدُ الأفرادَ على تنميةِ مهارتَي التحدثِ والإنصاتِ، بل تتعداهُما إلى تنميةِ مهارةِ الإقناعِ، أيْ إقناع الآخرين عن طريقِ المواجهةِ المباشرةِ بين المتحدثِ والمستمعِ.



مزايا الاجتماعاتِ


يمكنُ تخليصُ أهميةِ الاجتماعاتِ في مختلفِ مجالاتِ العملِ بالمؤسساتِ في النقاطِ التاليةِ:
1- تتيحُ الاجتماعاتُ الفرصةَ للمشاركينَ للتعبيرِ عن آرائِهِم أيًّا كانتْ مراكزهم المهنية.
2- تعقدُ الاجتماعاتُ بهدفِ الوصولِ إلى قراراتٍ - من خلال الدراسةِ والبحثِ - وتؤثرُ تأثيرًا فعالاً على نشاطِ المؤسسةِ.
3- تفرزُ الاجتماعاتُ وجهاتِ نظرٍ مختلفةٍ تفيدُ أصحابَ القرارِ والسلطةِ بالمؤسسةِ وتساعدهُم على وضعِ السياساتِ والقراراتِ المسيرةِ لنشاطِ المؤسسةِ وتساعدُ على تحقيقِ أهدافِها.
4- تتيحُ الاجتماعاتُ الفرصةَ للأفرادِ في مختلفِ المستوياتِ الإدرايةِ للالتقاءِ والتعارفِ وتبادلِ وجهاتِ النظرِ وتكوينِ صداقاتِ عملٍ وصداقاتِ شخصيةٍ على حدٍّ سواء.
5- تساعدُ الاجتماعاتُ على سهولةِ الموافقةِ على القراراتِ والنتائجِ التي تفرزهَا الاجتماعاتُ لإحساسِ الأعضاءِ بأنّهم شاركُوا في إعدادِ هذه النتائجِ والوصولِ إليها.


عيوبُ الاجتماعاتِ
على الرغمِ من كلِّ المزايا التي يمكنُ أن تأتِي منَ الاجتماعاتِ، إلا أنه يوجدُ العديدُ منَ الانتقاداتِ التي توجهُ للاجتماعاتِ ويمكنُ تلخيصُها في النقاطِ التاليةِ:
1- سيطرةُ فئةٍ معينةٍ على الاجتماعِ ومحاولةُ تسييرِهِ وفقًا لرغباتِهِم مستغلينَ في ذلك سلطةَ الضغطِ من واقعِ مراكزِهِمُ المهنيةِ.
2- استغلالُ بعضِ الأعضاءِ الفرصةَ والأخذُ بمبادرةِ التحدثِ بصورةٍ تغطي على حقوقِ الآخرِين.
3- كثيرًا ما تكونُ القراراتُ التي تتخذُ عن طريقِ الاجتماعاتِ تمثلُ الرأي الوسطَ؛ تفاديًا للمشاكلِ وحرصًا على الخروجِ بنتائجَ إيجابيةٍ من الاجتماعِ.
4- إذا لم يكنْ رئيسُ الاجتماعِ على درجةٍ كبيرةٍ منَ الوعي والحزمِ؛ فإنَّ الاجتماعَ يمكنُ أن يفشلَ بسهولةٍ.
5- الاجتماعاتُ فرصةٌ للقاءِ والتعارفِ وتجاذبِ أطرافِ الحديثِ دونَ الخوضِ بجديةٍ في الأعمالِ المنظورةِ أمامَ الاجتماعِ.
6- الاجتماعاتُ المستمرّةُ الكثيرةُ مضيعةٌ للوقتِ واستنزافٌ لمواردِ المؤسساتِ.
7- قد يكونُ بعضُ أفرادِ الاجتماعِ دونَ مستوى الاجتماعِ من حيثُ الدرايةِ والمعرفةِ والخبرةِ اللازمةِ للمشاركةِ في الاجتماعاتِ بفعاليةٍ.
8- الاجتماعاتُ كبيرةُ العددِ لا تُؤتي ثمارَهَا نتيجةَ تداخلِ أحاديثِ المشاركينَ وسوءِ عمليةِ الاتصالِ بهم.


ثانيا - دورُ السكرتاريةِ في تنظيمِ الاجتماعاتِ :


السكرتاريةُ والاجتماعاتُ

لا شكَّ أن تحقيقَ الأهدافِ المرجوةِ من أيِّ اجتماعٍ تتوقفُ على مقدارِ الجهودِ المبذولةِ للإعدادِ للاجتماعِ وتسجيلِ ما يدورُ خلالَهُ وإثباتِ قراراتِهِ وتوصياتِهِ للجهاتِ المعنيةِ وهي مهامٌّ يمكنُ أن تقومَ بها السكرتاريةُ فيعتمدُ عليها المديرُ في ذلك، ويعتبرُها عنصرًا فعّالاً وحيويًّا يساهمُ في نجاحِ الاجتماعِ وتحقيقِ الغرضِ منه. والاجتماعاتُ التي تعقدُ ويكونُ للسكرتيرِ دورهُ في الإعدادِ والمتبابعةِ والتحضيرِ قد تأخذُ الشكلَ غيرَ الرسمي كأيِّ اجتماعٍ بسيطٍ بين المديرِ ومعاونيهِ أو بين المديرِ وأحدِ الأفرادِ بالإدارةِ، وقد تأخذُ الشكلَ الرسميَّ التي يحتاجُ إلى عددٍ منَ الإجراءاتِ.


الاجتماعُ غيرُ الرسميِّ ودورُ السكرتيرِ

يمكنُ أن يدعو المديرُ أحدَ معاونيهِ أو أحدَ الأفرادِ الذين يعملُونَ معه لاجتماعٍ قصيرٍ بمكتبِهِ. وهذا النوعُ منَ الاجتماعِ لا يحتاجُ إلى إجراءاتٍ رسميةٍ من تحضيرِ وتوجيهِ الدعوةِ للاجتماعِ والإعدادِ له بصورةٍ رسميةٍ وتسجيلِهِ وتسجيلِ محضرٍ له وإعدادِ التقريرِ النهائِيّ عنهُ، ولكن يمكنُ أن يتمَّ ببساطةٍ عندما يتصلُ السكرتيرُ بالشخصِ المعني ويدعوهُ للاجتماعِ مع المديرِ في موعدٍ محددٍ. ويكونُ على السكرتيرِ في هذهِ الحالةِ أن يُعدَّ مكتبَ المديرِ أو غرفةَ الاجتماعاتِ لاستقبالِ الاجتماعِ، كذلكَ يجبُ عليهِ إعدادُ ملفٍّ يحتوِي عَلَى البياناتِ والأوراقِ الضروريةِ للاجتماعِ حتى يتمكنَ المديرُ من استخدامِهَا خلالَ الاجتماعِ، وكل هذه الترتيباتِ تتمُّ بالاتفاقِ مع المديرِ.


السكرتيرُ يَحْضُرُ الاجتماعَ


قد تدعو الحاجةُ أن يحضرَ السكرتيرُ الاجتماعَ، ويقومُ بتدوينِ التفاصيلِ، فإذا دعتِ الحاجةُ لذلكَ يجبُ أن يُعدَّ نفسَهُ، بأن يكونَ على استعدادٍ لتدوينِ تفاصيلِ الاجتماعِ وتلقي التعليماتِ منَ المديرِ. وبعد الانتهاءِ منَ الاجتماعِ يجبُ على السكرتيرِ أن يعيدَ ترتيبَ غرفةِ الاجتماعاتِ أو غرفةِ المديرِ، وأن يقومَ بطباعةِ تقريرِ الاجتماعِ لعرضِهِ على المديرِ وأخذِ الموافقةِ عليهِ لإعلامِ مَن حضرُوا الاجتماعَ بما جاءَ فيه بصورةٍ رسميةٍ.


الاجتماعُ الرّسميُّ


عندما يكونُ الاجتماعُ كبيرَ العددِ أو بصددِ مناقشةِ موضوعٍ هامٍّ على مستوًى عالٍ، أو يكون أعضاءُ الاجتماعِ من أماكنَ مختلفةٍ أحيانًا أو من جنسياتٍ مختلفةٍ في أحيانٍ أخرى، فإنَّ الاجتماعَ يأخذُ الشكلَ الرسميَّ؛ لأنَّ الشكلَ الرسميَّ ينطوي على اتباعِ عددٍ منَ الإجراءاتِ والتدابيرِ التي من شأنِهَا أن تكفلَ نجاحَ الاجتماعِ منَ الناحيةِ التنظيميَّةِ. والأمورُ المتعلقةُ بالنواحي التنظيميَّةِ للاجتماعاتِ الرسميةِ من صميمِ اختصاصاتِ السكرتيرِ، فعليهِ أن يقومَ بعددٍ من الواجباتِ قبلَ الاجتماعِ، وكذلك له دورٌ هامٌّ وفعّالٌ أثناءَ الاجتماعِ، كما أن عليه واجباتٌ يتحتمُ القيامُ بها بعدَ انتهاءِ الاجتماعِ.


ثالثا - واجباتُ السكرتاريةِ قبلَ الاجتماعِ


حجزُ غرفةِ أو قاعةِ الاجتماعاتِ


عندما يكونُ مديرُكَ مسئولاً عن الدعوةِ لاجتماعٍ ما، وذلك حسبَ القانونِ الأساسيِّ والنظامِ الداخليِّ للمؤسسةِ، يكونُ لزامًا عليكَ أن تقومَ بجميعِ النواحِي التنظيميةِ التي تكفلُ نجاحَ الاجتماعِ، ومن أهمِّهَا: حجزُ غرفةِ أو قاعةِ الاجتماعاتِ، فقبلَ إرسالِ الدعوةِ للأعضاءِ للاجتماعِ، يجبُ عليكَ أن تتأكدَ من مكانِ الاجتماعِ؛ فلن تستطيعَ إرسالَ الدعواتِ إلا بعدَ تحديدِ مكانِ الاجتماعِ. ونوعُ غرفةِ أو قاعةِ الاجتماعاتِ المطلوبةِ يتوقفُ على عددِ الأفرادِ الذين سيتمُّ دعوتُهُم للاجتماعِ ومدى الحاجةِ إلى توفّرِ معداتٍ خاصةٍ بالقاعةِ كأجهزةِ الترجمةِ وجهازِ العرضِ وخلافهِ، وهذه الأجهزةُ قد تكونُ غيرَ متوافرةٍ بالمؤسسةِ؛ وبالتالي قد يستلزمُ الأمرُ حجزَ قاعةِ الاجتماعاتِ بأحدِ الفنادقِ الكبرى أو أحدِ دواوينِ الاجتماعاتِ المخصصةِ لهذا الغرضِ.


مواصفاتُ غرفةِ أو قاعةِ الاجتماعاتِ


يمكنُكَ تحديد حجمِ القاعةِ بمعرفةِ عددِ الأعضاءِ، فإذا كان الاجتماعُ دوريًّا ويحضرُهُ أعضاءٌ لا يتغيرون؛ فيمكنكَ معرفة العدد بالرجوعِ إلى الاجتماعِ السابق، فإذا كانَ الاجتماعُ الذي نحن بصددِهِ الأولَ من نوعهِ، فيمكنكَ معرفة العدد من خلال دعواتِ الأعضاءِ. كذلك يجبُ معرفةُ الأجهزةِ التي يحتاجُها الاجتماعُ، والعملُ على توفيرِها والتأكدُ من أنّها تعملُ بكفاءةٍ ويتمُّ ذلك بسؤالِ المديرِ عن الأجهزةِ المطلوبةِ. ولا يفوتكَ أن تأخذَ في اعتبارِكَ فتراتِ الراحةِ خلالَ يومِ الاجتماعِ - إذَا كانَ الاجتماعُ سيمتدُّ ليومٍ طويلٍ أو عدةِ أيامٍ في بعضِ الأحيانِ - وما يمكنُ تقديمُهُ من مشروباتٍ أو وجباتِ طعامٍ للأعضاءِ، كل هذه الأمورِ عليكَ بمتابعتِها والتأكد من دقتِها حتى يمكنكَ الاطمئنان إلى أن الاجتماعَ قد حُضِّرَ له بصورةٍ جيدةٍ.


إرسالُ الدّعواتِ


يعتبرُ توجيهُ الدعوةِ للاجتماعِ من أهمِّ الأركانِ الضروريةِ لصحتِهِ، بل لصحةِ القراراتِ التي تصدرُ عنه، ويجبُ عليكَ كسكرتيرٍ مسئولٍ عن تنظيمِ الاجتماعِ أن تراعي الأركانَ الضروريةَ اللازمةَ لصحةِ الاجتماعِ، فيجبُ أن تختارَ الوقتَ المناسبَ لإرسالِ الدعواتِ، فإرسالُ الدعواتِ قبلَ موعدِ الاجتماعِ بمدةٍ طويلةٍ تصرفٌ غيرُ حكيمٍ، فمن السهلِ في هذه الحالةِ أن ينسى الأفرادُ موعدَ الاجتماعِ لطولِ الفترةِ الزمنيةِ بين إرسالِ الدعواتِ والموعدِ المحددِ للاجتماعِ، كما أن إرسالَ الدعواتِ قبلَ الاجتماعِ بفترةٍ قصيرةٍ لا يعطي للأفرادِ الفرصةَ لتحضيرِ أنفسِهِم للاجتماعِ خاصةً إذا كانت هناك أوراقٌ ومواضيعُ يجبُ إعدادُها لمناقشتِها في الاجتماعِ. والأنسبُ أن تُرسلَ الدعواتُ للحضورِ قبل الاجتماعِ بأسبوعين أو أكثر قليلاً حتى يتمكنَ الأعضاءُ من الترتيبِ لحضورِ الاجتماعِ.


مواصفاتُ دعواتِ الاجتماع

يجبُ أن تُوضحَ الدعوةُ اسمَ الشخصِ المطلوب دعوتُهُ للاجتماعِ، وموضوعَ الاجتماعِ، وميعادَه، ومكانَه، والغرضَ منه، كذلك يمكنُ إعدادُ الدعوةِ بشكلٍ يسمحُ بأن تتلقى ردًّا على الدعوةِ سواء بالموافقةِ على الحضورِ أو عدم إمكانيةِ الحضورِ. ويتمُّ ذلك بأن يكونَ هناك جزءٌ في نهايةِ الدعوةِ يمكّنُ صاحبَ الدعوةِ من الردِّ بنعمٍ أو لاَ، ويطلبُ منه قطعَ هذا الجزءِ وإعادتهُ إليكَ في موعدٍ محددٍ حتى يمكنكَ أن تعرفَ وتحددَ من سيحضرُ الاجتماعَ والعددَ الفعليَّ للحضورِ، كذلك يجبُ عليكَ الاحتفاظُ بنسخٍ من الدعواتِ التي وُجهتْ للأفرادِ ومواعيد إرسالهَا لأيِّ ظرفٍ طارئٍ.


إعدادُ جدولِ الأعمالِ


يتوقفُ نجاحُ الاجتماعِ مهما كان الغرضُ منه على مدى كفاءةِ التحضيرِ له، ويكونُ التحضيرُ للاجتماعِ بإعدادِ جدولِ الأعمالِ، ويعتبرُ جدولُ الأعمالِ الورقةَ الرسميةَ التي يعتمدُ عليها المديرُ في إدارتِهِ للاجتماعِ وكذلك الأعضاءُ في متابعتِهم لما يجرِي أثناءَ الاجتماعِ. وجدولُ الأعمالِ قائمةٌ تحتوي على الموضوعاتِ الرئيسيةِ التي سيتمُّ مناقشتُهَا والتصويتُ عليها من خلال الاجتماعِ مرتبة بحسب أهميةِ الموضوعاتِ. ويجبُ عليكَ كسكرتيرٍ مسئولٍ عن تنظيمِ الاجتماعِ أن تقومَ بطباعةِ جدولِ الأعمالِ وتصويرِ عددِ نسخٍ تكفي أعضاءَ الاجتماعِ وكذلك توزيعها عليهم في يومِ الاجتماعِ أو إرسالها بالبريدِ لهم قبلَ الاجتماعِ للاطلاعِ عليها حتى يتمكنَ الأعضاءُ الذين يريدُون تقديمَ ورقةِ عملٍ، أو بحثًا بخصوصِ موضوعٍ ما وردَ بالجدولِ من الإعدادِ لهذا البحثِ، وفي أحيانٍ أخرى يطلبُ منكَ متابعةُ الأعضاءِ ومعرفةُ عددِ البحوثِ التي ستقدّمُ للمناقشةِ ويكونُ لك السلطة في طلبِ هذه الأبحاثِ من أصحابِها قبل الاجتماعِ بوقتٍ كافٍ حتى يمكنكَ إعدادها وتجهيزها من طباعةٍ وتصويرٍ قبل موعدِ الاجتماعِ.


إعدادُ ملفِّ الاجتماعِ


من واجباتِ السكرتيرِ المتعلقةِ بالاجتماعاتِ أن يقومَ بإعدادِ الملفِّ الخاصِّ بالاجتماعِ موضوع المناقشةِ، وذلك بإرفاقِ جميعِ الأوراقِ والمستنداتِ التي سيحتاجُها المديرُ أثناءَ الاجتماعِ. كذلك سيكونُ عليهِ أن يتأكدَ من أنَّ كلَّ عضوٍ وافقَ على إعدادِ ورقةٍ لطرحِها بالاجتماعِ قد أرسلَ له الورقةَ، وأنهُ قد قامَ بإعدادِها وطباعتِها وتصويرِها لجميعِ الأعضاءِ لتوزيعِها في بدايةِ الاجتماعِ.
[/color]



رابعا - واجباتُ السكرتاريةِ أثناءَ الاجتماعِ :


واجباتُ السكرتيرِ أثناءَ الاجتماعِ

تختلفُ واجباتُ السكرتيرِ منَ اجتماعٍ لآخرَ، فهناكَ اجتماعاتٌ يجبُ على السكرتيرِ حضورُهَا ومن ثَمَّ له واجباتُهُ، كما توجدُ اجتماعاتٌ لا تدعو الحاجةُ إلى وجودِ السكرتيرِ، وعندئذٍ يستمرُّ السكرتيرُ في عملِهِ بصورةٍ طبيعيةٍ مع الاهتمامِ بأيِّ طارئٍ قد ينشأُ ويتعلقُ بالاجتماعِ كأنْ تأتي مكاملةٌ هاتفيةٌ لأحدِ أعضاءِ الاجتماعِ، ففي هذه الحالةِ يجبُ على السكرتيرِ أن يعرفَ كيفَ يتصرفَ ويعالجَ مثلَ هذه المواقف.


حضورُ الاجتماعِ وتدوينُ التفاصيلِ


إذا كان على السكرتيرِ أن يحضرَ الاجتماعَ؛ فإن الأمرَ تترتبُ عليه بعضُ الواجباتِ التي يجبُ على السكرتيرِ القيامُ بها، ومن هذه الواجباتِ ما يلي:
1- حصرُ وتسجيلُ أسماءِ الأعضاءِ؛ للتأكدِ منَ الأعضاءِ الذين حضروا والأعضاءِ الذين لم يحضرُوا.
2- إثباتُ الإجراءاتِ التي اتبعتْ - من خلالِ رئيسِ الاجتماعِ - للتحققِ من صحةِ انعقادِ الاجتماعِ.



تسجيلُ تفاصيلِ الاجتماعِ


إنَّ تسجيلَ تفاصيلِ الاجتماعِ من واجباتِ السكرتيرِ أثناءَ الاجتماعِ، ويتمُّ التسجيلُ باستخدامِ جهازِ التسجيلِ؛ لمساعدةِ السكرتيرِ على القيامِ بهذه المهمةِ خاصةً في الحالاتِ التي يكثرُ فيها عددُ أعضاءِ الاجتماعِ ويكونُ السكرتيرُ غيرَ ملمٍّ بشخصياتِ الأعضاءِ. وفي هذه الحالةِ يمكنهُ الاعتماد على جهازِ التسجيلِ وكذلك بالرجوعِ إلى مديرِهِ ليرشدهُ إلى أسماءِ الأعضاءِ ليمكنهُ تسجيلها عند قيامِ أحدِ الأعضاءِ بالتحدثِ أثناءَ الاجتماعِ، كذلك في ظلِّ التكنولوجيا الحديثةِ التي تتسلحُ بها المكاتبُ اليوم، فإنه يمكنُ الاعتمادُ على جهازِ الفيديو في تسجيلِ الاجتماعِ ثم الرجوعُ إليه في أيِّ وقتٍ لاستخدامهِ في إعدادِ تقريرِ الاجتماعِ.


خامسا - واجباتُ السكرتاريةِ بعدَ الاجتماعِ :



واجباتُ السكرتيرِ بعدَ الاجتماعِ

بعدَ انتهاءِ الاجتماعِ وانصرافِ الأعضاءِ، يتعينُ على السكرتيرِ القيامُ بإعادةِ غرفةِ الاجتماعاتِ إلى حالتِها الطبيعيةِ، أما إذا كانَ الاجتماعُ خارجَ المؤسسةِ؛ فيجبُ التأكدُ من أن أيًّا منَ الأعضاءِ لم يتركْ شيئًا خاصًّا به، وأن الأجهزةَ في حالتِها الطبيعيةِ كما تسلمها من إدارةِ القاعةِ.

إعدادُ المحضرِ النهائِيّ للاجتماعِ


من مهامِّ السكرتيرِ بعدَ انعقادِ الاجتماعِ إعدادُ المحضرِ النهائِيّ للاجتماعِ، ويجبُ أن يشتملَ على البنودِ التاليةِ:

1- ساعةُ وتاريخُ ومكانُ انعقادِ الاجتماعِ.
2- اسمُ رئيسِ الاجتماعِ واسمُ السكرتيرِ.
3- الإجراءاتُ التي اتبعتْ للدعوةِ للاجتماعِ وصحتُها طبقًا للائحةِ.
4- أسماءُ أعضاءِ الاجتماعِ الذين حضرُوا، وأسماءُ الأعضاءِ الذين لم يحضرُوا بعذرٍ ودونَ عذرٍ.
5- الإشارةُ إلى أنه تَمّتْ تلاوةُ محضرِ المناقشاتِ التي دارتْ أثناءَ الاجتماعِ وتَمّتِ الموافقةُ عليهِ واعتمادُهُ.
6- عرضُ مفصلٌ ودقيقٌ لجميعِ المناقشاتِ التي دارتْ أثناءَ الاجتماعِ (أو الاجتماعاتِ) ولأسماءِ الأعضاءِ الذين أثارُوا أسئلةً وأولئك الذين قامُوا بالردِّ والاعتراضاتِ والموافقاتِ، أيْ يتمُّ عرضُ كلّ صغيرةٍ وكبيرةٍ دارتْ في الاجتماعاتِ ويمكنُ للسكرتيرِ أن يقومَ بذلكَ من خلال الرجوعِ إلى التسجيلِ الذي تَم أو إلى شريطِ الفيديو.
7- كتابةُ محضرِ الاجتماعِ وتدوينُهُ في الدفترِ الخاصِّ بذلك وأخذُ موافقةِ وتوقيعِ رئيسِ الاجتماعِ عليه.
8- بعدَ اعتمادِ رئيسِ الاجتماعِ للمحضرِ واعتمادِ القراراتِ، يقومُ السكرتيرُ بنسخِها وإرسالِ صورٍ منها للإداراتِ والأعضاءِ بهدفِ إعلامِهِم بهذهِ القراراتِ التي تَمّتِ الموافقةُ عليها أثناءَ الاجتماعِ.


سادسا - المناظراتُ السمعيةُ والبصريةُ :


المناظراتُ السمعيةُ والبصريةُ


تعتبرُ المناظراتُ السمعيةُ والبصريةُ أحدثَ وسيلةٍ نقلتهَا التكنولوجيا الحديثةُ في مجالِ إدارةِ وتنظيمِ الاجتماعاتِ وتعتمدُ عليها الكثيرُ من المؤسساتِ الكبيرةِ في إدارةِ الاتصالِ بين الأفرادِ سواء داخلَ المؤسسةِ أو خارجها بهدفِ اتخاذِ قرارٍ ما بشأنِ موضوعٍ مطروحٍ للنقاشِ. ونتيجةً لاتساعِ نطاقِ الرقابةِ التي يتمتعُ بها المديرُون؛ فإنّهُم غالبًا مَا يميلونُ إلى الإقلالِ من أسفارهم، توفيرًا للوقتِ والنفقاتِ والاعتمادِ على المناظراتِ كإحدى وسائلِ الاتصالِ والاجتماعِ.



نظامُ المناظراتِ

يتضمنُ نظامُ المناظراتِ إشراكَ أكثر من فرديْن من مكانٍ واحدٍ في مناقشةِ موضوعٍ مطروحٍ للبحثِ والنقاشِ، وذلك إما من خلال التليفونِ (أو المناظراتِ السمعيةِ) أو من خلال شاشاتِ العرضِ (أو المناظراتِ البصريةِ)، ويساعدُ على انتشارِ هذه الوسيلةِ من وسائلِ الاتصالِ، سهولةُ استخدامِ أجهزةِ «الفاكسِ» في نقلِ الرسائلِ إلى مكانِ انعقادِ المناظراتِ أثناءَ وقتِ إجرائِها.



التقنيةُ الحديثةُ والمناظراتُ


إنَّ الأقمارَ الصناعيةَ والمحطاتِ الفضائيةَ هي الوسيطُ الآخرُ لعمليةِ الاتصالِ عن طريقِ المناظراتِ، ويمكنُ من خلالِها أن يرى أعضاءُ المناظرةِ بعضَهُم بعضًا على شاشاتِ العرضِ وكلّ مِنهم في مكانِهِ (وهو ما يُسمّى بالمناظراتِ البصريةِ)، وأن يتصلَ بعضُهم ببعضٍ من خلال أجهزةِ الهاتفِ ويتنافسُوا بشأنِ موضوعِ البحثِ المطروحِ.


إعدادُ المناظراتِ

واجباتُ السكرتيرِ بشأنِ الإعدادِ للمناظراتِ هي أيضًا واجباتُ السكرتيرِ بشأنِ الإعدادِ للاجتماعِ من حجزِ موعدٍ بغرفةِ الاجتماعاتِ وإعدادِ الأجهزةِ، وإعلامِ الأعضاءِ، وإعدادِ المادةِ التي ستتمُّ مناقشتُهَا، وتدوينِ التفاصيلِ أثناءَ المناظرةِ وإكمالِ الأعمالِ المترتبةِ على المناظرةِ.









رد مع اقتباس
قديم 2019-01-05, 21:59   رقم المشاركة : 18
معلومات العضو
محمد الأمين 2018
عضو جديد
 
إحصائية العضو










افتراضي

شكرررااااااااااااا










رد مع اقتباس
قديم 2019-01-05, 22:04   رقم المشاركة : 19
معلومات العضو
محمد الأمين 2018
عضو جديد
 
إحصائية العضو










افتراضي

شكراااااااااااااااااااااااااااااااااااااا










رد مع اقتباس
قديم 2020-01-06, 10:38   رقم المشاركة : 20
معلومات العضو
ايثم
عضو مشارك
 
إحصائية العضو










افتراضي

شكرا استاذ على المعلومات










رد مع اقتباس
قديم 2020-03-02, 19:21   رقم المشاركة : 21
معلومات العضو
Ariem tasnim
عضو جديد
 
إحصائية العضو










افتراضي طلب مساعدة في اعداد مذكرة تخرج تقني سامي امين مديربة

السلام عليكم أحتاج للمساعدة حول موضوع مذكرة تخرج تقني سامي امين مديرية تحت عنوان مساهمة التكوين المهني في تفعيل عمل السكرتير في المؤسسة....شكرا مسبقا










رد مع اقتباس
إضافة رد

الكلمات الدلالية (Tags)
مذكرة, السكريتاريا, تخرج

أدوات الموضوع
انواع عرض الموضوع

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
لا تستطيع الرد على المواضيع
لا تستطيع إرفاق ملفات
لا تستطيع تعديل مشاركاتك

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML معطلة

الانتقال السريع

الساعة الآن 23:34

المشاركات المنشورة تعبر عن وجهة نظر صاحبها فقط، ولا تُعبّر بأي شكل من الأشكال عن وجهة نظر إدارة المنتدى
المنتدى غير مسؤول عن أي إتفاق تجاري بين الأعضاء... فعلى الجميع تحمّل المسؤولية


2006-2023 © www.djelfa.info جميع الحقوق محفوظة - الجلفة إنفو (خ. ب. س)

Powered by vBulletin .Copyright آ© 2018 vBulletin Solutions, Inc