السكرتيـــــــــر و مهــــــامـــه
تعريفه :
هو الشخص القائم بأعمال السكرتارية، و هو الذي يقوم بمعاونة رئيسه أي ممثل الإدارة أو المصلحة التي يعمل بها، وقد يكون هذا الرئيس إما مدير مؤسسة أو رئيس بلدية ، والي ... إلخ حيث تتمثل معاونته في الرد على المكالمات الهاتفية – استقبال الزوار – معالجة البريد (الصادر و الوارد) – كتابة التقارير التي يطلبها المدير ... إلخ
الشروط التي تتوفر في السكرتير :
أن طبيعة الأعمال التي يقوم بها السكرتير تختلف عن الأعمال الأخرى في الإدارة لكونها تتسم بالسرية و الدقة و التنظيم و هذه المميزات تتطلب أن تتوفر في السكرتير كشروط أساسية :
1 – النشاط :
يقصد به أن يكون السكرتير حركياً و نشيط ينجر الأعمال في أوقاتها المحددة بكل دقة و تنظيم.
2 – كتمان السر :
المراد به أن لا يتفوه بأي كلمة من شأنها أن تؤدي إلى كشف بعض القضايا و الأمور المتعلقة بالعمل أو العمال.
3 –الضمير المهني :
و نعني به أن يمارس السكرتير أعماله.
4 – الهندام :
و هو أن يكون السكرتير نظيف الجسم و اللباس أي أنيق إضافة إلى المكانة.
5 – اللباقة :
و نعني به أن يكون السكرتير منشرح الوجه دائماً و يحسن استقبال الزوار و يتميز بالصبر و الذكاء في معالجة الأمور الإستقرارية في بعض الأحيان.
الأعمال التي يقوم بها السكرتير :
من أهم الأعمال التي يقوم بها السكرتير نختصرها فيما يلي :
- استقبال الزوار من خارج أو داخل الإدارة.
- استقبال المكالمات الهاتفية و الرد عليها.
- تحضير قاعة الاجتماع و كل الوثائق اللازمة لهذا العرض.
- استقبال البريد و معالجته أي تسجيله و توزيعه على المصالح المعنية.
- نسخ التقارير التي يطلبها المدير.
- القيام بعملية الرقن أي (كتابة الرسائل و التقارير).
القواعد المتبعة في الاستقبال :
أبرز أعمال السكرتير استقبال الزائر الذين يترددون إلى مكتب رئيسه و من الطبيعي. أن نجاح السكرتير في هذه المهمة له آثر كبير في تدعيم الصلة الطيبة بين رئيسه و الغير. الأمر الذي يؤدي بالنفع الكبير للمؤسسة و نظراً للطبائع المختلفة للأشخاص فيجب أن تتوفر فيه الصفات الحسنة أهمها:
1- المعاملة الحسنة للزائر و التأدب في الكلام.
2- عدم إحراج الزائر.
3- أن يكون السكرتير هادئ الأعصاب حتى يتمكن من معالجة الأمور بحكمة.
4- أن لا يشغل رئيسه إلا بالمقابلات الضرورية و توجيه الباقي إلى ذوي الاختصاص.
5- إذا رفض السكرتير للزائر مقابلة الرئيس يجب أن يكون ذلك بلباقة كما يبدي أسباب الرفض أذا أمكن ذلك.
6- على السكرتير أن يحافظ على نظافة مكتبه خاصة إذا كان معدا الاستقبال الزوار و ذلك لتوفير الراحة لهم و من الأحسن تزويد هذه القاعة بالكراسي المريحة و بعض الصحف و المجلات.
7- على السكرتير أن يبدأ يومه بأن يقدم إلى رئيسه قائم بمواعيد المقابلات و ذلك حتى يتسنى له ترتيب عمله على ضوء ذلك.
القواعد المتبعة في الرد على الهاتف :
1- التكلم باحترام مع المتكلم و الابتعاد عن الأسلوب الجاف في الحديث.
2- عدم المبادرة في الكشف عن هويتنا.
3- معرفة الشخص المتكلم و هويته.
4- الاستفسار عن موضوع المكالمة.
5- تسجيل المعلومات الكافية عن المكالمة وقت المكالمة بدقة ، اذا الشخص المقصود غير موجود.
6- عدم المبادرة في قطع الخط.
( تقرير عن مشاركة سيئة )، و الموجودة أسفل كل مشاركة .
2010-05-31, 19:12
السكرتيـــــــــر و مهــــــامـــه
العرض العادي
