علامات الترقيم و الاختصارات المستخدمة في الفهرسة :
1- استخدام #الفاصلة ( ، ) في اللغة العربية ( و ) في اللغات الأوربية وتستخدم :
- بين اسم الناشر وتاريخ النشر دار المعارف ، 1967م .
- بين التواريخ المختلفة في حقل النشر والتوزيع 1976،1977م .
- بين الأقسام المختلفة للتعداد في حقل الوصف المادي
أ-ج ، 259 ، 27ص
- بين اسم العائلة او اسم الشهرة للمؤلف وبقية مقاطع الاسم
ابن سينا ، الحسين بن عبد الله .
- بين الكلمات او الجمل القصيرة المكونة للعنوان نفسه او العنوان الأخر:
الفهرسة : فلسفتها ، أسسها ، تطبيقاتها .
- تسبق (تدمد) في حقل السلسلة .
( مطبوعات ، المجلس الأعلى لرعاية الفنون ، تدمد 1108-3065) .
- في بيان الطبعة عند وجود أكثر من صفة للطبعة :
ط جديدة ، مراجعة منقحة .
ط3 ، ط2 (مصححة) .
2- استخدام #الفاصلة #المنقوطة ( ؛ ) وتستخدم في الحالات التالية :
- للفصل بين النوعيات المختلفة في بيان المسؤولية .
تأليف محمد علي محمد ؛ تحقيق عبد السميع محمد احمد .
- بين المادة التوضيحية والحجم في الوصف المادي .
ايض ؛ 25سم .
- بين عنوان السلسلة ورقمها
( سلسلة دراسات في المحاسبة ؛ 5 ) .
- بين مكانين او اكثر من أماكن النشر في حقل النشر .
لندن ؛ نيويورك .
- بين مكان نشر واسم ناشر أول ومكان نشر واسم ناشر ثان .
القاهرة : دار المعارف ؛ بيروت : دار العلم للملايين .
- قبل تتابع جديد من الترقيم بالنسبة للمسلسلات
مج1،ع1(نوفمبر1943)- مج10،ع12 (يونيه 1953م)؛ رقم(يوليه1974).
3- استخدام #النقطة ( . ) : وتستخدم في الحالات التالية :
- بعد الانتهاء من حقل بيانات النشر .
القاهرة : دار النهضة العربية ، 1975م .
- بعد انتهاء كل تبصرة في حقل الملاحظات .
عنوان الغلاف .
يشتمل على كشاف .
- بعد انتهاء كل مدخل في حقل المتابعة .
الاجتماع (علم) . أ- العنوان . ب- السلسلة .
- بعد الاختصارات وفقا للاستخدام الشائع في اللغة .
(د.ن.) للإشارة إلى دون ناشر .
- بين الرؤوس الفرعية لمدخل هيئة .
مصر . وزارة الزراعة .
- بعد انتهاء فقرة المدخل.
محمد حسين هيكل .
- بعد الحجم في حقل الوصف المادي عندما لا يوجد بيان المادة المصاحبة او حقل السلسلة .
250ص ؛ 25سم .
4- استخدام #الشارحة ( : ) وتستخدم في الحالات التالية :
- قيل العناوين الأخرى .
المحاسبة : دراسة تطبيقية .
- بين اسم مكان النشر واسم الناشر .
القاهرة : دار الشروق .
- بين عدد الصفحات والمادة التوضيحية في حقل الوصف المادي .
520ص : ايض .
5- استخدام #النقطة و#الشرطة ( . - ) وتستخدم في الحالات التالية :
- قيل حقل الطبعة .
تأليف عبد الحميد عز الدين . - ط2
- قبل مكان النشر .
ط4 . – القاهرة :
- بعد حقل الوصف المادي ( عندما يكون هناك حقل سلسلة ) .
26سم . – ( أقرأ ؛ 10 )
6- استخدام الهلاليتان ( ) :
- للاشتمال على بيانات الطبع
( القاهرة : مطبعة الاعتماد ، 1967م )
- للاشتمال على حقل السلسلة .
( المكتبة الثقافية ؛ 25 )
- للإشارة إلى العدد الكلي للصفحات في عمل متعدد المجلدات متصل الترقيم 3مج ( 1269ص )
7- استخدام الشرطة ( - ) :
- في تبصرة الرسائل الجامعية .
رسالة ماجستير – جامعة القاهرة .
1- #الشرطة المائلة ( / ) وتستخدم في الحالات التالية :
_ بعد العنوان وقبل بيان المسؤولية .
مقدمة في علم الاجتماع / محمد عاطف غيث .
2- علامة التساوي ( = ) :
- قبل العنوان الموازي في حقل العنوان .
التصنيف = Classification
3- علامة ( + ) وتستخدم :
- للفصل بين الحجم والمواد المصاحبة .
30سم + أطلس .
4- #علامات____ الاستفهام ( ؟ ) وتستخدم :
- عند الشك في أحد البيانات .
[ 1970 ؟ ] .
5- #المعقوفتان او القوسان المربعان [ ] وتستخدم :
- لاحتوائها على البيانات التي أخذت من غير مصدرها المحدد .
[ القاهرة ] .
6- علامة #الحذف ( … ) وتستخدم :
- للإشارة إلى حذف جزء غير مهم من عنوان طويل .
الفهارس بمكتبات الجامعات الثلاث بالقاهرة …
- في بيان المسؤولية عندما يكون هناك أكثر من ثلاثة مؤلفين .
السلوك الإجرامي / تأليف احمد محمد خليفة … [الخ] .
د- مصادر المعلومات :
تؤخذ بيانات الوصف الببليوجرافي المطلوب تناولها في بطاقة الفهرسة من مصادر محددة تؤخذ وفق ترتيب تفاضلي وذلك على النحو التالي :
1- صفحة العنوان او بديل صفحة العنوان : وهي المصدر #الرئيسي او الأساسي للمعلومات .
2- بقية أقسام الكتاب او العمل الثقافي وتشمل : المقدمة او التمهيد او الملاحق او الغلاف او الكعب .
3- الصفحات التمهيدية الأخرى ، وصفحة العنوان المجزأ ، الخواتم .
4- من خارج المادة مثل : المراجع والمصادر ، الببليوجرافيات ، قوائم الناشرين ، المصادر المختلفة .
وتؤخذ بيانات كل حقل من المصدر الرئيسي للمعلومات وان أي معلومات يحصل عليها المفهرس من غير المصدر الرئيسي تحصر بين معقوفتين [ ] أما المصدر الأساسي الأول لاستقاء المعلومات الخاصة بكل حقل فهو كما يلي :
- حقل العنوان وبيان المسؤولية : يؤخذ من صفحة العنوان او بديل صفحة العنوان .
- حقل الطبعة : يؤخذ من صفحة العنوان او بديل صفحة العنوان .
- حقل النشر : يؤخذ من صفحة العنوان او بديل صفحة العنوان والصفحة التمهيدية وصفحة الخاتمة .
- حقل التوريق : يؤخذ من المطبوع نفسه .
- حقل السلسلة : يؤخذ من أي مكان في المطبوع .
- حقل الرقم المعياري وحقل الملاحظات : يؤخذ من أي مكان في المطبوع .