طلب مذكرة تخرج حول السكريتاريا

[adel_phone]

السلام عليكم
اعضاء منتدى الجلفة الكرام
اريد مساعدة عااااااجلة
في توفير مذكرة حول السكرتارية
وشكرا

[طالب مصطفى]

السلام عليكم اخاني ارجو منكم مساعدتي في اجاد عناوين مذكرات في اختصاص سكرتاريا

[محب بلاده]

https://www.cfpdz.com/vb/showthread.php?t=4702

[ريماس ميرال]

سلام أنا سهير طالب في معهد تخصص سيكريتاريا

[ريماس ميرال]

سلام انا سهير أدرس سيكريتارية مديرية أبحث عن مذكرة تخرج

[halimatoun]

أنا طالبة سنة ثانية سكريتاريا . أبحث عن عناوين لمذكرات تخرج ٱو نماذج .شكرا

[اية الرحمة]

سلام عليكم ارجو مساعدتي في مذكرة التخرج اختصاص سكرتاريا

موضوع المذكرة السكرتارية العامة ارجو الرد بسرعة وشكرا مسبقا

[بوساحه]

طلب مذكرة تخرج تقني سامي سكرتارية ارجو المساعدة

[almohib]

شكرا اخي الكريم على المجهود

[Estrada]

إذا أمكن مساعدكم في عناوين مذكرات تخرج ها هم :
1 - دور السكرتيرة في الإستقبال و التوجيه
2 - أسس السكرتارية و حفظ الملفات
3 - مبادىء و معيقات الأمانة في تسيير الإدارة
4 - دور التكوين في تنمية مهارات السكرتيرة
5 - دور السكرتارية في القيادة و الإتصال

أرجو أني إستطعت مساعدتكم في هاته 5 عناوين للمذكرات خاصة بالسكرتارية

[Imene bouri]

اريد مدكرة تخرج حول دور السكرتارية في القيادة والاتصال

[Imene bouri]

دور اايكرتارية في القيادة والاتصال

[Estrada]

لا توجد مذكرة بهاذ العنوان عندي
يوجد دور السكرتير في الاستقبال و التوجيه

[ثائر جزائري]

أولا - مفهومُ السكرتاريةِ :


مَا هِي السكرتاريةُ؟

إذا عبّرنا عنِ السكرتاريةِ بأنها تتناولُ العملياتِ المكتبيةَ اللازمةَ لتنفيذِ خطةِ العملِ لتحقيقِ الكفايةِ الإداريةِ في مختلفِ الوحداتِ التنظيميةِ للمشروعِ؛ فنجدُ أنَّ الأعمالَ المكتبيةَ قاسمٌ مشتركٌ؛ فهي تقومُ بدورٍ مساعدٍ بين جميعِ الإداراتِ والأقسامِ التي تقومُ بالأعمالِ الفنيةِ أوِ الإداريةِ. وتقومُ السكرتاريةُ العامةُ في المشروعِ بإدارةِ وإنجازِ الأعمالِ المكتبيةِ اللازمةِ لتنفيذِ خطةِ العملِ في سبيلِ تحقيقِ الأهدافِ المنشودةِ.


أصلُ التسميةِ

ترجعُ تسميةُ «سكرتارية» إلى كلمةِ "Secret" ذاتِ الأصلِ اللاتيني بمعنَى «سرّ»؛ مِما يشيرُ إلى أهميةِ الأعمالِ المكتبيةِ، وما يجبُ أن يتوافرَ في القائمينَ بهذه الأعمالِ من صفاتِ الصدقِ، والأمانةِ، والإخلاصِ، وكتمانٍ لأسرارِ العملِ.


السكرتاريةُ الخاصّةُ

يدخلُ في إطارِ المفهومِ العامِّ للسكرتاريةِ العامةِ أحدُ أقسامهَا وهو «السكرتاريةُ الخاصةُ»، وهي تعني كل ما يساعدُ المديرَ على إنجازِ مهامهِ الوظيفيةِ على أكمل وجهٍ، وفي أقلِّ وقتٍ ممكنٍ، ويحوي هذا أيضًا «السكرتاريةَ المتخصصةَ» والتي تعني وتهتمّ بالمسائلِ الفنيةِ ذاتِ الصبغةِ التخصصيةِ، والتي يقتضِي طبيعةُ وحجمُ المشروعِ تواجدَها لتحسينِ مستوَى الأداءِ، وسرعةِ الإنجازِ، وتحليلِ المشكلاتِ، وتطويرِ خطةِ العملِ، وتوضيح الرؤيا للقائمين على الإدارةِ فيما يختصُّ بالمعلوماتِ التي تعبرُ عن الأحوالِ الداخليةِ للمشروعِ، والأحوالِ الخارجيةِ لبيئةِ العملِ.



تعريفُ الأمينِ أَوِ السكرتيرِ

يمكنُ النظرُ إلى الأمينِ على أنه بمثابةِ المساعدِ الإدارِيِّ الكتابِيِّ للإدارةِ أو الشريكِ الصغيرِ لها في مباشرتِهِ لمهامِّهَا الإداريةِ، إذ أنَّ الأمينَ في مركزٍ خاصٍّ للثقةِ والمسئوليةِ بحكمِ معرفتِهِ للأعمالِ الداخليةِ في المكتبِ بغيرِ موانعَ أو حدودٍ؛ وبالتالي يكونُ في مقدورِهِ أنْ يتناولَ التفاصيلَ الدقيقةَ القليلةَ الشأنِ، أو بالأحرَى ذلك الطوفان من الأعمالِ اليوميةِ بالمكاتبِ اعتمادًا على مقدرتِهِ ومهارتِهِ الذاتيةِ أو بحكمِ نصائحَ وتوجيهاتٍ وإرشاداتٍ منَ الرئيسِ أو المديرِ.


من واجباتِ ومهامِّ السكرتيرِ

عندما يقومُ الأمينُ أو السكرتيرُ بمثلِ هذه الأعمالِ؛ فإنَّ الرئيسَ أوِ المديرَ يستطيعُ أن يتحررَ من مهام كثيرةٍ كان من الممكنِ أن تضيعَ وقتَهُ الثمينَ فيما لا طائلَ منه، بل وتطغَى على مهامِّهِ الكبرَى ذاتِ الشأنِ والخطرِ خاصةً في تحديدِ الاستراتيجياتِ، ورسمِ السياساتِ، والتنظيمِ، والتخطيطِ، وتقييمِ الأداءِ. ومنَ المألوفِ إذًا أنْ يظلَّ الأمينُ يوميًّا على اتصالٍ بفئاتٍ شتى منَ الزائرينَ وأصحابِ الحاجاتِ، من خلالِ أسلاكِ الهاتفِ، أوِ اللقاءاتِ الشخصيَّةِ؛ لذلكَ فإن عليهِ مسئولية تلطيفِ لهجةِ المكاتباتِ، واللباقة في الحوارِ، والحفاظ على استمرارِ المودّةِ والعلاقاتِ الطيبةِ مع هؤلاءِ الزائرينَ، فلا غرابةَ إذًا أن تكونَ مناصبُ الأمانةِ العامّةِ أكثر الوظائفِ المكتبيةِ أرستقراطيةً.


أوضاعُ السكرتاريةِ

تختلفُ أوضاعُ السكرتاريةِ العامّةِ من منظمةٍ لأخرى، ويتوقفُ ذلك عَلَى: حجمِ المنظمةِ، وعددِ العاملينَ في المكاتبِ، وأنماطِ الأعمالِ، والنوعياتِ الشخصيَّةِ للعاملينَ، والمهامِّ والاختصاصاتِ التي يباشرهَا أولئك المسئولونَ الذينَ يستعينون بِخِدماتِ السكرتاريةِ وصولاً إلى تحسينِ الأداءِ. نستخلصُ من ذلك أنه من الصعبِ تعريفُ السكرتاريةِ تعريفًا جامعًا، غيرَ أنه منَ الممكنِ تعريفُها وظيفيًّا من خلال السردِ التفصيليِّ العريضِ لصورِ المهامِّ والواجباتِ التي يسندُ بها للسكرتاريةِ حتى يمكنَ تسييرُ العملِ بكفاءةٍ واقتدارٍ، والحفاظُ على الصورةِ اللائقةِ للمنظمةِ في أذهانِ الجماهيرِ الخاصةِ والعامّةِ.





ثانيا ً - التخصصُ والتميزُ :


التخصصُ

منَ الضروري للسكرتيرِ الطموحِ أن يحسّنَ من مستواهُ التعليميِّ والثقافِيِّ بالحصولِ على المؤهلاتِ العاليةِ حتى تتهيأَ له الصلاحياتُ للإفادةِ من أيةِ برامجَ تدريبيةٍ متفوقةٍ ومتقدمةٍ فيما بعدُ، ومنَ الأفضلِ أن يجيدَ المقبلُ على العملِ في مجالِ السكرتاريةِ إحدى اللغاتِ الأجنبيةِ الحيةِ على الأقلِّ بجانبِ اللغةِ العربيةِ.

الثقافةُ القانونيةُ للسكرتيرِ

في مجالِ السكرتاريةِ المتخصصةِ، من المفيدِ للسكرتيرِ أن ينمي ثقافتَهُ القانونيةَ عند العملِ في المجالاتِ القانونيَّةِ، وعلومِ الطبِّ والصّحّةِ في المجالاتِ الطبيَّةِ... إلخ. وذلكَ إلى جانبِ الثقافةِ المحاسبيةِ والإداريةِ؛ حتى يصبحَ لديه الألفة بنظامِ التأمينِ والمحاسبةِ في المنشأةِ، وعليه أن يتفهمَ الاصطلاحاتِ الفنيةَ والعلميةَ في مجالاتِ السكرتاريةِ العلميةِ والهندسيةِ. وفي مجالِ التربيةِ والتعليمِ يجدرُ بالسكرتيرِ أن يكونَ مزيجًا منَ المعلّمِ والإدارِيِّ والسكرتيرِ وخبيرِ العَلاقاتِ العامّةِ.


علومُ الإدارةِ والاقتصادِ وأهميتُهُمَا للسكرتيرِ

يعتبرُ الإلمامُ بعلومِ الإدارةِ والاقتصادِ والمحاسبةِ في المؤسساتِ الماليةِ والمحاسبيةِ من ألزمِ الأمورِ. وجديرٌ بالذكرِ أن العملَ في أيٍّ من مجالاتِ السكرتاريةِ المشارِ إليها يستلزمُ ركيزةً طيبةً من المعرفةِ بالعلاقاتِ الإنسانيةِ، إذ لا غنى عنها سواء بالنسبةِ للسكرتيرِ القانوني الذي يفرضُ عليه واجبُهُ التعرفَ على متاعبِ العملاءِ والمشاركةِ الوجدانيةِ لهم في السراءِ والضراءِ، وبالمثلِ مَعَ السكرتيرِ الطبيِّ، إذ أنه من الطبيعي أن يكونَ إنسانًا لينَ الجانبِ، رحيمًا وليس فظًّا غليظَ القلبِ.


تنوعُ اهتماماتِ السكرتاريةِ

ويجدرُ بالسكرتيرِ الهندسِيِّ أن يفكرَ تفكيرًا علميًّا أو هندسيًّا وينظرَ إلى الأمورِ والمشكلاتِ بعينٍ خبيرةٍ وبصيرةٍ تكشفُ عنِ التخصصِ وسعةِ الإدراكِ. أما السكرتيرُ التربويُّ التعليميُّ، فإن نجاحَهُ يقترنُ باهتماماتِهِ بالأطفالِ، ودرايتِهِ باهتماماتِ المعلمينَ. والسكرتيرُ الماليُّ أو المحاسبيُّ، فيجبُ أن يكونَ لديهِ القدرة على استيعابِ نظمِ المحاسبةِ والأساليبِ الرياضيةِ والإحصائيةِ حتى يجدَ لذةً في عملِهِ، وينعمَ بتقديرِ وإعجابِ رؤسائِهِ.


ثالثا ً - مهامٌّ مكتبيةٌ هامّةٌ للسكرتيرِ :



تلقَ ما يُملَى عليكَ كتابةً

يجبُ أنْ يكونَ السكرتيرُ على أهبةِ الاستعدادِ دائمًا للاستجابةِ الفوريةِ عندما يُستدعَى لمكتبِ رئيسِهِ، وتكونُ معَهُ الأدواتُ المكتبيةُ اللازمةُ لتعينَهُ على تلقي ما يُملى عليهِ بسرعةٍ، وجديرٌ بالذكرِ أنَّ تلقي الإملاءاتِ ليس بالأمرِ السهلِ، فهو ليس سوى وسيلة إلى غايةٍ تتمثلُ في إعدادِ محرراتٍ دقيقةٍ يمكنُ الاطمئنانُ إلى تصديرِها بالبريدِ، على أن يكونَ معلومًا أن أيَّ خطأٍ - سواء من إملاءِ الرئيسِ أو من غيرِ ذلك - يصبحُ خطأَ السكرتيرِ شخصيًّا. كما أن المراسلاتِ، والمذكراتِ، والتقاريرَ التي تصدرُ بالبريدِ أو أيةِ وسيلةٍ أخرى، تعبّرُ عنِ المنظمةِ، ويفرضُ ذلك على السكرتيرِ أن يعنَى بكتابتِها على الآلةِ الكاتبةِ أوِ الحاسبِ الآلِيِّ بشكلٍ جذابٍ خالٍ من الأخطاءِ اللغويةِ والفنيةِ. ويؤكدُ ذلك أهميةَ إجادة اللغاتِ، فضلاً عنِ المهارةِ في التعاملِ مع الأدواتِ الحديثةِ للإملاءِ والمهارةِ في استخدامِها.


إعدادُ وتهيئةُ الرسائلِ للتصديرِ بالبريدِ

إنَّ الانطباعَ الأوّلَ عنِ المراسلاتِ يظلُّ عادةً ماثلاً في الأذهانِ لأمدٍ طويلٍ، بل وحتى قبلَ الشروعِ في القراءةِ، وتجدرُ الإشارةُ إلى أن المراسلاتِ التي تنسقُ جيدًا وتكتبُ على الآلةِ الكاتبةِ أو الحاسبِ الآلِيِّ وفقًا للأصولِ الفنيةِ، أو بخطِّ اليدِ الحسنِ تخلقُ انطباعًا طيبًا وتهيئُ دافعًا قويًّا ومشجعًا لقراءتِهَا بعنايةٍ واهتمامٍ. أما الرسائلُ السيئةُ، فإن شكلَها القبيحَ يخلقُ انطباعًا ليس في صالحِ المنظمةِ، ويسيءُ إلى سمعتِها بغيرِ موجبٍ. على أنه منَ الممكنِ إعدادُ وتنسيقُ المراسلاتِ بصورةٍ لائقةٍ، وتحقيقُ ملاءمتِها لطبيعةِ العملِ ومكانةِ الرئيسِ أو المديرِ من حيثُ نوعيةِ الورقِ، وتصميمِ الرسالةِ، وعرضِ مادتِها بلغةٍ مفهومةٍ وتبويبٍ جذابٍ، بالخبرةِ وتنميةِ المهارةِ المطلوبةِ.


إنشاءُ وتحريرُ الرسالةِ

إنَّ المقدرةَ الإنشائيةَ التي تتيحُ للأمينِ أن يردَّ على الرسائلِ دونَ الحاجةِ لإملاءٍ من قِبلِ الرئيسِ أو المديرِ سواء كانتِ المراسلاتُ روتينيةً أو هامةً، تجعلُ الأمينَ يحظى بثقةِ الرئيسِ أو المديرِ.


تدوينُ الأوراقِ الخاصّةِ بالعملِ

يجبُ كتابةُ الأوراقِ الخاصّةِ بالعملِ والبحثُ عن المادةِ اللازمةِ للكتابةِ، حيثُ يقومُ السكرتيرُ بالكتابةِ على الآلةِ الكاتبةِ أو الحاسبِ الآلِيّ من واقعِ مسوداتٍ كاملةٍ، وفي بعضِ الأحيانِ يكونُ عليه أن يبحثَ عنِ المادةِ التي تكتبُ من خلال الملفاتِ المختلفةِ والمجلاتِ، والرجوعَ إلى الكتبِ في المكتبةِ؛ ولذلكَ فإنه يجبُ على السكرتيرِ أن يجعلَ من الآلةِ الكاتبةِ أو الحاسبِ الآلِي أداةً في إعدادِ المادةِ التي توزعُ في جميعِ أنحاءِ المكاتبِ المختلفةِ فضلاً عنِ الجمهورِ.


رابعا ً - التعاملُ مَعَ الآخرِين :


استخدامُ الهاتفِ

لما كان استخدامُ الهاتفِ في الوقتِ الحاضرِ يجري بصورةٍ كثيفةٍ فِي جميعِ الهيئاتِ والمؤسساتِ، ولما كانَ السكرتيرُ هو المسئولُ عنِ الردِّ على الهاتفِ وتزويدِ الأشخاصِ بالمعلوماتِ التي هُم في حاجةٍ إليها أو تحويلِ المكالماتِ إلى الرئيسِ أو المديرِ؛ لذلكَ على السكرتيرِ أن يعرفَ بخبرتِهِ كيفَ يتخيرَ المكالماتِ الهامة التي ينبغِي أن يحولها إلى رئيسِهِ، ولا يتأتى ذلك إلا بحكمِ الخبرةِ والتجربةِ والمرانِ، ويكفِي أن يعلمَ السكرتيرُ أنَّ ما يوازي 10% من وقتِهِ على الأقلِّ يمضيهِ في معالجةِ الموضوعاتِ الهاتفيةِ، وبالتالي عليه أنْ يدركَ أهميةَ الذوقِ واللياقةِ في الحديثِ الهاتفي، والدقةِ في طلبِ المكالماتِ.


مقابلةُ الزّائرينَ

منَ الضرورِيّ أن يحافظَ السكرتيرَ على ابتسامتِهِ، وسلوكِهِ المهذبِ، ومشاعرِ المودّةِ والتعاطفِ مع أيِّ زائرٍ؛ وذلك إحساسًا منه بأنَّ أيَّ زائرٍ قد يكونُ على أهميةٍ عاليةٍ بالنسبةِ للمنظمةِ، وتعبيرًا عن ذلك فإنَّ السكرتيرَ عليهِ أن ينحي العملَ الذي في يدِهِ جانبًا هامًّا حتى إن كان ملحًا وعاجلاً ويُقبلَ على الزائرِ باهتمامٍ ظاهرٍ وبالحفاوةِ والترحيبِ، وعليهِ أن يعرفَ جيدًا أنه في ذلكَ يمثلُ المنظمةَ أمامَ كُلِّ مَن يفدون على المكتبِ.


كيفيةُ استقبالِ الزّائرينَ

قد يكونُ استقبالُ الزائرينَ هو أكثر أعمالِ السكرتاريةِ إلحاحًا وأهميةً؛ لذلك ينبغي على السكرتيرِ أن يستقبلَ الزائرينَ من جميعِ الفئاتِ والنوعياتِ بلطفٍ واهتمامٍ، وسعي للحصولِ منهم على المعلوماتِ دونَ أن يضايقَهُم، وأن تتوافرَ لديهِ القدرة على سرعةِ تقديرِ الموقفِ، ومَا إذا كانَ عليه السماح لهم بمقابلةِ المديرِ أم لا، وإذَا قرّرَ أنه منَ المناسبِ تحويلُ هذا الزائر إلى أيٍّ من المسئولينَ الآخرينَ غير المديرِ فيجبُ أن يُعاملَ هذا الزائرُ بلطفٍ حفاظًا على سمعةِ المنظمةِ وكسبًا لثقةِ الزائرِ.


الإلمامُ بالأساليبِ الفنيَّةِ

إنَّ الزائرينَ الذينَ لديهم مواعيد مسبقة يجبُ أن يكونوا موضعَ ترحابٍ واهتمامٍ، ويجبُ العملُ على راحتِهِم عندما تحتمُ الظروفُ أن ينتظروا بعضَ الوقتِ لأيِّ سببٍ منَ الأسبابِ حتى تحينَ المقابلةُ، ومن أكثر واجباتِ الأمينِ أهميةً أن يلمَّ بالأساليبِ الفنيَّةِ وفقًا لقواعدِ اللياقةِ فيما يتعلقُ بالتعاملِ مع الزائرينَ، بل إن إتقانَها من مقوماتِ نجاحِهِ في عملِهِ، وجدارتِهِ بمستقبلٍ واعدٍ في مجالِ عملِهِ.


خامسا ً - التعاملُ مَعَ الملفاتِ والسجّلاتِ:


الحفظُ والبحثُ فِي المحفوظاتِ

إنَّ الهدفَ منَ المحفوظاتِ أو أوراقِ العملِ والسجلاتِ هو تأمينُ العثورِ عليها بسهولةٍ وفي الوقتِ المناسبِ، ومنَ المعتادِ أن يطلبَ الرؤساءُ الأوراقَ والسجلاتِ فورًا مراتٍ عديدة يوميًّا؛ لذلك يجبُ أن يكونَ الأمينُ قادرًا على تحديدِ مكانِ تلك الأوراقِ المطلوبةِ وتقديمِها لهم دونَ تأخيرٍ. وحتى يقومُ الأمينُ بهذه المهمةِ بكفاءةٍ واقتدارٍ، منَ الضروريّ أن يلمَّ بإدارةِ السجلاتِ، وقواعدِ المحفوظاتِ (من نظمِ الحفظِ - وكيفيةِ معالجةِ الأنواعِ المختلفةِ منَ السجلاتِ على أفضل وجهٍ)، ويتوقعُ منه أيضًا أنَّ يعرفَ كيفَ يقتفِي آثارَ السجلاتِ التي تخرجُ منَ المحفوظاتِ، وتحديدِ مكانِها، والمدَى الزمنيّ لبقاءِ الأوراقِ والسجلاتِ في الحفظِ النشطِ، ومتى ترحلُ للأرشيفِ، أو التخلص منها لعدمِ الحاجةِ إليها.


النسخُ والتصويرُ

من المعتادِ في العملِ المكتبيِّ تحريرُ المستندِ من أكثر من صورةٍ، وتستخرجُ الصورُ الإضافيةُ بالكربونِ أو آلاتِ النسخِ المستخدمةِ، وعادةً ما يُختارُ من معداتِ النسخِ ما يناسبُ عددَ الصورِ اللازمةِ، ويتمُّ تصويرُ النماذجِ والرسومِ والمستنداتِ الهامّةِ باستخدامِ آلاتِ التصويرِ، والسكرتيرُ الكفؤ المؤهلُ لعملِهِ جيدًا ينبغي أن يكونَ قادرًا على استخدامِ آلاتِ التصويرِ والنسخِ بكلِّ إمكاناتِها؛ حتى يستطيعَ أن يلبي احتياجاتِ العمل بكفاءةٍ وفاعليةٍ.


تشغيلُ البياناتِ

منَ المفيدِ أن يلمَّ الأمينُ بالنظمِ الحديثةِ لتشغيلِ البياناتِ؛ وذلك للتوسعِ المتزايدِ في استخدامِ النظمِ الآليةِ لتشغيلِ البياناتِ في إنجازِ الأعمالِ المكتبيةِ؛ وبذلك يستطيعُ التعاونُ مع الأخصائيينَ في تشغيلِ البياناتِ على أساسٍ منَ المعرفةِ والإدراكش.


حفظُ السجلاتِ الماليةِ

يقومُ السكرتيرُ عادةً بمزاولةِ بعضِ المهامِّ الماليةِ والمحاسبيةِ، إذ يكونُ في عهدتِهِ صندوقُ المصروفاتِ النثريةِ لمواجهةِ الإنفاقِ العاجلِ والبسيطِ، كما يكونُ عليه متابعة السجلاتِ الماليةِ الشخصيةِ للمديرِ مثل دفتر الشيكاتِ، وحساباته لدى البنوكِ. ويقومُ السكرتيرُ بالمعاونةِ في تجميعِ وإعدادِ البياناتِ والمستنداتِ التي يستندُ إليها في ملءِ الإقرارِ الضريبـيِّ للدخلِ.


سادسا ً - التخطيطُ اليومِيُّ :


تخطيطُ العملِ اليوميِّ

إنَّ هذه المهمةَ هي أكثرُ المهامِّ التي تحظَى باهتمامِ السكرتيرِ باعتبارِها لبّ عملِ السكرتاريةِ، ويكون هذا التخطيطُ يوميًّا أو أسبوعيًّا أو شهريًّا على الأكثرِ. ويستلزمُ هذا التخطيطُ التشاورَ مع المديرِ لتقريرِ الحاجاتِ اللازمةِ، والأشياءِ التي تُؤدَّى أولاً حسبَ أهميتِهَا، والوقتِ الذي تؤدَّى فيه طبقًا لأولوياتٍ معينةٍ، والمعلوماتِ التي تلزمُ لإعدادِ تقاريرِ التقدُّمِ في العملِ والمتابعةِ، والوقتِ الذي يجبُ أنْ تتاحَ فيه تقاريرُ معينةٌ لمن يهمهمُ الأمر.


استخدامُ المفكرةِ


من المفيدِ استخدامُ مفكرةٍ للمكتبِ وأُخرى خاصة بمكتبِ المديرِ، وملفٍّ تاريخيٍّ، وغيرها منَ الوسائلِ التي تخدمُ في تيسيرِ جدولةِ العملِ وإلقاءِ الضوءِ على المواد الهامّةِ الجديرةِ بالانتباهِ. وقد أحسُّ الرؤساءُ بأهميةِ التخطيطِ الجيدِ للعملِ، حتّى إن أحدَهُم كتبَ للسكرتيرِ المنوطِ به مكتبه «عجبتُ كيفَ صارتِ الحياةُ المكتبيةُ تبعثُ على السرورِ والبهجةِ، ولماذا أغادرُ المكتبَ بإحساسٍ عميقٍ أنَّ اليومَ كان طيبًا للغايةِ، حتى أدركتُ السببَ الحقيقيَّ في ذلك؟! إنَّهُ أنت».


ترتيباتُ السفرِ


يعهدُ إلى السكرتيرِ عادةً بعملِ ترتيباتِ السفرِ عندما يعتزمُ المديرُ القيامَ برحلةِ عملٍ، وتفيدُ معرفةُ السكرتيرِ بوسائلِ النقلِ ومدَى توافرِ الراحةِ والدقةِ والانتظامِ وكفاءةِ الخدماتِ بها في إعدادِ تلك الترتيباتِ. وفي مثلِ هذه المواقفِ على السكرتيرِ أن يتعرفَ على أفضلياتِ المديرِ بالنسبةِ لوسائلِ النقلِ في السفرِ، وأشكالِ الراحةِ التي ينشدها في سفرِهِ، والفنادقِ التي يرغبُ في النزولِ بها في البلادِ التي سوفَ يتوقفُ بها.


التدريبُ والمرانُ

على السكرتيرِ أن يدركَ أهميةَ التدريبِ والمرانِ في الارتقاءِ بمقدرتِهِ في أعمالِ السكرتاريةِ حتى يظفرَ بالمنصبِ اللائقِ الذي يهدفُ إليه ويسعَى من أجلِهِ.
والخطوةُ الأولى: في هذا المرانِ هي تنميةُ المهاراتِ الأساسيةِ للسكرتيرِ (بأن يتقنَ استخدامَ الحاسبِ الآلي، وأساسياتِ اللغةِ العربيةِ وإحدَى اللغاتِ الأجنبيةِ على الأقلِّ).
والخطوةُ الثانيةُ: تنميةُ معارفِهِ وثقافتِهِ حتى يستطيعَ أن يقومَ بواجباتِهِ.
والخطوةُ الثالثةُ: تتمثلُ في تنميةِ شخصيتِهِ في مجالاتِ عملِ السكرتاريةِ حتى ينجحَ في عملِهِ. وعندما يلتزمُ بتفيذِ تلك الخطواتِ بإصرارٍ وحزمٍ سوفَ تزدادُ خبرتُهُ بالعملِ، وتزدادُ مهاراتُهُ الأساسيةُ صقلاً ونضوجًا، كما أن معارفَهُ وثقافتُه سوف تزدادُ اتساعًا وعمقًا، وتكتسبُ شخصيتُهُ مزيدًا من الصلابةِ والقوّةِ والحنكةِ والكياسةِ. ولا يقفُ الأمرُ عند حدِّ الإعدادِ الثقافي، بل يتعينُ على السكرتيرِ أن يتفهمَ الصفاتِ الشخصيةَ التي تحسّنُ صورتَهُ أمامَ الجماهيرِ التي تحتكُّ به سواء من العاملين أو الزائرين بصفةٍ عامةٍ.

[ثائر جزائري]

الفصل الثاني : السكرتير ، واجباته وحقوقه

ويشتمل على اربعة ابواب رئيسية وهي :

1- الحاجات الذاتية للسكرتير

2- القدرات الخاصة بالسكرتير

3- احتياجات العمل

4- مجالات السكرتارية



اولا : الحاجات الذاتية للسكرتير


الحاجاتُ الماديةُ


تأتي في قاعدةِ منظومةِ الحاجاتِ الذاتيةِ للسكرتيرِ، وتتمثلُ هذه الحاجاتُ في الجوعِ والعطشِ، فإذا لم يشبعِ السكرتيرُ حاجتَهُ من الطعامِ والشرابِ فكيفَ يمكنُ أن يفكرَ في إتمامِ الطباعةِ على الآلةِ مثلاً أو التعامل مع عملاءِ المؤسسةِ، أيْ أنَّ هناك علاقةً بين إشباعِ حاجاتِهِ الذاتيةِ وحاجاتِ الأعمالِ (أو إتمامِ العملِ بالكيفيةِ المطلوبةِ).


الحاجةُ إلى الشعورِ بالأمانِ


وتأتي في المرتبةِ الثانيةِ، فالشعورُ بالأمانِ مطلبُ كلِّ فردٍ سواء في مجتمعِهِ أو في مجالِ عملِهِ، فالمجتمعُ من خلال أجهزتِهِ الحكوميةِ يقومُ بتوفيرِ الأمانِ للأشخاصِ، كذلك فإن الشركاتِ تعملُ على أن يشعرَ الفردُ بالأمانِ في عملِهِ من خلال نظمِ الإحالةِ إلى المعاشِ أو نظمِ الإجازاتِ أو الحوافزِ المعمولِ بها في المؤسسةِ أو الشركةِ كذلك نظمِ التعيينِ والترقي. أضفْ إلى ذلك أن الفردَ يريدُ في داخلهِ أن يشعرَ بالأمانِ في تعاملهِ مع الأفرادِ الآخرِينَ بالمؤسسةِ.


الحاجاتُ الاجتماعيةُ

تتمثلُ الحاجاتُ الاجتماعيةُ في شعورِنا كأفرادٍ بأنّنا مقبولون من الآخرِين وأن الآخرين ينظرُون إلينا بالقدرِ نفسِهِ الذي ننظرُ لهم به ويشعرُوننا بأهميتِنا، أمّا في مجالِ الأعمالِ فإن الشركات قد أظهرتِ اهتمامَها بهذه الناحيةِ تجاهَ الأفرادِ الذين يعملُون بها من خلال التسهيلاتِ والمزايا التي تمنحُها لهم أو فتراتِ الراحةِ التي تخصصُها خلالَ يومِ العملِ أو الأسلوبِ الذي تتبعه في تنظيمِ العملِ المكتبي؛ مما يساعدُ على خلقِ جوٍّ من الألفةِ والانسجامِ بين أفرادِ المكتبِ.


الحاجةُ إلى الشعورِ بالتقديرِ

وتتمثلُ في التقديرِ الذي يحصلُ عليه الفردُ من الآخرين عندَ التعبيرِ عن آرائِهِ أو عند تقديمِ مقترحاتٍ حولَ موضوعٍ مُعينٍ، أيِ الاهتمام الذي يوليه الأفرادُ بعضهم بعضًا، أما بالنسبةِ للأعمالِ فقد أدركتِ الشركاتُ أهميةَ هذا العنصرِ بالنسبةِ للأفرادِ فنجدُ المكاتبَ تتصدرُها أسماءُ ووظائفُ أصحابِها وكذلكَ أفرادُ غرفٍ خاصّةٍ للمديرينَ ورؤساء الأقسامِ وما شابهَ ذلك من أمورٍ.


الحاجةُ إلى تحقيقِ الذاتِ

وتأتي في المستوى الأعلى من الحاجاتِ؛ حيثُ تتمثلُ في كفاحِ الأفرادِ من أجلِ الوصولِ إلى أرقى المستوياتِ المهنيةِ من خلال مهاراتِهِم وتوسيعِ مداركِهِم والعملِ على مواكبةِ التكنولوجيا الحديثةِ. وهذا العنصرُ يختلفُ من فردٍ لآخرَ حسبَ الإمكاناتِ والاستعدادِ الشخصِيّ.



ثانيا - القدراتُ الخاصّةُ بالسكرتيرِ :


القدراتُ الخاصّةُ بالسكرتيرِ

السكرتيرُ الناجحُ هو الذي يستطيعُ أن يعملَ في أيِّ مكانٍ سواء كان هذا المكانُ شركةً كبيرةً أو شركةً صغيرةً أو حتى مكتبًا خاصًّا، وأيًّا كان شكلُ المكتبِ أو الشركةِ التي يعملُ بها السكرتيرُ؛ فإن هناك قدراتٍ خاصةً يجبُ أن يتقنَها السكرتيرُ حتى يستطيعَ القيامَ بواجباتِهِ على أكملِ وجهٍ.


القدرةُ على استخدامِ اللغةِ الإنجليزيةِ


كلُّنا يعلمُ مدَى أهميةِ اللغةِ الإنجليزيةِ في الوقتِ الحاضرِ في التعاملِ مع الآخرين وخاصةً مع الأجانبِ، كما أن كثيرًا من أعمالِ ومراسلاتِ الشركاتِ تتمُّ باللغةِ الإنجليزيةِ؛ لذلك فإنَّ تعلُّمَ وإدراكَ اللغةِ الإنجليزيةِ له أهميةٌ كبيرةٌ في نجاحِ السكرتيرِ في تأديةِ واجباتِهِ.


القدرةُ على التحدّثِ بلباقةٍ وكذلك الكتابةِ العربيةِ الصحيحةِ


إذا كان السكرتيرُ لا يعرفُ كيفَ يكتبُ لغةً عربيةً صحيحةً؛ فإن كثيرًا من عملِهِ - خاصةً إذا ما أملى عليه المديرُ رسالةً ما لإعادةِ كتابتِها - سيكونُ غيرَ مكتملٍ؛ وبالتالي يظهرُ وكأنَّهُ عاجزٌ عن استدراكِ متطلباتِ عملِهِ، وكما أن إتقانَهُ لأسلوبِ التحدُّثِ اللبقِ يسهلُ من مهمتِهِ في أدائِهِ لعملِهِ فهو واجهةُ المؤسسةِ، وعملاءُ المؤسسةِ يتعاملون مع السكرتيرِ في أيِّ مكتبٍ في معظمِ الأحوالِ، فيجبُ على السكرتيرِ أن يحسنَ التحدثَ واختيارَ الكلماتِ حتى يتمكنَ من إنجازِ عملِهِ بالكيفيةِ التي يرضاهَا لنفسِهِ وترضي رؤساءَهُ.


القدرةُ على القيامِ بالعملياتِ الحسابيةِ


ويقصدُ بالعملياتِ الحسابيةِ الجمعُ والطرحُ والقسمةُ والضربُ واستخدامُ النسبِ المئويةِ وحسابُ النسبِ إلى آخرِ العملياتِ الحسابيةِ التي يجبُ أن يعلمَها كلُّ فردٍ ويستخدمَها في حياتِهِ اليوميةِ، فإذا لم يكنِ السكرتيرُ قادرًا على القيامِ بهذهِ العملياتِ التي غالبًا ما يحتاجُ إليها في أعمالِهِ المكتبيةِ فإنه لن يستطيعَ القيامَ بواجباتِهِ كاملةً.


القدرةُ على معالجةِ الأمورِ بدقةٍ وبسرعةٍ


الدقةُ عنصرٌ هامٌّ من عناصرِ النجاحِ، والشخصُ الدقيقُ ناجحٌ، وتتزامنُ الدقةُ والسرعةُ فتعطي انطباعًا عن شخصٍ مميزٍ؛ فهو دقيقٌ لا يُغفلُ حتى أصغر الأشياءِ ويهتمُّ بكلِّ شيءٍ في الوقتِ نفسِهِ يُنهي ويؤدِّي عملَهُ بسرعةٍ؛ فيوفّرُ جهدَهُ ووقتَهُ ويضعُ نفسَهُ في الصفِّ الأولِ من المتميزينَ، وكذلك الحال بالنسبةِ للسكرتيرِ: الدقة والسرعة أدوات نجاحه في أدائهِ لعملهِ.


القدرةُ على اتخاذِ القراراتِ ومعالجةِ المواقفِ الطارئةِ

ما هو شعورُ المديرِ عندمَا يعلمُ أن سكرتيرَهُ قدِ استطاعَ إنجازَ مهمةٍ ما أثناءَ غيابِهِ باتخاذِهِ للقرارِ المناسبِ؟ بالطبعِ سيكونُ سعيدًا وسيسمحُ له بأن يشاركَ بنصيبٍ أكبر في المراتِ التاليةِ في المواقفِ المشابهةِ، أيْ أنَّ الأمرَ انطوى على تقديرٍ لنجاحِ السكرتيرِ في اتخاذِ قرارٍ سليمٍ ومناسبٍ، فهل هذا يمثلُ جزءًا من نجاحِ السكرتيرِ في عملِهِ؟ كذلك قدرة السكرتيرِ على معالجةِ المواقفِ الصعبةِ أو الطارئةِ وهذا أمرٌ يحتاجُ إلى قدراتٍ خاصّةٍ، وبعد نظرٍ ومستوى عالٍ من الدبلوماسيةِ حتى ينجحَ السكرتيرُ في معالجةِ مثلِ هذه المواقفِ.



ثالثا - احتياجاتُ العملِ :



متطلباتُ الأعمالِ

إنَّ وظيفةَ السكرتيرِ تختلفُ في طبيعتِها عنِ الوظائفِ التي يشغلُها موظفون عاديون بالمؤسسةِ من حيثُ إنها وظيفةٌ غيرُ نمطيةٍ، مهاريةٌ لا يمكنُ أن يؤديها الفردُ العادي، فهي تحتاجُ إلى العنصرِ البشريِّ الماهرِ والذكي والمدربِ المحبِّ لمجالِ العملِ في السكرتاريةِ المتفهمِ للدورِ الحقيقي الذي يقومُ به من أجلِ تسييرِ ونجاحِ أعمالِ المؤسسةِ. وكما أنَّ للسكرتيرِ كيانهُ الخاصّ واحتياجاته الذي يعملُ على إشباعِها، فإن للمؤسسةِ التي يعملُ بها كذلك احتياجاتٌ تريدُ تحقيقهَا، وتتمثلُ هذه الاحتياجاتُ في:
1- إنتاجِ منتجٍ معينٍ أو تقديمِ خدمةٍ.
2- الحصولِ على ربحٍ منَ المنتجِ أو الخدمةِ.
3- النموِّ والتوسعِ والازدهارِ.


التوفيقُ بينَ المتطلباتِ


إنَّ الأفرادَ الذين يعملُونَ في المؤسسةِ يجبُ أن يدركُوا احتياجاتِ المؤسسةِ وكيفية تحقيقِها حتى يتسنى للمؤسسةِ أن تكافئَ هؤلاءِ الأفراد بالطريقةِ التي تتبعُها حتى يمكنَ للأفرادِ أن يشبعوا احتياجاتهم، أيْ في جميعِ الأحوالِ التوفيق بينَ احتياجاتِ المؤسساتِ والاحتياجاتِ الذاتيةِ للأفرادِ العاملينَ بها. أما إذا لم تستطعِ المؤسساتُ إرضاءَ موظفيها عن طريقِ إعطاءِ مرتبٍ مناسبٍ أو بدلاتٍ أو تسهيلاتٍ أخرى أو توفيرِ ظروفِ عملٍ مناسبةٍ، فلن يستطيعَ الأفرادُ من جانبِهِم إشباعَ حاجاتِهم؛ وبالتالي لن يستطيعوا أن يبذلُوا من أنفسِهم في عملِهم، ولن تحصلَ المؤسسةُ على المجهودِ المتوقعِ منهم، وهنا يحدثُ الاختلافُ بين احتياجاتِ المؤسسةِ واحتياجاتِ الأفرادِ.


خصائصُ السكرتاريةِ والدورُ الفعّالُ فِي أداءِ الأعمالِ

حتى زمنٍ قريبٍ كانَ المجتمعُ ينظرُ إلى وظيفةِ السكرتاريةِ نظرةً خاطئةً، لكن في دنيا الأعمالِ اليومِ ومع التطورِ المتزايدِ والحاجةِ إلى الاعتمادِ على أفرادٍ أكفاء لإنجازِ الأعمالِ المكتبيةِ، تطورتِ النظرةُ إلى وظيفةِ السكرتاريةِ وتبدلتِ بحيثُ أصبحَ لا غنى عنِ السكرتيرِ في أيِّ مكتب اليوم، وكذلكَ لإيمانِ المؤسساتِ والمديرين بالدورِ الفعّالِ والحيويّ الذي يمكنُ أن يقومَ بهِ السكرتيرُ في إنجازِ الأعمالِ بالمؤسسةِ بالإضافةِ إلى قدرةِ السكرتيرِ نفسِهِ على إقناعِ مَن حوله (من مديرين، ورؤساء، وعناصرَ خارجيةٍ)، بأهميةِ الدورِ الذي يقومُ به بالنسبةِ للمؤسسةِ التي يعملُ بها من خلال الدرايةِ والمعرفةِ والمهاراتِ التي يمتلكها وكذلك حسن الأداءِ والتصرفِ والإقناعِ والشخصية المتميزة.



رابعا - مجالاتُ السكرتاريةِ :



السكرتاريةُ العامّةُ

في جميعِ المؤسساتِ الكبيرةِ والصغيرةِ نجدُ إدارةً للسكرتاريةِ، ويختلفُ حجمُ هذه الإدارةِ بحسب حجمِ المؤسسةِ والنشاطِ الذي تمارسهُ، ولكن عادةً ما توجدُ هناكَ أنشطةٌ رئيسيةٌ تقومُ بها السكرتاريةُ والأفرادُ العاملُون بها كعملياتِ الحفظِ وعملياتِ معالجةِ البريدِ وإدارةِ الاجتماعاتِ الخاصةِ بالإدارةِ، والتنسيقِ المكتبي، كذلك قد توجدُ وحدةُ استعلاماتِ وإعدادِ التقاريرِ والمراسلاتِ وغيرها منَ الأعمالِ.



السكرتاريةُ الخاصّةُ

وهي أفرادٌ يقومُونَ بجميعِ وظائفِ وأعمالِ السكرتاريةِ بالنسبةِ لمديرٍ أو مسئولٍ في إدارةٍ من إداراتِ المؤسسةِ، أيْ أنّها لا تحتلفُ في وظائفِها كثيرًا عنِ السكرتاريةِ العامّةِ، ولكن مع مزيدٍ منَ التركيزِ على العملِ مع واحدٍ أو أكثر من المديرين أو المسئولين في إحدى الإداراتِ.


السكرتاريةُ الشخصيَّةُ

هذا النوعُ من العملِ يقومُ به سكرتيرٌ لديه القدرة على العملِ عن قربٍ مع أحدِ رجالِ الأعمالِ أو أحدِ الأشخاصِ ذي الثقلِ المهنيِّ، حيثُ يقومُ بمساعدتِهِم في تسييرِ أمورِهم وتصريفِ شئونِهِم الشخصيةِ وأمورِ العملِ على حدٍّ سواء، ويتطلبُ هذا العملُ من السكرتيرِ أن يتوافقَ جدولُهُ مع جدولِ الشخصِ الذي يعملُ معه كما أنه قد يتطلبُ منه العمل في أوقاتٍ مختلفةٍ ليست لها صفة الانتظامِ، وكذلك قد يطلبُ منه بمفردِهِ في مهامٍّ خاصةٍ لإنجازِ العملِ.


السكرتاريةُ المتخصصةُ

هذا النوعُ من أنواعِ السكرتاريةِ يتطلبُ خبرةً كبيرةً في مجالِ العملِ الذي يقومُ به السكرتيرُ فتتخصصُ فيه وتتقنهُ بدرجةٍ كبيرةٍ، ولنعطي مثالاً على ذلك: السكرتاريةُ الطبيةُ: يجبُ على السكرتيرِ الذي يقومُ بهذا العملِ أن يلمَّ بأقسامِ المستشفَى أو العيادةِ وأن يكونَ على درايةٍ بالمصطلحاتِ الطبيةِ البسيطةِ، كذلك أن يعرفَ جيدًا كيفيةَ استخدامِ النماذجِ الطبيةِ المتوافرةِ لدى المستشفى، وهو لا يتسنى له ذلك إلا من خلال العملِ لفترةٍ طويلةٍ بالمستشفى وفي الأقسامِ المختلفةِ فيكتسبَ الخبرةَ اللازمةَ بالإضافةِ إلى ضرورةِ حصولِه على قدرٍ من التعليمِ أو التدريبِ في المجالِ نفسِهِ يساعدهُ على إنجازِ العملِ والتخصصِ فيه بصورةٍ كبيرةٍ. وما ينطبقُ من القولِ على السكرتاريةِ الطبيةِ ينطبقُ على باقي أنواعِ السكرتاريةِ المتخصصةِ.