التوثيق والارشيف ....

[lakhdari y 01]

السلام عليكم

لوسمحتم اريد دروسا خاصة بالتوثيق والارشيف لبعض المواد التي يدرسونها بالتكوين المهني او المعهد
ارجو المساعدة

[عبدالقادر85]

يقسم الأرشيف حسب نوع الملكية إلى قسمين رئيسيين: الأرشيف العام أو العمومي والأرشيف الخاص
1-1الأرشيف العام أو العمومي
الأرشيف العام أو العمومي هو الأرشيف المنتج من قبل المؤسسات العمومية مهما كان نوعها سواء كانت وزارات هيئات حكومية مؤسسات عمومية جماعات محلية( بلدية ، ولاية)…..الخ
]حسب القانون الجزائري يتكون الأرشيف العمومـي من الوثائـق التاريخيـة ومن الوثائـق التي تنتجها أو تسلمها هيئـات الحزب و الدولة و الجماعـات المحلية و المؤسسات و الهيئـات العمومية و يكون الأرشيف العمومـي غـير قابـل للحجز أو التصرف فيه أو تملكه بالتقادم إذا ثبـت أن الأرشيف الذي يحوزه أشخاص طبيعيون أو معنويـون ذا مصدر عام تستـرده الدولـة في أي وقت
1-2 الأرشيف الخاص
يتكون الأرشيف الخاص من الوثائـق التي يحوزها الأشخاص أو العائـلات أو المؤسسـات أو المنظمـات الخاصة أي أنه ملكية خاصة لأفراد معينين أو مؤسسات خاصة
وحسب القانون الجزائري يجب على كل مالك أو حائـز لوثائـق خاصة لها ، أو قابلـة أن تكون لها أهمية دائمة ذات طابع تاريخـي أو إقتصادي أو إجتماعـي أو ثقافي ، أن يصرح بها للمؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني ، و تصنف الوثائق التي تمثل فائدة أرشيفية بإقتراح من المؤسسة المكلفة بالأرشيف بعد التحقيق في صحتها تعمل الدولة على دعم و حماية و حفظ الوثائق المذكورة التي تبقى ملكية خاصة .و بإمكانها أخذ نسخة ، و يكون لكل مالك أو حائز للأرشيف الذي يصنعه بإرادته بصفة مؤقتة أو نهائية لدى المؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني ، الحق في أخذ نسخة مجانا أثناء الإيداع و الإطلاع عليه بحرية في حالة إذا كان إيداع الأرشيف بصفة مؤقتـة بإمكان المالك أو الحائـز طلب السحب و فتـح الأرشيف الخاص للإطلاع الغير يكون بترخيص من المالك أو الحائز

2-أعمار الأرشيف
يمـر الأرشيف بمراحـل في دورة حياتـه من نشأتـه إلى غاية تحديـد المصيـر النهائـي له إما بالحـذف أو الحفـظ النهائي
حيث نميز ثلاثـة مراحـل أساسيـة لحياة الوثيقة: العمر الأول، العمر الثاني، العمر الثالث
2-1 أرشيف العمر الأول :
ويسمى أيصا الأرشيف الحي أو الأرشيف الجاري أو أرشيف الجيل الأول
و هي الوثائـق المنتجة يومـيا أو ذات الصياغة الحديثـة العهـد في مختلف الهيئـات و المؤسسات ، و التي مازالت مصالحها تستعملها و تطالعها يومـيا عند الحاجة على سبيـل المثال هناك شـؤون في طـور البحث أو ملفـات لم يتم دراستها ، شـؤون لازالت في إنتظـار الحسم ، و ملفـات تم تصنيفها على مستـوى الموظفين حيث
ما زالت في إيطار التحليل أو على مستوى الأمانات وملفات الموظفين …إلخ وتحفظ هذه الوثائق في محلات المصالح المنتجة لها ولا تتجاوز مدة حفظها الاربع سنوات وفي حالات أخرى استثنائية يمكن حفظ هذه الوثائق لأكثر من 5 سنوات مثلا بالنسبة للملفات الإدارية للمستخدمين أو الموظفين يمكن حفظها على مستوى المصالح المعنية ل40 سنة الحد الأكبر للمسار الوظيفي أو المهني
وهذا وفق ما تمت الإشارة إليه في المنشور رقم 1 المؤرخ في 15- 09 – 1990 الذي نظم بتسـيير الوثائـق المشتركة المنتجة على مستـوى الإدارات المركزيـة
2-2 أرشيف العمر الثاني
ويسمى أيضا الأرشيف الوسيط أو أرشيف الجيل الثاني
لهذا النوع من الأرشيف أهمية بالغة فهو يتألف من مجموعة الوثائـق المنتجة أو المستلمة أو المحفوظة من طرف مختلف هيئـات النشاط الوطني أو المحفوظة لديها أو الوثائـق التي فاقـت مدة وجودها 5 سنـوات والتي يجري الإطـلاع عليها من حيـن لآخر و هي أكثـر الوثائـق حجما مما يحعلها على وجه الخصوص أكبـر مصدر إنشغال بالنسبة للمسيرين لأنها تطرح مشكل الصيانة ، علاوة على مشاكل التصنيف و الحفظ بسب التراكـم المكثف و بطرق مختلفة و يمكن حفظها في محل معد خصيصا لهذا النوع من الأرشيف أو يتم دفعـه إلى مصلحة الأرشيف في المؤسسة لمدة تتـراوح من 10 إلى 15 سنة .
1-3 أرشيف العمر الثالث:
ويطلق عليه الأرشيف التاريخي أو أرشيف الجيل الثالث
يتكون من الوثائـق التي تفـوق مدة وجودها الخمس عشر (15) سنة و التي أصبحت غيـر ضروريـة لسيـر شؤون المصالح و يتم دفعها إلزاميـا إلى مصلحة الأرشيف الولائـي أو الأرشيف الوطنـي و لا يحق حذف الوثائـق المفتقـرة إلى قيمة الأرشيف إلا بتسريح مكتـوب صادر عن مؤسسة الأرشيف الوطني .
تتميز هذه المرحلة بإنتهاء القيمة الإدارية لبعض الوثائق فتصبح عديمة القيمة سواءا كانت تاريخيـة ، سياسية أو ثقافية أو إقتصادية أو علمية …إلخ حيث يتم حذفها و ذلك بإتباع الطرق المستعملة للحذف أو الإقصـاء و في المقابـل تظهر قيمة تاريخيـة لوثائق أخرى حيث يتقرر حفظها نهائيـا في ظروف ملائمة حتى يسهـل إستخدامها بعد عملية المعالجة العلمية لهذه الوثائـق ، إذ تعد إرثـا ثقافيـا و ذاكرة للأمـة .
في الجزائر يعتبر الأرشيف التاريخي هي كل الوثائق المنتجة قبل سنة 1962 أي قبل استقلال الجزائر سواء كانت تلك الوثائق متعلقة بالحقبة الكولونيالية او حقبة الحكم العثماني وما قبلها

[عبدالقادر85]

أولا : عرف المحفوظات :

أن كلمة محفوظات بمعناها الكبير تعنى تجميع كافة الوثائق التي تحمل معلومات ليمكن الرجوع إليها مستقبلاً .
ويقصد بالوثيقة هنا : أية مادة تحمل معلومات سواء كانت ورقة أو شريطاً مسجلاً
أو مصوراً أو كتاباً أو خريطة أو إحصائية أو بياناً إلى غير ذلك من أنواع الوثائق التي تحمل معلومات سواء في الشركات الحكومية أو المنشآت الاقتصادية أو في البنوك .
و تعتبر عمليات الحفظ من أهم النشاطات المكتبية التي يمارسها السكرتير إذ يقع على عاتقه تسهيل وصول المعلومات إلى المختصين وأيضاً تزويد الإدارة بالحقائق والبيانات والأرقام التي تتيح لهم اتخاذ القرارات على أسس موضوعية ، وبالتالى مساعدتها على إنجاز عملها وتحقيق أهداف أجهزتها .


ثانيا : ما هى أنواع المحفوظات :

تنقسم المحفوظات طبقاً لنشاط كل منها على النحو التالى :
(ا) محفوظات نشيطة :
وهى الوثائق الحية المتداولة التي ترجع إليها إدارات الشركة بصفة مستمرة لإنجاز الأعمال، وهى تحفظ في وحدات المحفوظات في كل إدارة – أى أنها تحت أيدى الموظفين حسب أعمالهم وتخصصاتهم .
(ب) محفوظات متوسطة النشاط:
وهى ما يطلق عليها ( المؤقتة ) وتتمثل في السجلات والمستندات التي تدعو الحاجة للرجوع إليها على فترات متباعدة حسب طبيعة العمل في الشركة ، وهذا النوع من المحفوظات أما أن يحفظ بوحدات اللامركزية في الإدارات ، أو أن ترسل لوحدة الحفظ المركزى بمركز الاتصالات والمحفوظات ، وذلك وفق التنظيم الإدارى المتبع في كل منظمة.
(جـ) محفوظات غير نشطة :
وهى السجلات والأوراق والمستندات التي لا تدعوا الحاجة للرجوع إليها ربما لانتهاء العمل بها أو لعدم الحاجة إليها ، أو لمرور سنوات طويلة عليها – هذا بعد أن يتم فرزها إلى قسمين (مستديمة ، منتهية).
(د) المستديمة :
وهى الأوراق والسجلات التي تتضمن مبادئ والتزامات متعلقة بالصالح العام أو ذات أهمية تاريخية ، وهذه لا يستغنى عنها أبداً مثل العقود واتفاقيات الدول والأوامر والقرارات السارية المفعول وغيرها مما تعتبر مهمة أو يشك في أنها مهمة فتبقى وتحفظ .
(هـ) المنتهية :
وهى الأوراق التي انتهى العمل بها تماماً أو ليس لها أى قيمة مثل : المسودات والصور الزائدة من المراسلات الصادرة والدعوات إلى اجتماعات ، وبطاقات التهانى بالأعياد والمناسبات التي مضى وقت كبير عليها ، وكذلك الموضوعات المنتهية فهذه يجب النظر في أمر التخلص منها


ثالثا : ما هى أهمية المحفوظات :

أصبحت " المعلومات " بالنسبة للمنظمات الحكومية والمنشآت التجارية هى الأساس في إنجاز الأعمال بأنواعها المختلفة ، لذلك فقد تضخمت عمليات الحفظ عن تحقيق هدف محدد وهو :
(( ضمان وصول المعلومات إلى أيدى المستفيدين منها بأسرع وقت واقل جهد وبأدنى تكلفة))
وذلك أن المحفوظات بالنسبة للمنظمة كالقلب بالنسبة لجسم الإنسان – فهى المصدر الذى يضخ المعلومات لكل إدارات وأقسام الشركة لإنجاز أعمالهم – ومن هنا برزت أهميتها بالنسبة لسائر الأعمال الحكومية والتجارية والبنوك مع اختلاف أنواعها .

رابعا : ما هى الأهداف الرئيسية لإدارة المحفوظات :

- تيسير الاستفادة من المعلومات التي تضمنها الوثائق ، بمعنى سرعة توصيل المعلومات إلى المستفيدين ليستطيع كل مسئول بالشركة أداء عمله بكفاءة وفعالية .
- المحافظة على وثائق الشركة من التلف أو الضياع أو الحريق أو إفشاء المعلومات السرية بها.


خامسا : كيف يتم التنظيم الفنى للمحفوظات :

تمر المحفوظات في أى منظمة بثلاث مراحل رئيسية هى :

(ا) التصنيف0 (ب) الترقيم (الترميز)0 (جـ) إعداد الفهارس0

المرحلة الأولى التصنيف:

و يقصد به تكوين مجموعات متشابهة من الوثائق ذات الصفات أو الخصائص المتجانسة وفصل الوثائق غير المتشابهة تبعاً لدرجة اختلافها ، وذلك بغرض التعرف على أى منها بسهولة .

* طرق التصنيف :

1- التصنيف الموضوعى :
أى تصنيـف الأوراق علــى حسب موضوعاتها – وفتح ملف لكل موضوع مثل (لإجازات – الانتدابات – التقارير ) .
2- التصنيف الجغرافي :
أى تصنيف الأوراق على حسب المناطق أو البلاد أو الفروع الواردة منها أو الصادر إليها الأوراق مثل ( فرع السالمية – فرع الأحمدى ) .
3-التصنيف الزمنى :
أى تصنيف الأوراق على حسب تواريخها أن كانت بالسنة أو بالشهر مثل ملفات
( ميزانية الشركة لسنة – إيرادات شهر ربيع الأول ).
4-التصنيف الاسمى :
أى تصنيف الأوراق على حسب أسماء أصحابها إن كانوا موظفين أو موظفات بالشركة
أو جمهور أو شركات مثل (محمد – حسن – ليلى – شركة الإضاءة الكهربائية).
5- التصنيف الشكلى :
أى تصنيف الوثائق على حسب أشكالها مع مراعاة نوعها مثل ( الفواتير – القرارات – أذون التسوية ) فيوضع كل منها في ملف مستقل حسب أشكالها .


المرحلة الثانية الترقيم ( الترميز):

وعادة ما يسمى بالترميز وهو المرحلة الوسطى بين التصنيف وإعداد الفهارس ومن هنا تظهر أهميته في ترتيب الوثائق تبعاً لرموزها التي ستكون عاملاً أساسياً في إعداد الفهارس لتلك الوثائق .


ويعرف الترقيم (الترميز) بأنه وضع رموز لوثائق سواء بالأرقام الحسابية أو بالحروف الهجائية أو بالاثنين معاً ، وتعتبر هذه الرموز أرقاماً للوثائق .


طرق الترقيم :

1-الترقيم العددى المركب :
ويتم باستخدام الإعداد الحسابية التي تبدأ من ( 1- 2- 3 - 4- .....الخ ) ، مثل الملفات التي يكتب عليها مثلاً (3 / 1 / 5 ، 6 / 2 / 3 ) .
2-الترقيم الهجائى:
ويتم باستخدام الحروف الهجائية التي تبدأ من ( أ – ب – ت – ث – ج ......ى ) مثل الملفات التي تكتب عليها ( ل / ن/ أ ، ج / أ / و ) .
3 - الترقيم المزدوج :
وهو عبارة عن دمج الحروف الهجائية مع الأرقام الحسابية وقد استخدمت هذه الطريقة في الترقيم لتلافي قصور الطريقة الهجائية السابقة لأنها محدودة ب 28 حرف فقط ، لذلك تم التغلب على قصور هذه الطريقة بجعل أخرها عددياً وبهذا تكون الأرقام مفتوحة إلى ما لا نهاية ، حكمها حكم الطريقة العددية المركبة – مثل الملفات التي يكتب عليها ( ن / أم 5 ، أ / ب / 3 )


المرحلة الثالثة إعداد الفهارس :

عملية إعداد الفهارس هى المرحلة الثالثة من مراحل التنظيم الفنى للمحفوظات ، وهى المرحلة المتممة لمرحلة التصنيف والترميز.
ويمكن أن تعرف الفهرسة بأنها وصف كامل للوثائق والمعلومات التي تحويها تلك الوثائق بهدف تسهيل استرجاعها بأسرع وقت واقل جهد.
وهناك العديد من أشكال الفهارس التي يتم استخدامها ولكن سنركز على أهم شكلين منهما وهما :
1- فهرس السجل0 2- فهرس البطاقات0
1- فهرس السجل :
وهو دفتر كبير مجلد – أو كراسة – أو حتى أوراق سائبة ، يسجل فيها المسئول عن الحفظ أسماء وأرقام الملفات التي لدية وكذلك أماكن وجودها في أجهزة الحفظ إلا أنه له بعض العيوب الواضحة عند استخدامه وهى :
صعوبة الإضافة إليه أو الحذف منه ، وكذلك تعرضها للتلف السريع ، وعدم محافظته على سرية المعلومات لانه مكشوف .

2- فهرس البطاقات:
وهو عبارة عن كروت من ورق مقوى ذات مقاسات مختلفة على حسب حجم الأدراج التي تحفظ بها وهى من نوعين ( إرشادية وعادية ) .

(و) طرق حفظ الوثائق و المستندات :

الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بأنواعها المختلفة في أوعية الحفظ المتاحة داخل الأرشيف بنظام محدد يضمن سلامتها ويمكن بموجبه الوصول إلى أى وثيقة منها بسرعة عند الحاجة .
وتعتبر عملية الحفظ عملية فنية فعلاً ، وذلك أن الوثائق الخاصة بالشركات والمنشئات مختلفة ولها أنواع شتى وأحجام مختلفة وأشكال متعددة وان حفظها جميعاً بطريقة واحدة لا تتناسب وطبيعة الوثائق لذلك كان لزاماً على السكرتير أو مسئول الحفظ التعرف على طرق الحفظ والتي يمكن أن تناسب حفظ الوثائق لسنين طويلة إذا ما دعت الحاجة .
وعند الحفظ يجب على السكرتير مراعاة الأسس والقواعد آلاتية :
- التأكد من انتهاء إجراءات معالجة موضوع الورقة قبل البدء في حفظها .
- التأكد من وجود تأشيرة الموظف المختص بما يفيد الحفظ في مكان متفق عليه .
- حفظ الأوراق المطلوب حفظها بسرعة أول بأول دون تأجيل .
- تحديد رقم الملف الذى ستحفظ فيه الورقة بدقة .
- ترقيم أوراق الملف الواحد بأرقام مسلسلة حسب تواريخ حفظها ، وموضوع الرقم سواء باليد أو بالرقامة في الجهة اليسرى العلوية .
- إعداد قائمة محتويات لكل ملف يسجل فيها كافة أوراقه أولا بأول .
حيث يمكن اتباع احدى الطرق التالية :
1-الحفظ الرأسي :
ويصلح هذا النوع من الحفظ للملفات العادية أو العلاقية بحيث يكون الملف موضوع في الدرج رأسياً ، أى إلى اسفل وفتحته إلى أعلى ، وتبرز من كل ملف زائدة بلاستيكية بها ورقة صغيرة يسجل عليها رقم الملف ، وهذه الزائدة البلاستيكية كثيراً ما تعرف بأسم "المرشدة" ويفضل أن ترتب تلك الزوائد الإرشادية بطريقة متدرجة في تسلسل ظاهر لتساعد على سرعة الوصول للملف المطلوب .
2 – الحفظ الأفقى :
و يصلح هذا النوع من الحفظ للوثائق كبيرة الحجم مثل السجلات والمظاريف الكبيرة والخرائط الغير ملفوفة والرسومات الهندسية التي تحفظ بحالتها بدون طى - مع تمييزها بعناوين صغيرة ليمكن التعرف عليها.
3 – الحفظ الواقف :
ويصلح هذا النوع من الحفظ للعديد من الوثائق مثل الخــرائط الملفوفة أسطـوانياً وعلب المحفوظات الأسطوانية ، والأشـرطة المسـجلة أو المصـورة ، والملفــات الإفرنجية (الكرتون ) وكذلك الكتب والكتالوجات ، وكلها تحفظ واقفة – وفي هذا النوع من الحفظ توضع الوثائق عمودياً ويكتب على ظهر الوثيقة ما يميزها ليسهل الحصول عليها وتعتبر افضل الطرق من زاوية الاستغلال الاقتصادى الأمثل لمكان الحفظ بشرط استخدام معدات الحفظ المناسبة لهذه الطريقة مثل الدواليب ذات الأرفف .


سادسا : ما هى أسس تنظيم الحفظ و الأرشيف :

لما كان الحفظ نشاطاً هاماً سواء كان مركزياً أو لا مركزياً ويمارسه السكرتير فان الأسس الهامة التي يجب مراعاتها لتنظيم عملية الحفظ هى كما يلى :-
- تجهيز مكان مناسب يصلح لعمليات الحفظ .
- تزويد المكان بأوعية حفظ مناسبة للوثائق كالدواليب الخشبية ، أو المعدنية ذات الأرفف الشانونات الخشبية أو المعدنية ذات الأدراج ، الحوامل الحديدية والأرفف المستطيلة وعلب المحفوظات وغيرها .
- اتباع طريقة الحفظ المناسبة لكل وثيقة ( رأسى – أفقى – واقف) .
- اتباع إجراءات محددة لحفظ الأوراق في ملفات .
- فهرسة كل الوثائق المراد حفظها لتسهيل عملية الاسترجاع .


سابعا : ما هى إجراءات حفظ الأوراق في الملفات :

عند حفظ الأوراق في الملفات ينبغى على مسئول الحفظ بالشركة أو المنشأة اتباع الإجراءات التالية :-
1-ترقيم الأوراق الممزقة أن وجدت .
2-تخريم الأوراق وذلك بطى الورقة من المنتصف تماماً لتحديد مكان التخريم.
3-تهذيب الأوراق أى طى الزائد منها عن حافة الملف العليا أو السفلى .
4-ترتيب الأوراق تبعاً لرموزها أو تواريخها .
5-إيداع الأوراق بالملفات .
6-ترقيم الأوراق بالرقم التسلسلى ( باليد أو بالرقابة ) .
7-إثبات الأوراق في قائمة محتويات الملف والتي تثبت بغلاف الملف الداخلى.
8-إجراءات المراجعة اللازمة للتأكد من سلامة الحفظ .
9-حفظ الملفات في الأوعية أن كانت ارفف أو إدراج أو دواليب .

[عبدالقادر85]

الدرس الثاني: أنواع وأعمار الأرشيف


1-أنواع الأرشيف

يقسم الأرشيف حسب نوع الملكية إلى قسمين رئيسيين: الأرشيف العام أو العمومي والأرشيف الخاص

1-1الأرشيف العام أو العمومي

الأرشيف العام أو العمومي هو الأرشيف المنتج من قبل المؤسسات العمومية مهما كان نوعها سواء كانت وزارات هيئات حكومية مؤسسات عمومية جماعات محلية( بلدية ، ولاية).....الخ
]حسب القانون الجزائري يتكون الأرشيف العمومـي من الوثائـق التاريخيـة ومن الوثائـق التي تنتجها أو تسلمها هيئـات الحزب و الدولة و الجماعـات المحلية و المؤسسات و الهيئـات العمومية و يكون الأرشيف العمومـي غـير قابـل للحجز أو التصرف فيه أو تملكه بالتقادم إذا ثبـت أن الأرشيف الذي يحوزه أشخاص طبيعيون أو معنويـون ذا مصدر عام تستـرده الدولـة في أي وقت

1-2 الأرشيف الخاص

يتكون الأرشيف الخاص من الوثائـق التي يحوزها الأشخاص أو العائـلات أو المؤسسـات أو المنظمـات الخاصة أي أنه ملكية خاصة لأفراد معينين أو مؤسسات خاصة
وحسب القانون الجزائري يجب على كل مالك أو حائـز لوثائـق خاصة لها ، أو قابلـة أن تكون لها أهمية دائمة ذات طابع تاريخـي أو إقتصادي أو إجتماعـي أو ثقافي ، أن يصرح بها للمؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني ، و تصنف الوثائق التي تمثل فائدة أرشيفية بإقتراح من المؤسسة المكلفة بالأرشيف بعد التحقيق في صحتها تعمل الدولة على دعم و حماية و حفظ الوثائق المذكورة التي تبقى ملكية خاصة .و بإمكانها أخذ نسخة ، و يكون لكل مالك أو حائز للأرشيف الذي يصنعه بإرادته بصفة مؤقتة أو نهائية لدى المؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني ، الحق في أخذ نسخة مجانا أثناء الإيداع و الإطلاع عليه بحرية في حالة إذا كان إيداع الأرشيف بصفة مؤقتـة بإمكان المالك أو الحائـز طلب السحب و فتـح الأرشيف الخاص للإطلاع الغير يكون بترخيص من المالك أو الحائز

2-أعمار الأرشيف

يمـر الأرشيف بمراحـل في دورة حياتـه من نشأتـه إلى غاية تحديـد المصيـر النهائـي له إما بالحـذف أو الحفـظ النهائي
حيث نميز ثلاثـة مراحـل أساسيـة لحياة الوثيقة: العمر الأول، العمر الثاني، العمر الثالث


2-1 أرشيف العمر الأول :

ويسمى أيصا الأرشيف الحي أو الأرشيف الجاري أو أرشيف الجيل الأول
و هي الوثائـق المنتجة يومـيا أو ذات الصياغة الحديثـة العهـد في مختلف الهيئـات و المؤسسات ، و التي مازالت مصالحها تستعملها و تطالعها يومـيا عند الحاجة على سبيـل المثال هناك شـؤون في طـور البحث أو ملفـات لم يتم دراستها ، شـؤون لازالت في إنتظـار الحسم ، و ملفـات تم تصنيفها على مستـوى الموظفين حيث
ما زالت في إيطار التحليل أو على مستوى الأمانات وملفات الموظفين ...إلخ وتحفظ هذه الوثائق في محلات المصالح المنتجة لها ولا تتجاوز مدة حفظها الاربع سنوات وفي حالات أخرى استثنائية يمكن حفظ هذه الوثائق لأكثر من 5 سنوات مثلا بالنسبة للملفات الإدارية للمستخدمين أو الموظفين يمكن حفظها على مستوى المصالح المعنية ل40 سنة الحد الأكبر للمسار الوظيفي أو المهني
وهذا وفق ما تمت الإشارة إليه في المنشور رقم 1 المؤرخ في 15- 09 – 1990 الذي نظم بتسـيير الوثائـق المشتركة المنتجة على مستـوى الإدارات المركزيـة

2-2 أرشيف العمر الثاني

ويسمى أيضا الأرشيف الوسيط أو أرشيف الجيل الثاني
لهذا النوع من الأرشيف أهمية بالغة فهو يتألف من مجموعة الوثائـق المنتجة أو المستلمة أو المحفوظة من طرف مختلف هيئـات النشاط الوطني أو المحفوظة لديها أو الوثائـق التي فاقـت مدة وجودها 5 سنـوات والتي يجري الإطـلاع عليها من حيـن لآخر و هي أكثـر الوثائـق حجما مما يحعلها على وجه الخصوص أكبـر مصدر إنشغال بالنسبة للمسيرين لأنها تطرح مشكل الصيانة ، علاوة على مشاكل التصنيف و الحفظ بسب التراكـم المكثف و بطرق مختلفة و يمكن حفظها في محل معد خصيصا لهذا النوع من الأرشيف أو يتم دفعـه إلى مصلحة الأرشيف في المؤسسة لمدة تتـراوح من 10 إلى 15 سنة .
1-3 أرشيف العمر الثالث:

ويطلق عليه الأرشيف التاريخي أو أرشيف الجيل الثالث
يتكون من الوثائـق التي تفـوق مدة وجودها الخمس عشر (15) سنة و التي أصبحت غيـر ضروريـة لسيـر شؤون المصالح و يتم دفعها إلزاميـا إلى مصلحة الأرشيف الولائـي أو الأرشيف الوطنـي و لا يحق حذف الوثائـق المفتقـرة إلى قيمة الأرشيف إلا بتسريح مكتـوب صادر عن مؤسسة الأرشيف الوطني .
تتميز هذه المرحلة بإنتهاء القيمة الإدارية لبعض الوثائق فتصبح عديمة القيمة سواءا كانت تاريخيـة ، سياسية أو ثقافية أو إقتصادية أو علمية ...إلخ حيث يتم حذفها و ذلك بإتباع الطرق المستعملة للحذف أو الإقصـاء و في المقابـل تظهر قيمة تاريخيـة لوثائق أخرى حيث يتقرر حفظها نهائيـا في ظروف ملائمة حتى يسهـل إستخدامها بعد عملية المعالجة العلمية لهذه الوثائـق ، إذ تعد إرثـا ثقافيـا و ذاكرة للأمـة .
في الجزائر يعتبر الأرشيف التاريخي هي كل الوثائق المنتجة قبل سنة 1962 أي قبل استقلال الجزائر سواء كانت تلك الوثائق متعلقة بالحقبة الكولونيالية او حقبة الحكم العثماني وما قبلها

المراجع

-المراجع السابقة نفسها يضاف لها
1-المنشور رقم 1 المؤرخ في 15-09-1990 والصادر من المديرية العامة للأرشيف الوطني
2-المنشور رقم 3 المؤرخ في 02-02-1991 الصادر من المديرية العامة للأرشيف الوطني

[lakhdari y 01]

بارك الله فيكم

كاش جديد

[ABDELKADER ADLI]

أنتم تسهرون على جعل هذا المنتدى من خيرة المنتديات وبما اني من الجلفة أجيكما على هذه المجهودات التي تنبع من كرمنا وثقافتا وهويتنا بل وإسلامنا تعاونوا على البر والتقوى ولا تتعاون على الإثم والعدوان
كما أني أطلب من الإخوة دروس في التويق المقررة على تخصص كاتبة مديرية في مركز التكوين المهني
+ درو س رياصيات مالية بالفرنسية لتعصص محاسبة في مركز التكوين المهني وشكرا

[نهي]

هل الدراسة في هذا التخصص ارشيف و توثيق بالعربية ام بالفرنسية

[كمال2543]

شكرااااااا

[nacer8]

المبحث الأول: ماهية وأهمية الأرشيف.
المطلب الأول: تعريف الأرشيف والوثيقة الأرشيفية:
1- تعريف الأرشيف:
1-1- التعريف اللغوي:
يجمع المهتمون والمختصون في هذا المجال أن كلمة الأرشيف يونانية الأصل وهي أرشيـون (Archion)، بمعنـى مكــان إقامة القاضي أو بمعنى المكتــب ، ثم توسع استعمـالها في باقـي اللغات الأروبيــة ، ودخلت إلى اللغة العربية وأصبحت مصطلحا موحــدا بعد اجتمــاع الفرع الإقليــمي العربي بالجزائر في بداية التسعينيات ، حيث اتفق على استعمال كلمة أرشيـف بدلا من المصطلحات الأخرى كالمحفوظات والوثائق وغيرها.
1-2- التعريف الاصطلاحي:
• تعريف قاموس أكسفورد Oxford: المكـان الذي تحفظ فيه الوثــائق العامة أو غيرها من الوثائق التاريخية الهامة .
• تعريـف جيـنكـنســون Jinkinson: الأرشيـف عبـارة عن وثـائق تكـون جزءا من المعـاملات الرسمية والتي تحفظ للرجـوع إليها بطريقة رسمية عند الحــاجة لذلك .
• تعريـف لونجوا Langlois: الأرشيـف هو الوثـائق المختلفة التي تهم الدولة أو إحدى الهيئات أو أحد الأفراد .
• تعريـف شارل سامران Charles Samaran: الأرشيـف هو كل الوثـائق والأوراق المكتـوبة النـاتجة عن نشـاط فردي أو جمـاعي ، بشرط أن تكـون قد نظمت ليسهـل الرجـوع إليها عند الحـاجة في البحث وبشرط أي يكـون قد أحسن حفظهـا في داخل منظومة واحدة (1).
ومن خلال مختلف التعريفات نستخلص تعريفا شاملا للأرشيف:
الأرشيف هو مجموعة الوثائق مهما كان حاملها وتاريخها وشكلها والتي أنتجتها أو استلمتها هيئة مادية أو معنوية عامة أو خاصة ، أثناء تأدية نشاطاتها المسندة إليها والتي مرت بفترة حياة معينة صحبها تقييم لهذه الوثائق من أجل تحديد أهميتها الإدارية والعلمية.


(1) علي ، ميلاد ، سلوى . الأرشيف ماهيته وإدارته . القاهرة : دار الثقافة والنشر ، 1976 . ص. 3و4 .

2- تعريف الوثيقة الأرشيفية:
هي تسجيل بالحروف أو بالصور أو بالأشرطة الممغنطة لكل عمل من الأعمال الرسمية للدولة أوالتـي قامت بهـا مؤسسـات خـاصة أو أفراد والتي تشكـل بدورهـا تسجيلا حيا لمراحـل الحيـاة التـاريـخية لهذه الدولة في أشكـالها السيـاسية والاجتمـاعية والاقتصـادية وغيرها . أما الوثيـقة في الجزائر فيحددها الأمر71/67 بأنها الرصيد الوثائقي على الأوراق التي تقدمها أوتستلمها الهيئات التشريعية أوالقضائية أو الإدارية التابعة للدولة أو الجمعيات المحلية والهيئات والشركات الوطنية والمكاتب والمؤسسات والمصالح العمومية وكذلك الهيئات الخاصة مهما كانت وأينما وجدت.
المطلب الثاني: أهمية الأرشيف:
يلعب الأرشيف دورا هاما من خلال ما يلي:
- تحديد الرؤية المستقبلية بموضوعية على ضوء البيانات والمعلومات .
- يتيح مراجعة تحقق الأهداف المرحلية لكل مرحلة وبدقة .
- دعم المؤسسة بسبب توافر المعلومات وعدم تأثرها بغياب فرد أو مجموعة من الأفراد.
- الاستفادة من الخبرات السابقة وعدم إضاعتها .
- توفير الوقت والجهد للحصول على المعلومة في كل مرة نحتاج إليه .
- سهولة قيام الأفراد الجدد بأعمالهم بسبب توفر المعلومات والبيانات الخاصة بتلك الأعمال.
- رمز من رموز السيادة الوطنية (1).
المطلب الثالث: مهام الأرشيفي:
1- تعريف الأرشيفي:
هو الشخص المسؤول الذي يعمل في نشاط أو أكثر من أنشطة الأرشيف مثل: الفرز والتنظيـم الحفظ ، الصيانة ، الترتيب والوصف وكذا تقديم المراجع للباحثين ونشر الوثائق (2).
2- مهام الأرشيفي:
يقوم الأرشيـفي بدور هام في مؤسسة الأرشيـف الوطني وتكمن مهـامه في المعـالجة المـادية للوثائق ، التشخيص وكذلك المعالجة الفكرية المتمثلة في انجاز وسائل البحث ، إضافة إلى ذلك يقوم بنشاطات ثقافية وعلمية أبرزها :

(1) مجلة الجملة ، ديسمبر 2005 ، ص 15.
(2) علي ، ميلاد ، سلوى. قاموس مصطلحات الوثائق والأرشيف . القاهرة. دار الثقافة والنشر ، 1982.ص.9.
- البحث في الأرصدة عن المواضيع المطلوبة من طرف الباحثين والقراء .
- مساعدة المؤسسات والهيئات في تكوين الإطارات المختصين في تنظيم وتسيير مصالح الأرشيف .
- القيام بعملية تفتيش ومساعدة المؤسسات والهيئات في تنظيم وكيفية العمل في مصلحة الأرشيف .
- المساهمة في إحياء المناسبات والأيام الوطنية .
- إنجاز معارض حول دور الوثيقة في كتابة التاريخ .
3- المساهمة في البحث العلمي:
لم تبقى مهنة الأرشيفي منحصرة في إيصال الوثائق والإرشاد إليها ولتسهيل عملية البحث تعدت إلى المساهمة الجيدة والفعالة في إعداد ونشر الأعمال العلمية منها :
- إنتاج وسائل بحث بأنواعها المختلفة سواء فهارس أو أدلة أو تقارير .
- انجاز بحوث علمية تتعلق بالأرصدة الأرشيفية ذات القيمة العالمية .
- مساعدة الباحثين في إيجاد الوثائق الأرشيفية وإفادتهم بكل المعلومات التي تتعلق بها(1) .
المطلب الرابع: أهم مصطلحات الأرشيف:
الأرشفة : هي عملية حفظ وتخزين الوثائق التي ليس لها فائدة جارية أي حفظ الوثائق التاريخية .
إدارة الملفات : تقوم بتنظيم الوثائق في ملفات لحفظها للرجوع إليها بسهولة .
الأرشيف الجاري : مجموعة وثائق أرشيفية محفوظة في المصالح والهيئات التي أنتجتها ، ومازالت تستعمل يوميا للحاجة إليها في العمل .
الإطلاع على الوثائق : تقديم الوثائق للإطلاع ، أي وضعها تحت تصرف القارئ أو الباحث ليتمكن من الإطلاع عليها في مصلحة الأرشيف ، أما عندما يكون الإطلاع والتداول خارج مصلحة الأرشيف يسمى ذلك إعارة .
الإقصاء : حذف أو إتلاف كل وثيقة لم تبق لها أي قيمة إدارية أو تاريخية .
الإيداع : عملية نقل الوثائق الأرشيفية من مصلحة أو هيئة عامة إلى مصلحة الأرشيف .
البحث : عملية الإطلاع على أدوات البحث كالفهارس وسجلات الجرد والقوائم .........(2) .

(1) سهام،كريكة.التنظيم والمعالجة الفنية للوثائق والوصف الأرشيفي في الأرشيف الوطني.مجلة المكتبات والمعلومات (م.2).(ع.1)،2003.ص.57.
(2) علي ، ميلاد ، سلوى. قاموس مصطلحات الوثائق والأرشيف . القاهرة. دار الثقافة والنشر ، 1982.
دليل : أداة بحث داخلية تعمل على توجيه القراء والباحثين إلى المعلومة .
الفرز : فصل الوثائق التي لها قيمة إدارية أو تاريخية على التي ليس لها قيمة أو أهمية ، وهو أهم عملية لضبط الرصيد الوثائقي .
محضر الجرد الشامل : عبارة عن كشاف وصفي لمحتوى محلات الأرشيف ، يقوم بتحريره المسؤول عن الأرشيف عند تسلمه منصبه ، كما يحرر أيضا عند ترحيل الأرشيف من مكان إلى آخر أوفي حالة حدوث حوادث خطيرة كالزلزال والحريق ....... .
الجرد الوثائقي : حصر الرصيد الوثائقي الذي تتوفر عليه الإدارة ويكون هذا الحصر باستعمال الاستمارات التي تشمل فقط الوثائق ذات النشاط ولا علاقة للوثائق التاريخية به .
الفهرسة : هي عملية بناء وإعداد لضوابط تصف المحتويات الأرشيفية من خلال إعداد أدوات للبحث تساعد على ذلك .
التكشيف : هو عملية مهمة تهدف إلى تقديم وإتاحة المعلومات المختزنة في الوثائق عن طريق تجميع وترتيب الكلمات والمصطلحات الموجودة بالوثائق في نسق ترتيبي ، مع الإشارة إلى مكان وجود كل مصطلح منها في وثيقة أو أكثر في المجموعة التي يحتفظ بها الأرشيف .
التصنيف : يعرفه معجم جمعية الأرشيفيين الأمريكيين بأنه العملية المؤدية إلى والناتجة عن تنظيم الوثائق والمحررات الرسمية والأوراق التاريخية المخطوطة بما يتماشى مع الأسس الأرشيفية المقبولة وخاصة مبدأ المنشأ (1).









(1) جمال، إبراهيم، الخولي فهرسة الوثائق الأرشيفية . الإسكندرية: دار الثقافة العلمية ، 2000.ص.3.
المبحث الثاني: أشكال ، أنواع وأقسام الأرشيف.
المطلب الأول: أشكال الأرشيف:
يتواجد الأرشيف على عدة أشكال منها :
1- الأرشيف الورقي : وهو الأرشيف المسجل على الورق في جميع الميادين ومختلف التخصصات .
2- الأرشيف السمعي البصري: وهو عبارة عن سجلات صوتية أو مرئية ، وهو أيضا تراكم للصور الفوتوغرافية بما فيها الملونة وغير الملونة .
3- الأرشيف الإلكتروني: وهو الأرشيف المسجل على أوعية إلكترونية مما يستلزم اللجوء إلى وسائل تكنولوجية لقراءتها والاستفادة منها.
المطلب الثاني: أنواع الأرشيف:
للأرشيف عدة أنواع :
1- الأرشيف الإداري : هو الأرشيف المتعلق بالأفراد أو المؤسسات المعنوية والذي يحمل بيانات عامة وخاصة ويضم أيضا مختلف الوثائق التي تنتجها الهيئات الرسمية ، كالوزارات والجماعات المحلية ومختلف المؤسسات وهذا الأرشيف فاقد لأي قيمة علمية أو تاريخية لأنه لا يزال في عهد الإدارة المنتجة .
2- الأرشيف القضائي: ويضم ما يلي :
- أرشيف القضاء والقضاة .
- وثائق المحاكم والمجالس القضائية .
- وثائق وزارة العدل والهيئات التشريعية .
3- الأرشيف السياسي: ويضم ما يلي :
- وثائق الأحزاب والجمعيات .
- ملفات رجال السياسة .
- وثائق المعاهدات والاتفاقيات المبرمة بين الدول (1).


(1) واضح ، محمد الخطوات العلمية لمعالجة الأرشيف. مذكرة تخرج . سطيف ،2011 . ص . 5 .
4- الأرشيف العسكري: أول خاصية نجدها في الأرشيف العسكري هي السرية حيث يضم المعاهدات العسكرية التي لا يمكن لأي كان الإطلاع عليها إلا بموافقة المؤسسة العسكرية .
5- أرشيف الآداب والفنون : يضم هذا النوع من الأرشيف كافة الوثائق التي لها علاقة بالحركة الثقافية والأدبية ونشاط الأدباء والنقاد ورؤساء الجمعيات ذات الطابع الثقافي ، والنوادي الفنية والمؤسسات الأدبية ، وتشمل أيضا : المسرح ، السينما ، الغناء والفن التشكيلي .
المطلب الثالث: أقسام الأرشيف:
1- من حيث الملكية :
يتبادر إلى ذهننا كلمة ملكية فالملك هي سلطة التملك أو الحرية الذاتية للتصرف في شيء يعود إلى أفراد أو جماعة مشتركة لكن للملكية قوانين وتشريعات تحددها المادة 674 من القانون المدني الجزائري بأنه : حق المنتج والمتصرف في الأشياء بشرط أن لا يستعملها استعمالا تحرمه القوانين والأنظمة ، وينقسم الأرشيف من حيث الملكية إلى قسمين :
1-1- الأرشيف العام أو العمومي :
وهو ما تنص عليه المواد الواردة في القانون الجزائري رقم 88/09 المؤرخ في 26 جانفي 1988 المتعلق بالأرشيف الوطني .
المادة 5 : يتكون الأرشيف العمومي من الوثائق التاريخية ومن الوثائق التي تنتجها أو تسلمها هيئات الحزب ، الدولة ، الجماعات المحلية ، المؤسسات والهيئات العمومية .
المادة 6 : يكون الأرشيف العمومي غير قابل للحجز أو التصرف فيه أو تملكه بالتقادم إذا ثبت أن الأرشيف الذي يحوزه أشخاص طبيعيون أو معنويون ذا مصدر عام تسترده الدولة في أي وقت .
المادة 7 : تلتزم الهيئات المذكورة في المادة الثالثة من هذا القانون بمباشرة أعمالها تحت تعليمات المؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني وتوجيهاتها وبعملية إعداد الوثائق للحفظ المؤقت.
المادة 8 : عند انتهاء مدة استعمالها من طرف الهيئات العمومية المذكورة في المادة الثالثة من هذا القانون ، تكون الوثائق المنتجة أو المستلمة موضع فرز لاختيار ذات الفائدة الأرشيفية . تكون الوثائق المخصصة للإقصاء و كيفية الإقصاء محددة بالاشتراك مع الهيئة المعينة والمؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني . تدفع وجوبا الوثائق التي تحتوي على فائدة أرشيفية للمؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني (1).

(1) القانون 88-09 المؤرخ في 26 جانفي 1988 المتعلق بالأرشيف الوطني.
المادة 9 : إن دفع أرشيف الهيئات العمومية المذكورة في المادة الثالثة من هذا القانون ، يتم أمام المؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني عندما تصبح الوثائق غير ضرورية للهيئة المعينة . يتم الدفع خلال سنتين بعد انقضاء الأجل القانوني للحفظ .
المادة 10 : يتم فتح الأرشيف العمومي للإطلاع بحرية ومجانا بعد 25 سنة من إنتاجه . غير أنه ومن أجل حماية السيادة الوطنية والنظام العام وشرف العائلات فإن الإطلاع على بعض الوثائق لا يتم إلا بعد انقضاء الأجل المحدد على النحو التالي :
- 50 سنة ابتداء من اختتام القضايا المطروحة أمام القضاء وليست لها صلة بالحياة الخاصة للأفراد .
- 60 سنة ابتداء من تاريخ السند ، بالنسبة للوثائق التي تهم أمن الدولة أو الدفاع الوطني وستحدد قائمة هذه الوثائق عن طريق التنظيم .
- 100 سنة ابتداء من تاريخ ميلاد الشخص ، بالنسبة للوثائق التي تحتوي على معلومات فردية ذات طابع طبي لاسيما الملفات التي تخص حياة الأفراد الخاصة .
المادة 11 : يتم الإطلاع على الأرشيف العمومي الذي يكون بطبيعته في متناول العامة دون أجل محدد .
1-2- الأرشيف الخاص:
المادة 12 : يتكون الأرشيف الخاص من الوثائق التي يحوزها الأشخاص أو العائلات أو المؤسسات أو المنظمات غير العمومية .
المادة 13 : يجب على كل مالك أو حائز لوثائق خاصة لها ، أو قابلة أن تكون لها أهمية دائمة ذات طابع تاريخي أو اقتصادي أو اجتماعي أو ثقافي ، أن يصرح بها للمؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني .
المادة 14 : تصنف الوثائق الخاصة التي تمثل فائدة أرشيفية باقتراح من المؤسسة المكلفة بالأرشيف بعد التحقيق في صحتها تعمل الدولة على دعم وحماية وحفظ الوثائق المذكورة التي تبقى ملكية خاصة ، وبإمكانها أخذ نسخة .
المادة 15: يكون لكل مالك أو حائز للأرشيف الذي يضعه بإرادته ، بصفة مؤقتة أو نهائية لدى المؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني ، الحق في أخد نسخة مجانا أثناء الأداء والإطلاع عليه بحرية في حالة إذا كان إيداع الأرشيف بصفة مؤقتة بإمكان المالك أو الحائز طلب السحب . فتح الأرشيف الخاص لإطلاع الغير يكون بترخيص من المالك أو الحائز(1) .

(1) القانون 88-09 المؤرخ في 26 جانفي 1988 المتعلق بالأرشيف الوطني.
المادة 16 : لا يمكن لمالك أو حائز الأرشيف أن يصدره أو ينقل الملكية أو الانتفاع أو الحيازة إلى شخص ذا جنسية أجنبية بدون الموافقة الكتابية من المؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني .
المادة 17 : تحتفظ الدولة بحق الرعاية لأغراض الصيانة في حالة ما إذا كانت ظروف الحفظ تعرض الأرشيف الخاص إلى أخطار التلف والتخريب . يبقى هذا الأرشيف مع ذلك ملكا للمواطن الذي بإمكانه طلب الاسترداد إذا أثبت أن شروط الأمن كافية لحفظه .
المادة 18 : لا يحق لهيئات القانون الخاص المذكورة في المادة الثالثة من هذا القانون أن تقدم على إتلاف أرشيفها بدون الموافقة الكتابية من المؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني .
2- من حيث النشاط :
إن تقسيم الأرشيفات يعتمد بالدرجة الأولى على ضخامة المجموعات الأرشيفية ودقة التنظيم فيها وكذلك يعتمد على عدد الموظفين العاملين في الأقسام والإدارات ، ومستواهم العلمي وخبراتهم المهنية ، والعصر الحاضر يتصف بأنه عصر التخصص ولهذا نرى الكثير من الدول المتقدمة في ميادين التنظيمات والإدارة الأرشيفية لجأت إلى اتخاذ الوسائل الأرشيفية المتخصصة وتشييد البنايات الواسعة حديثة الطراز ، للحفاظ على وثائقها مصنفة ومرتبة للوصول إلى الغاية والهدف المنشود من حفظ الوثائق، ومن أهم أنواع الأرشيفات النوعية :
الأرشيف التاريخي: ويضم كافة الوثائق المتعلقة بتاريخ القطر وفي كافة النواحي : السياسية الاقتصادية ، الاجتماعية ، الثقافية ، العسكرية وغير ذلك .في الآونة الأخيرة لم تعد هناك أهمية للأرشيف التاريخي فقد توزعت وثائقه على الأصناف الأخرى من الأرشيفات فكما هو معلوم أن كل من العلوم وكل نشاط من الأنشطة له تاريخ .
الأرشيف القضائي: ويضم وثائق وزارات العدل والمحاكم والهيئات التشريعية والقضائية وكذلك القوانين والأنظمة والمحاكم الخاصة، وما يتصل برجال القانون والقضاء وما إلى ذلك.
أرشيف الآداب والفنون: يمكن أن يضم كافة الوثائق التي تتصل بالحركة الثقافية في البلد ونشاط الجمعيات والمؤسسات الأدبية والثقافية ووثائق الشخصيات البارزة في ميادين الثقافة والشعر والأدب والصحافة الأدبية.
أما الأرشيف الفني يحتوي على وثائق المؤسسات والدوائر والجمعيات والنوادي الفنية ، وتشمل النشاطات الفنية كفنون السينما ، المسرح ، الغناء ، الموسيقى والفنون التشكيلية كالرسم والنحت والفخار وغير ذلك ، هذا بالإضافة إلى الأرشيف الذي يضم فنون العمارة والهندسة والبناء وما إلى ذلك (1).

(1) مالك ، محمد ، محجوب . إدارة الوثائق الأرشيفية . بيروت . دار الجيل ، 1992 . ص . 55.
3- من حيث العمر :
جاءت نظرية الأعمار الثلاثة للأرشيف للتعريف بدورة حياة الوثيقة منذ نشأتها حتى تحديد مصيرها أما بالحذف المؤبد كما تساعد على تحديد مكان حفظ الوثيقة من مرحلة إلى أخرى وينقسم عمر الوثيقة إلى ثلاث مراحل أساسية كما يشير المنشور رقم 01 المؤرخ في نوفمبر 1971 الصادر عن المديرية العامة للأرشيف الوطني الجزائري وذلك بغرض تسهيل التسيير الوثائقي إذ يميز بين ثلاثة أعمار للأرشيف وهذه المراحل والأعمار هي :
العمر الأول ( الأرشيف الجاري) :
وهو الوثائق المنتجة يوميا من طرف الهيئات والمؤسسات والمستخدمة في التسيير اليومي لها وتبدأ هذه المرحلة من ميلاد الوثيقة إلى إنهاء الهدف الذي أنتجت لأجله وعلى سبيل المثال هناك شؤون في طور البحث أو ملفات لم يتم دراستها أو قضايا مفتوحة . ويتم حفظ هذه الوثائق على مستوى المكاتب المنتجة لأنها ما تزال عرضة للاستخدام المتكرر كما يمكن أن تحفظ هذه الوثائق في محلات لا بد أن تكون قريبة بالمصلحة المعنية ومدة حفظها في تلك المحلات أو المكاتب لا تتجاوز الخمس (5) سنوات وهذه المدة لا يمكن أن تكون ثابتة لكل أنواع الملفات بل هناك حالات استثنائية كما هو الحال مثلا " بالنسبة لملفات الموظفين التي تبقى محفوظة حوالي أربعين (40) سنة ما يعادل مدة سلك مهني ."
العمر الثاني (الأرشيف الوسيط) :
يتكون من الوثائق التي فاقت مدة وجودها الخمس سنوات والتي يجري الإطلاع عليها من حين لآخر والتي انتهى اعتبارها كأرشيف جاري حسب جدول مدة حفظها من قبل الأشخاص أو الهيئات التي أنشأتها أو التي تحصلت عليها بعد هذه الفترة نقل أهمية الوثيقة ويصبح الرجوع إليها واستعمالها على فترات متقطعة ومتفاوتة أي نقل قيمتها الإدارية فتحفظ في مستودع خاص بالمؤسسة أو الفرع الإداري(مديرية ، مصلحة ...)أو في مكان تخصص بالحفظ المؤقت وذلك لآجال محددة مسبقا وعند إنهاء هذه الآجال يحدد ما إذا كانت هذه الوثائق ستحفظ نهائيا أي تنتقل إلى العمر الثالث (الأرشيف التاريخي) أو يتم حذفها بالتخلص منها لذلك فهذه المرحلة تعتبر المرحلة الحرجة في حياة الوثيقة الأرشيفية .
تبدأ هذه المرحلة منذ انتهاء النشاط الذي أنتجت من أجله الوثيقة أو الملف ، ويتكون من مجموعة الملفات التي تحولت إليها القيمة الأولية إلى قيمة قانونية أي أن هذه الوثائق في هذه المرحلة تناقصت لديها القيمة الإدارية ويسمى الأرشيف الوسيط لأنه يقع بين المرحلتين التاريخية والإدارية ويتم حفظ هذه الوثائق في مراكز الحفظ المؤقت وهي أكثر لوثائق حجما مما يجعلها على وجه الخصوص أكبر مصدر انشغال بالنسبة للمسيرين لأنها تطرح مشكلة الصيانة علاوة على مشاكل التصنيف والحفظ (1).
(1) المنشور رقم 3 . المؤرخ في 2 فبراير 1991 . الخاص بتسيير الوثائق الأرشيفية . ص . 2و3.
العمر الثالث (الأرشيف التاريخي) :
بعد إنهاء القيمة الإدارية للوثائق وبطريقة موازية تظهر لدى البعض منها قيمة تاريخية أو هذه الصفة لا تنطبق على كل الوثائق وإنما تلك التي تقرر حفظها أبديا بينما الباقي يتم حفظه ماديا بإحدى الطرق المتبعة ويقدر ما يحتفظ به من 5 إلى 10 بالمائة من جموع الرصيد وتدفع الوثائق ذات القيمة التاريخية إلى الأرشيف الوطني إلزاميا يجمع حوالي من 15 سنة إلى 20 سنة قبل المعالجة النهائية (1) .
ويشكل هذا العمر من أعمار الأرشيف المرحلة الثالثة في حياة الوثيقة الأرشيفية حيث يتكون من وثائق والتي تفوق مدة وجودها 15 سنة واتي أصبحت غير ضرورية لسير شؤون المصالح فإما أن تتلف أو تحول إلى دار الأرشيف التاريخي للحفظ الدائم إذا كانت لها قيمة دائمة أما مدة استبقاء الوثائق ففي هذا العمر فليس لها مدة محددة وإنما هي أبدية غير محددة .
ويتم حفظ الأرشيف التاريخي حفظا أبديا ف ظروف ملائمة حتى يستخدم للبحث فيما بعد إذ تم معالجته ووصفه وإعداد وسائل للبحث من خلاله إذ يعد إرثا ثقافيا وحضاريا للأمة(2) .













(1) سامح ، زينهم ، عبد الجواد . المكتبات والأرشيفات الرقمية: التخطيط والبناء والإدارة . القاهرة ، 2006.ص.83.
(2) جمال ، إبراهيم ، الخولي .الوثائق الإدارية بين النظرية والتطبيق . القاهرة : الدار المصرية اللبنانية ، 1993 . ص . 56 .
المبحث الثالث: فهرسة الوثائق الأرشيفية.
المطلب الأول: الفهرسة والوصف الأرشيفي:
الفهرسة هي أهم العمليات الفنية التي ينبغي أن تتم في دور الأرشيف لإتاحة محتوياته من الوثائق للباحثين ، حيث ينتج من خلاله مجموعة من وسائل البحث والتي تساعد في التعرف على مجموعات الوثائق المخزنة .
والفهرسة كعملية فنية تستخدم في المكتبات كما تستخدم في مصالح الأرشيف ، لأن الهدف منها إبراز الكيان الذاتي لأي مصدر معلومات حتى يتمكن الباحث من الاستدلال عليه والوصول إلى مكان حفظه ، وهو أمر مطلوب للكتاب وللوثيقة وبنفس الدرجة . إلا أن كثرة استخدام مصطلح الفهرسة في مجال المكتبات ، جعل كثيرا من الدارسين والمختصين غير المدققين يعتقدون أن عملية الفهرسة عملية خاصة بالكتب ومقتنيات المكتبات فقط .
ولقد انعكس هذا الوضع سلبا على النظرة العامة تجاه دراسة الوثائق ، وقد ساعد على تفاقم هذا الوضع عدم اهتمام المسؤولين لوحدة الوصف والمختصين في مجال الأرشيف بمتابعة ما يحصل من تطورات فنية على مستوى العالم .
وينبغي التنويه على أن مصطلح الفهرسة مصطلح غير متداول في مجال العمل الأرشيفي ، وإن كان مفهومه موجودا كإحدى العمليات الهامة في الأرشيف ، ويطلق عليها الوصف حيث يعمد بعض الباحثين إلى استخدام اللفظين أحيانا كمترادفين في نفس الوقت .
فالفهرسة والوصف في المكتبة ودار الأرشيف هما اسمان لمجموعة من الإجراءات الفنية المستندة إلى قواعد مقننة تهدف إلى تعريف الباحث بمحتوى المكتبة أو مصلحة الأرشيف عن طريق تقديم بعض المعلومات أو الأوصاف المادية الوصفية والموضوعية التحليلية ، وكذلك معلومات عن كيفية حفظ وترتيب المجموعات وأماكن وجودها والرموز التي يمكن من خلالها استرجاع أي منها بما يعرف برقم الطلب أو الاسترجاع أو الإرجاع .
وتستند عملية الوصف الأرشيفي على مبادئ محددة هي : مبدأ الأصل والمنشأ ، مبدأ احترام الرصيد ومبدأ التسلسل لوحدات الوصف ، كما تعتمد عملية الوصف الأرشيفي على اختيار وحدات ذات مستويات معينة (المفردة ، الملف ، السلسة الفرعية ، السلسة المتكاملة ... .) لتكون هي أساس الوحدة في الفهرس ومن ثم تتفاوت الفهارس وفقا لوحدة الوصف المعتمدة للفهرس(1).


(1) جمال ، إبراهيم ، الخولي فهرسة الوثائق الأرشيفية . الإسكندرية : دار الثقافة العلمية ، 2000 . ص.5-8.
المطلب الثاني: التقنين الدولي للوصف الأرشيفي:
1- تعريف التقنين الدولي للوصف الأرشيفي :
تم إعداد التقنين العام والدولي للوصف الأرشيف من قبل المجلس الدولي للأرشيف واعتمادا على اللجنة الخاصة بتقنيات الوصف بمدريد في جانفي 1993 على ضوء الملاحظات التي وردت من كافة أنحاء العالم .
يهدف التقنين العام والدولي للوصف الأرشيفي إلى توفير وتأليف وصفات منسجمة وواضحة من أجل تسيير البحث وتبادل المعلومات حول الأرشيف وهذا باستعمال معطيات متفق عليها وهذا يتوقف على المبادئ التالية :
- احترام الرصيد .
- الوصف متعدد المستويات .
- عدم تكرار المعلومات بمعنى تحقيق رابط تسلسلي للوصفات بالتدرج من العام إلى الخاص(1).
2- قواعد التقنين الدولي للوصف الأرشيفي والهدف منها :
يعتمد التقنين العام والدولي للأرشيف على قواعد عامة والتي تم تصميمها بكيفية تجعلها تنطبق على كل المواصفات لوثائق الأرشيف مهما كان نوعها ووعاءها وحجم وحدة الوصف .
تمكن هذه القواعد من تحديد كيفية موحدة ومقننة ل 26 عنصر التي تشملها عناصر البحث ، ولقد تم تحديد الهدف من هذه القواعد بأنها :
تكفل إنشاء أوصاف ثابتة وملائمة ، وتفسر نفسها بنفسها . بمعنى أن هذه القواعد تتضمن عناصر للوصف مفهومة وواضحة ، كما أنها تقدم نوعا من التوحيد ، فلا يختلف تفسيرها أو معناها من أرشيف لآخر .
تيسر استرجاع وتبادل المعلومات الخاصة بالمادة الأرشيفية . ومعنى هذا أنه مادامت عناصر الوصف موحدة عالميا ومفهومة في كل مكان ، فإن من السهل تداولها واستخدامها في التعاون والتبادل الإعلامي بين مصالح الأرشيف المختلفة ، حيث يؤدي تطبيقها إلى خلق لغة مشتركة .
تمكن من تقسيم بيانات المسؤولية . والمعنى أن هذه القواعد بما تحويه من تفصيل لعناصر الوصف ، تساعد في زيادة تحقيق الوثيقة أو المجموعة باستخدام ما يناسبها من حالات الوصف الخاصة بكل عنصر على حدة(2).

(1) المقرر الدراسي لطلبة المعهد الوطني المتخصص في التكوين المهني– قاسم الشريف – تخصص التوثيق والأرشيف.2012.
(2) جمال ، إبراهيم ، الخولي فهرسة الوثائق الأرشيفية . الإسكندرية : دار الثقافة العلمية ، 2000 . ص.20-21.
المطلب الثالث: حقول وعناصر الوصف في التقنين:
تضم قواعد التقنين الدولي للوصف الأرشيفي 26 عنصرا قسمت على ستة (6) حقول كما يلي :
1- حقل بيان الهوية (حيث تنقل المعلومات الأساسية لتحديد هوية وحدة الوصف ) . ويتضمن هذا الحقل العناصر التالية :
- رمز أو رموز الإرجاع .
- العنوان.
- تاريخ أو تواريخ المادة في وحدة الوصف.
- مستوى الوصف .
- مدى وحدة الوصف .
2- حقل السياق ( حيث نتقل معلومات عن منشأ ومصير وحدة الوصف ) . ويتضمن هذا الحقل العناصر التالية :
- اسم المنشأ .
- التاريخ الإداري أو الوصف .
- تواريخ تركيم وحدة الوصف .
- تاريخ الوصاية .
- المصدر المباشر للاقتناء .
3- حقل المحتوى والبنية ( حيث تنقل المعلومات الخاصة بالمحتوى الموضوعي وترتيب وحدة الوصف ). ويتضمن هذا الحقل العناصر التالية :
- المجال والمحتوى .
- التقييم والإهلاك والجدولة .
- التركيمات .
- طريقة الترتيب .
4- حقل شروط الإتاحة والاستخدام (حيث تنقل المعلومات الخاصة بإتاحة وحدة الوصف ). ويتضمن هذا الحقل العناصر التالية :
- الوضع القانوني .
- شروط الإتاحة(1).

(1) جمال ، إبراهيم ، الخولي فهرسة الوثائق الأرشيفية . الإسكندرية : دار الثقافة العلمية ، 2000 . ص.25-32.
- حق النشر والاستنساخ .
- لغة المادة
- الخصائص المادية .
- وسائل الإيجاد .
5- حقل المواد المتصلة ، أو ذات الصلة أو العلاقة ( حيث تنقل المعلومات الخاصة بالمواد التي لها علاقة مهمة بوحدة الوصف ). ويتضمن هذا الحقل العناصر التالية :
- مكان الأصول .
- وجود النسخ .
- وحدات الوصف ذات العلاقة .
- تبصرة النشر .
6- حقل التبصرات ( حيث يمكن نقل المعلومات ذات الخصوصية والمعلومات التي يصعب احتواؤها في أي من الحقول الأخرى ) . ولا شك أن وجود هذا الحقل يعطي للمفهرس المرونة في إضافة ما يراه من تفاصيل تعين الباحثين ، ولا يوجد لها مكان في الحقول الأخرى .
ومما تجدر الإشارة إليه أن كل قاعدة من قواعد هذا التقنين تتكون في صياغتها من :
- اسم عنصر الوصف الذي تحكمه القاعدة .
- بيان الغرض من وجود هذا العنصر في الوصف .
- بيان القاعدة أو القواعد العامة القابلة للتطبيق على العنصر .
- أمثلة توضح كيفية تنفيذ القاعدة أو القواعد عند إمكانية التطبيق(1).








(1) جمال ، إبراهيم ، الخولي فهرسة الوثائق الأرشيفية . الإسكندرية : دار الثقافة العلمية ، 2000 . ص.32.

[عادل حوة]

ياجماعة الخير كاش مذكرة تخرج تقني سامي في التوثيق والأرشيف وجزاكم الله ألف خير

[boudkhil93]

اريد منكم مذكرات مذكرات التخرج تقني سامي في الارشيف والتوثيق في اقرب الاجال من فضلكم

[amar dudou]

اجماعة الخير كاش مذكرة تخرج تقني سامي في التوثيق والأرشيف وجزاكم الله ألف خير

[حقول الياسمين]

من لديه معلومات عن تخصص حفظ البيانات : دروس - .............................

[boussaliaa]

شكرا جزيلا على هذه المعلومات القيمة.

[boussaliaa]

نريد الجديد دوما في مجال الارشيف و التوثيق .