كيفية مسك السجلات المحاسبية

[setif-info]

1- دفـتـر الـوصـولات ( 2 – 16 )

- يبدأ بترقيم الصفحات بعدد 75 صفحة و 300 وصل ثم ختمه من أول صفحة لأخرها و التي يجب أن يدون فيه مايلي : الصفحة الأولى .... و الأخيرة ثم تختم و توقع من طرف الأمر بالصرف .
- عند تحرير الوصل يجب أن لا يكون منقوصا من المعلومات مثل لقب و إسم المعني ( كتابة واضحة ) القسم إذا كان الأمر يتعلق بتلميذ , موضوع التحصيل مع كل المعلومات الضرورية , رقم الباب ، البند و رقم الحوالة تاريخ السنة المالية إلخ ....
- إبراز كيفية التحصيل بوضع ذلك في إطار – ح ج ب / ح ج خ / نقدا / عملية ترتيبية /- و شطب ما لا يصلح
- يجب التوضيح أقصى مايمكن من المعلومات مثل عدد الوجبات ، الفطور المبيت القيمة و المبلغ إلخ....
- إن تعلق الأمر بعملية داخلية يجب كتابة ذلك ووضعه في إطار كإعادة صب منح التغذية .
- لا يمكن تحرير الوصل إلا إذا بعد التأكد من التحصيل الفعلي للمبلغ لتفادي إلغاء الوصولات .
- بعد الإنتهاء من كتابة الوصولات لابد من تسجيل مبالغها في العمودين المقابلين لها أي إيرادات اليوم و ألإيرادات من 01 جانفي و الذين تتمثل وظيفتهما فيما يلي :
- في السطر المقابل لكل وصل مجموع إيرادات اليوم و مجموع ايرادات منذ 01 جانفي إلى اليوم
- يجب التفريق في عمود ايرادات اليوم و الذي يعبر عن اليوم المالي و يشمل اول وصل منجز بعد الصندوق السابق لغاية اخر وصل اوقف به الصندوق و عمود الإيرادات من 01 جانفي و الذي يمثل السنة المالية و يشمل كل الوصولات من الرقم واحد لغاية أخر وصل في صندوق 31 ديسمبر .
- يكون ترقيم الوصولات متتابعا دون انقطاع ومن الواجب الحرص على عدم الخطأ في الترقيم الذي يجب ان يكون مسبقا – ترقيم الوصولات من :01 إلى :300 و من 301 إلى :600 ومن :601 إلى :900 إلخ......
- ترفق حوالة الدفع بالوصل إذا تعلق الأمر بإعادة مبلغ في الحساب 511 لأن الوصل في هذه الحالة يعد وثيقة إثبات لإعادة الدفع بواسطة الأمر بالدفع المبرر بجدول تفصيلي مؤشر من طرف الأمر بالصرف ، يلصق وصل الإتلاف المنجز من طرف إستشارية التربية بدفتر الوصولات إن تعلق الأمر بتحصيل إيراد إتلافات .

2-سجـل الايرادات و سجل النفقات ( 2 – 13 / 2 – 14)

- يبدا بترقيم و ختم صفحاته كما تحدد به السنوات المالية بقصاصات تلصق به لتسهيل عملية تحديد بدايته .
- ملء الصفحة الأولى من كلا السجلين و تاشيرها من طرف رئيس المؤسسة .
- تسجيل كل محتويات الوصولات مصدرها ,كيفية تحصيلها و كل معلومات الحوالات وجهتها و كيفية تسديدها
-إستغلال عمود الملاحظات بتسجيل كل المعلومات الممكنة و الجديرة بالذكر .
- تسجيل مجموع كل عمود في نهاية الشهر بالتسطير الأفقي بلون مغاير للفت النظر.
-توقيف هذين السجلين في نهاية كل شهر بالأرقام و في نهاية كل ثلاثي بالأحرف و الأرقام مع تأشيرة رئيس المؤسسة و المسير المالي .
- مع نهاية كل صفحة لاننسى مراقبة النتيجة بالأرقام و كذلك مطابقة المجموع العام للإيرادات و النفقات للعمودين الأساسيين .
•السنة الحالية + الحسابات خارج الميزانية يساوي مبلغ الإيرادات منذ 01 جانفي لغاية اليوم
•عمود السنة الحالية يساوي مجموع إيرادات الميزانية باقسامها الأربعة أما عمود الحسابات الخارج الميزانية فيساوي مجموع الحسابات خارج الميزانية و كذلك الشأن بالنسبة للنفقات .
- في حالة إعادة ترتيب وصل أو عدة وصولات تم تسجيلها خطأ ، يجب إعادة الترتيب بصفة مفردة لكل وصل و لايمكن فعل ذلك بصفة إجمالية و دون تحديد .لأن عملية إعادة الترتيب تتطلب التشخيص الذي يؤدي بالضرورة إلى العملية الفردية و هنا تجدر الإشارة إلى ذكر رقم الصفحة و السطر اللذان يخصان العملية .
- لايمكن إستعمال قلم رصاص لتسجيل مبلغ يتضمن أرقاما غير واضحة و صغيرة .
- لايمكن إستعمال ممحاة أو وسائل أخرى للمسح .
- في حالة تسجيل رقم خاطئ ، يجب شطبه باللون الأحمر و كتابة المبلغ الصحيح في أعلاه .
- يجب توقيف كل إيرادات اليوم و الإيرادات من أول جانفي إلى اليوم أثناء توقيف كل صندوق يومي ، و يجب حتما أن تكون الأرقام مطابقة لأرقام دفتر الوصولات .
- في نهاية السنة المالية ، يجب توقيف سجلات الإيرادات و النفقات بالأرقام و الحروف و تؤشر من طرف مدير المؤسسة و مسيرها المالي .
- يجب أن يطابق مجموع كل بند في الميزانية المبالغ المحصلة في السجل المفتوح لدى الخزينة – الصفحة اليمنى منه – و كذلك الشأن بالنسبة لإيرادات الحسابات خارج الميزانية .
- كذلك يجب أن يحترم الحساب المالي و بوفاء المبالغ المسجلة في الإيرادات لكل بند و نفس الملاحظات بالنسبة لسجل النفقات .
- إن هذين السجلين يمكن إستعمالها لعدة سنوات , الأمر الذي يختلف في دفتر الوصولات ( دفتر واحد أو عدة دفاتر حسب أهمية العمليات المالية بالمؤسسة ) إذ يجب إستعمال الدفاتر حسب الحاجة و في حالة غلق السنة المالية و بقاء وصولات دون إستعمال فيجب قصها بمقص أو شطبها باللون الأحمر .
- إن مجموع الإيرادات و النفقات من خلال تفصيل حركة الأموال (ح ج ب/ح ج خ / نقد ا / عمليات داخلية ) يجب أن تطابق مجموع العمودين ، الإيرادات أو النفقات لليوم و كذلك منذ أول جانفي لغاية اليوم .

3- حـوالات الـدفـع ( 2 – 4 – 4 )

- حوالة دفع مبالغ إنجاز صفقة معينة أو القيام بإصلاحات كبرى تشمل بالضرورة إضافة للفاتورة :
• محضر فتح الأظرفة و الحكم على العروض .
• مقرر منح الإعتماد المالي المخصص للإصلاحات الكبرى .
• البطاقة الفنية لتفاصيل الأشغال مؤشرة من طرف المصالح المختصة – مديرية السكن و التجهيزات العمومية –
• نسخة من الصفقة المبرمة .
• الأمر ببدء الأشغال .
• محضر التدشين أو إستلام الأشغال .
• الكشف الكمي و التقديري و الفاتورة الخاصين بعملية الأشغال يؤشران بالإضافة للممون من طرف المصالح التقنية المختصة .
- قبل إنجاز أي حوالة لابد من مراجعة الفاتورات مع سجل الممونين .
- مراجعة المبالغ المدونة على الفاتورة أفقيا و عموديا .
- في حالة وجود خطأ على الفاتورة يجب العودة للممون للتصحيح و إنجاز فاتورة جديدة لا تحمل خطأ أعيدت كتابته أو تشطيب أو تصحيح تاريخ .
- ضرورة وجود رقم السجل التجاري و الرقم الجبائي و رقم الحساب البنكي على الفاتورة و بصفة أدق وجوب إستيفاء الفاتورة لكل شروطها الشكلية – المرسوم التنفيذي رقم :305/95 في : 07/10/95 ج ر : 58/95 كما أجاز المشرع عدم وجوب إستحضار فاتورة في حالة مبالغ أقل من :500.00 دج القانون رقم : 93/01 في : 19/01/1993 ج ر : 04/93 في المادة رقم : 166.
- لابد من تسجيل كل المعلومات في ظهر الفاتورة – السنة المالية ، الباب ، البند ،رقم الحوالة ،و كذلك التكفل بالخدمة و رقم الجرد إن كانت المقتنيات قابلة لذلك ( الرجوع للمنشور رقم :143 بتاريخ :30/07/1997 )
- بعد مراجعة و مراقبة الفاتورات ننتقل لمرحلة حوالة الدفع .
- نقل كل المعلومات : السنة المالية ، البند ، المجموع الإجمالي للدفع بالأرقام و الحروف، موضوع الدفع مع التفصيل و التحديد .
- تسجيل عدد الوثائق الثبوتية للدفع و أرقام و تواريخ الفاتورات .
- تسجيل كل الوثائق الثبوتية بما في ذلك وصولات المشتريات نقدا .
- تسجيل كل معلومات الصك المسدد به من رقم و تاريخ التحويل ثم شطب الخانة المخصصة للمخالصة.
- في حالة التسديد نقدا و بعد موافقة مصالح الخزينة الولائية لابد من إثبات إمضاء الدائن و المعلومات الشخصية الخاصة به أو ختم الدائن إن توفر لإثبات شرعية الإمضاء و رفع كل إلتباس أو أي تعارض محتمل ثم تشطب خانة بقية حالات الدفع .
- كقاعدة عامة جميع الصكوك الصادرة تشطب مهما كان مبلغها و يمنع تقديمها للدائنين حتى و إن كانت مشطبة ( لغير مصالح البريد ، سونلغاز ، الجزائرية للمياه ، نفطال ،و شركة السكك الحديدية ) و بالتالي تكون عملية تسديد الدائنين بالتحويل مباشرة لحساباتهم في البنوك أو مصالح البريد و ذلك تطبيقا لتعليمات وزارة المالية رقم :24 في :18/08/2002 و رقم : 35 في :06/11/2002 و رقم :08 في : 11/04/2004.
- يجب تفادي دفع حقوق الممونين بواسطة حوالة بطاقية فهم ملزمين بفتح حسابات بنكية أو بريدية .
- في حالة وقوع ذلك استثنائيا فإن رسم الحوالة يقع على عاتق الممون .
- أثناء المخالصة لعدة ممونين فمن الواجب تحرير صك واحد لمجموعة الممونين حسب طبيعة المؤسسة المالية المفتوحة لديهم حساباتهم الجارية إما في بنك مهما كان أو حساب جاري بالبريد أو حساب جاري بالخزينة
- الإبتعاد عن كثرة الصكوك لأنها تؤدي لكثرة الكتابات في دفتري الصكوك البريدية و الخزينة و بالتالي تجعل عمليات توقيف حالات المقاربة منفرة و عسيرة المراقبة و المراجعة .
- حينما يتم تحضير حوالات الدفع تقدم مبدئيا للأمر بالصرف للتأشيرة الدفع يتم بواسطة التحويل للحسابات بعد تحرير جداول التحويل و الصك الذي يسجل في دفتر الخزينة .
- في حالة تعدد الفاتورات ضمن نفس الحوالة يجب إرفاقها بجدول تفصيلي يضم المعلومات الخاصة بالفاتورات من رقم ، تاريخ ، المبلغ ، كيفيات التسديد يوقع الجدول من طرف مدير المؤسسة و مسيرها المالي.

4- جداول الحوالات المسدّدة ( 2 – 4 – 5 )

- يفتح جدول لكل بند و ليس لكل باب .
- توزع فقرات البند الواحد على أعمدة الجدول غاز ، كهرباء ، ماء ، وقود أخر ...... ( التقيد بمدونة مشروع الميزانية ) .
- تمسك الجداول في نسختين و توضع بحافظة لتبقى نظيفة و جيدة .
- تسجل مبالغ الإعتمادات المفتوحة بالميزانية المصادق عليها لكل بند فوق الجدول فى الأعلى بلون أحمر و في حال تعدد الفقرات فيسجل الإعتماد المفتوح في كل عمود خاص بهذه الفقرة .
- توقف الجداول في نهاية كل ثلاثي بالأرقام و مطابقتها مع سجل النفقات و في نهاية السنة بالأحرف و الأرقام و تؤشر من طرف رئيس المؤسسة و المسير المالي إثر كل توقيف .
- مسك الجداول بعناية فائقة و الحفظ بالأرشيف .

5- سجل الصندوق اليومي و الدفتر اليومي للصندوق ( 2-15 و 2-15 مكرّر )

- ضمان تواتر الصناديق كلما إقتضى الأمر ذلك .
- الإنتباه لرصيد الصندوق السابق و رصيد صندوق 31/12 و نقل مبالغهما بوضوح تام .
- مطابقة الإيرادات لدفتر الوصولات .
- مراجعة النفقات السابقة في صندوق اليوم .
- تسجيل الكيفية التي تم بها الدفع أمام كل حوالة دفع .
- مقارنة النفقات و الأيرادات مع سجلي النفقات و الإيرادات .
- في حالة تزويد ( ح ج خ أو ح ج ب ) يجب أن نشير إلى الحركة الحقيقية التي تمت مع ذكر تاريخها و مراجع الوثائق التي تمت بها ( رقم الوصل أو الحوالة )، كما لا ننسى تسجيل ذلك في دفتر الصكوك البريدية أو دفتر حساب الخزينة .
- التأكد من تسجيل النفقات في دفتر الصكوك البريدية و دفتر حساب الخزينة .
- التأكد من أن الإيرادات المسجلة في الحساب الجاري بالبريد أو بالحساب الجاري بالخزينة قد تم فعلا تسجيلها بدفتر الوصولات .
- التأكد أيضا من أن النفقات المسجلة بالدفترين قد تم فعلا إخراج صكوك الدفع الخاصة بها .
- القيام بعملية المقاربة لرصيدي : ح ج خ و ح ج ب لصندوق اليوم مع الرصيد ين المسجلين في دفتري الصكوك البريدية و حساب الخزينة .
- ملء جدول حركة الأموال لصندوق اليوم أمر ضروري مع الغلق بسطر عند أخر حوالة في عمود تسجيلها .
- تفصيل الأموال النقدية في العمود المخصص لذلك ضرورية .
- يجب تفادي ترك مبالغ نقدية معتبرة في الصندوق الحديدي خاصة مع التدابير الجديدة لعملية تسديد النفقات العمومية و اللجوء لصب هذه المبالغ بصفة دورية لحساب المؤسسة لدى خزينة الولاية و يستطيع من يتعذر عليهم الإتصال بالخزينة لبعدهم عن مقرها اللجوء للصب عن طريق مكاتب البريد بحساب أمين خزينة الولاية باليريد
رقم :45/22 3000 بواسطة البطاقة البريدية لتزويد الحسابات الجارية رقم 1418CH مع تعيين رقم حساب المؤسسة بالخزينة و تسميتها في ظهر الحوالة في الجزء المخصص للمراسلة و إستلام وصل مرقم و مؤشر من طرف البريد يحتفظ به كوثيقة ثبوتية لغاية صب المبلغ في الحساب الجاري للمؤسسة بالخزينة .
- لا يمكن القيام إلا بالتسبيقات القانونية و المسموح بها فقط في إطار إقتناء بعض لوازم التجارب للمواد المخبرية.
- تكون لهذه التسبيقات المالية تقارير مرجعية ، يجب أن تحفظ في الخزانة الحديدية مع الإيصالات الموقعة من طرف الأمر بالصرف و المسير المالي و تدرج بحوالة الدفع عند تسوية التسبيق .
- تسترجع التسبيقات المالية الغير مستعملة في أجل أقصاه شهرين و حتما قبل نهاية كل ثلاثي .
- من الضروري أن تكون الصناديق و حالات المقاربة للبريد و الخزينة المنجزة مراقبة و مؤشرة من طرف الأمر بالصرف .
- تسجيل كل صناديق الشهر في الدفتر اليومي للصندوق مع التأكد من صحة المجموع في نهاية الشهر.
- يجب إجراء عملية مقارنة لجميع المجاميع عند نهاية كل شهر و تحرير الوضعيات الخاصة بمصالح الخزينة و مديرية التربية دون خطأ .

6- دفتر الحساب الجاري للخزينة ( 2-23 )

- يجب ان يكون مؤشرا من طرف خزينة الولاية و في حالة الرفض إستبدال ذلك بتأشيرة رئيس المؤسسة .
- إحترام نفس النصائح في مسكه كالتي تخص دفتر الحساب الجاري بالبريد .
- تشطيب كل الصكوك الصادرة بعد ملئها بمبلغ جدول التحويل للنفقات العمومية CT 24 الذي يحتوي على تعريف الدائن رقم حسابه و مبلغ دينه و يسلم في نسختين لمصالح الخزينة و يحتفظ بنسخة ثالثة بعد التأشيرة من طرف مصلحة حافظة الأوراق المالية لدى خزينة الولاية .
- العمل في كل مرة على إنجاز و إعداد حالات المقاربة بين الأرصدة و معرفة تبريرات الفوارق بينها و السعي على تطهيرها في كل مرة لتفادي بقاء مبالغ مالية دون تنقيح .

-- ملخصات و إشعارات التحويل للخزينة :

- تستعمل ملخصات حساب البريد و أو الخزينة كوثائق ثبوتية ترفق بحالات التقارب المنجزة مع كل توقيف صندوق ثم تحفظ بطريقة ناجعة و ترتب ترتيبا زمنيا حسب السنة المالية
- تلصق إشعارات تحويل الخزينة و إيصالات الدفع بملخص الحساب الشهري الخاص بها بعد نقل كل معلوماتها على الصفحة الخاصة في سجل الحسابات المفتوحة لدى الخزينة و الغير و السجلات الأخرى .
- إن تعلق الأمر بنفقة ، علينا مراجعة رقم حساب المستفيد في ملخص الحساب البريدي .

7- سجل الحقوق المثبتة على العائلات ( 2 – 19 )

- يجب الإحتفاظ بهذا السجل و الإعتناء به ، بحيت يتم تغليفه ووضع قصاصة عليه تحمل عنوان السنة الدراسية و السنة المالية التي ينتمي إليها مع وضع حافظتين بداخله لحمل بطاقات الدخول و الخروج الخاصة بالتلاميذ لتسهيل عملية أي رقابةو يجب القيام بتوقيف كل صفحة على حدي في نهاية الثلاثي و نقل المجاميع في صفحة الملخص العام و يؤشر من طرف رئيس المؤسسة .
- بداية فتح السجل تكون دوما بالأقسام العليا ( السنة 3 ثا-2ثا-1ثا أو السنة 4 متوسط – 3 متوسط- 2 متوسط- 1 متوسط ) و ذلك طبقا لحالة حضور التلاميذ في أول أكتوبر .
- يجب أن يكون العمل في هذا السجل عملا متقنا و خاضعا لطريقة مثلى ، مثل ذلك التأكد من أن تلميذا من نفس المدينة لا يمكن إعتباره داخليا إلا في حالات إستثنائية جدا ، و أن تلميذا خارجيا يسجل خطأ بأنه داخلي .
- لا ننسى المبدأ الشهير للحقوق المثبتة : ( كل ثلاثي يبدأ تكون حقوقه كاملة ) حتى و إن كان الداخلي لم يقضي إلا سويعات في الداخلية .
- في نهاية كل صفحة من سجل الحقوق المثبتة لا ننسى المراجعة حتى لا نلجأ لمحو أو تشطيب المبالغ المسجلة :
• الصيغة الأولى : 400 دج في الشهر ( نصفي شهر ) مضروبا في 3 أشهر = الحقوق المثبتة للثلاثي
• الصيغة الثانية : الحقوق المثبتة = المبالغ عديمة القيمة + المنح + الإيرادات من العائلات + إعانة الدولة في تغذية التلاميذ الممنوحين ( بدأ في تطبيقها في :01/10/1996 بمقتضى المناشير الوزارية
171/10.0.0/96 بتاريخ : 07/09/1996 و 303/10.0.0/96 بتاريخ :29/12/1996) + الديون في نهاية الثلاثي .
- إن إعتماد إستراتيجية مثلى في المحاسبة الخاصة بالحقوق المثبتة يسمح لنا بالتحكم في المجموعة المدرسية و تفادي الأخطاء في نهاية كل ثلاثي و نهاية كل سنة مالية .
- يجب إستغلال الكشف الشهري للتلاميذ الحاضرين لكي يسمح لنا بالمطابقة الممكنة و الوقوف على إستلام بطاقات الدخول و الخروج في وقتها .
- إن أول بطاقة دخول تحمل الرقم الموالي لأخر تلميذ في حالة أول أكتوبر أما أول بطاقة خروج فتحمل الرقم :1 0
- يتم ترتيب بطاقات الدخول و الخروج ترتيبا زمنيا و يمكن إلصاقها بالكشف الشهري الملائم لتفادي ضياعها لتقدم عند الطلب في كل زيارة تفتيشية
- لا يمكن إثبات تسجيل تلميذ غادر المؤسسة ، و في نفس الوقت لا ننسى إثبات تلميذ تم دخوله لاحقا بواسطة بطاقة دخول .
- يجب تجنب الديون على عاتق العائلات و تطبيق النصوص التنظيمية المنظمة لهذه الحالات ( الإشعار الأول ، الثاني و الإشعار الثالث إلخ .....)
- حذار من تجانس اللقب ، الإسم للتلاميذ إذ يجب كتابة إبن أو بنت و إسم الأب و في حالة تجانس إسم الأب و هو جائز يجب إضافة تاريخ ميلاد التلميذ ، لأن ذلك يجعلنا نفرق بين التلميذ الممنوح و غير الممنوح في سجل الحقوق المثبتة .
- لا بد من إنجاز الملخص لكل صنف في نهاية كل ثلاثي و كذلك توقيف الملخص العام و لا ننسى العملية الداخلية الخاصة بالمنح الوطنية ( الباب:12 البند :121) و إعانة الدولة في تغذية التلاميذ الممنوحين ( الباب :13 البند : 133 ) و إعادة تحصيلها في بند التغذية ( الباب : 21 البند : 211 ) مع تحديد عدد الممنوحين و عدد أنصاف الشهور ، و هذا بعد إجراء عملية مراقبة لبطاقات المنح و مقررات الإستفادة و بإستخدام نماذج الجداول المقدمة .
- يجب ان يكون مجموع الإيرادات من العائلات مطابقا لمجموع سجل الإيرادات في عمود التغذية البند 211.
- بمجرد الإنتهاء من تحصيل مبلغ ، يجب تدوينه مباشرة في سجل الحقوق المثبتة في الخانة المخصصة لذلك و بالسطر المتعلق بصا حب الوصل ( التلميذ )و بهذا نتفادى كثرة التأخر في التسجيل الذي يؤدي إلى صعوبات قد يصعب تدارك أعبائها .
- قبل بداية كل ثلاثي ( أي قبل خروج التلاميذ إلى العطلة ) تعد قائمة بأسماء الداخليين و نصف الداخليين غير الممنوحين مع المبلغ المطلوب و تقدم للمعنيين في الفريق الإداري ( نائب المدير للدراسات ، المستشار في التربية ، نائب المقتصد ، عون المصالح الإقتصادية إلخ......) للإنطلاق في عملية التحصيل مباشرة بعد عودة التلاميذ و في الأسبوع الأول .

- بـطاقـات المنـح:

- يجب أن تكون بطاقات المنح دوما و بإستمرار مهيأة و تامة لكي تسمح لنا باستغلالها بسرعة و بشكل ناجع.
- ترتب بطاقات المنح بالصفة التالية :
• ترقم من :01 إلى أخر عدد ( أخر ممنوح ) في أعلى البطاقة و في الجهة اليمنى بلون مميزو قابل للمسح حسب حالة أول أكتوبر لتسهيل الرقابة فيما بعد .
• ترقم من :01 إلى أخر عدد ( أخر ممنوح ) في أعلى البطاقة و في الجهة اليسرى بلون مميز أخر و قابل للمسح أيضا حسب ترتيب الحروف الهجائية و هو ما يسمح بإنجاز و رقابة كشف تصفية المنح بسهولة تامة .
- تسجل المنح الوطنية باللون الأحمر و إعانة الدولة في تغذية التلاميذ الممنوحين باللون الأخضر ( الرجوع للمشور الوزاري رقم : 32/10.0.0/97 بتاريخ :16/02/1997 )
- إذا كان تلميذ قد دفع حقوق التغذية ، و أصبح بعد ذلك ممنوحا يجب تعويضه وفق التوجيهات المقدمة .
- في نهاية كل سنة دراسية تسحب بطاقات التلاميذ المحولين للحياة العملية ، المعيدين ، و الناجحين و تضاف البطاقات الجديدة للتلاميذ الممنوحين وفق مقرر الإستفادة و من المحبب السعي لجعل جل التلاميذ ممنوحين .

8- سجل الممونيـن ( 2 – 4 – 10 )

- يعتبر سجل الممونين وثيقة هامة لأنه يسمح لنا بمراقبة فاتورات المشتريات و إنجاز الدفع و إتمامه .
- يمسك هذا السجل إنطلاقا من سندات الطلب عموما و وصولات التسليم خصوصا ، و يسمح بمراقبة النوعية و الكمية للأشياء المطلوبة ( البديهي هو أن التسليم يكون مطابق للطلب ) يتم تسجيل الدخول في بطاقات الممونين و التي تتضمن كل معلومات هوية المزود ك : إسمه التجاري عنوانه رقم هاتفه و رقم السجل التجاري و تاريخ إصداره رقم التسجيل الجائي و رقم المادة الضريبية رقم حسابه الجاري مع تعيين الوكالة بصفة دقيقة ثم تسجل المواد المستلمة بترتيب زمني حسب تواريخ الدخول بتوضيح الكمية المستلمة الثمن الفردي و المبلغ الإجمالي .
- لايمكن أبدا إهمال تطابق الأسعار الحالية و تلك المتفق عليها بين المؤسسة و المزود مثل ماهو عليه الشأن بالنسبة لمواد التغذية.
- بعد مراجعة الفاتورة : الكمية , الثمن المبلغ المجموع العام . و بعد تسجيلها في سجل الصندوق اليومي يجب تسجيل معلومات الدفع باللون الأحمر على بطاقات الممونين و هي : رقم حوالة الدفع تاريخ الدفع ، مبلغ الدفع و كيفية الدفع ..........


9- بطاقـات الالتـزام و دفـع النفقـات ( 2 – 4 – 8 )

- تفتح ورقة أو بطاقة لكل بند و ليس لكل باب .
- إن الحوالات المسجلة في الصندوق و التي تمت من خلالها المخالصة ، يجب أن نبينها بالترتيب الزمني حسب البند الخاص بها و هنا يجب التحذير من الخطأ في إدراج دفع بند دون البند الذي ينتمي إليه ، إن الرصيد المتوفر يجب أن يكون محددا لأنه يسمح لنا بمتابعة تنفيذ الميزانية و يحول دون التجاوز في البنود و هو ما يلجئنا لطلب التحويل الذي من الممكن رفضه من طرف الوصاية .
- مسك بطاقات الإلتزام و دفع النفقات هام جدا و لا يعتبر أمرا ثانويا لا فضل له في عملية الدفع تطبيقا للمنشور الوزاري رقم : 99/10.0.0/1998 بتاريخ : 05/09/1998 الصادر عن مديرية المالية بوزارة التربية الوطنية .

10- دفـاتر بطاقات الطلب ( 2 – 4 – 1 )

- لايمكن إستعمالها لأكثر من سنة مالية ،و يجب فتح بطاقة طلب جديدة في السنة الموالية كما يمكن التفريق بين التغذية ، التعليم التقني ، و المصالح المشتركة الأخرى و ذلك بتخصيص دفتر بطاقات طلب لكل مصلحة .
- بعد تسجيل الطلب على البطاقة ، يجب الإشارة إلى أخر طلب برسم سطر يدل على أن ذلك أخر شيء يراد طلبه.
- لا يمكن لأي شيء أن يكون صحيحا و شرعيا ما لم يتم إنجاز بطاقة طلب أين تسلم النسخة الأولى منه للمزود و تدرج الثانية مع حوالة الدفع مرفقة بوصل التسليم المؤشر من طرف المخزني أو من يقوم بمهامه في حالة غيابه أو عدم توفر المنصب و تبقى الثالثة ملتصقة بالدفتر للحفظ بالأرشيف .
- بطاقة الطلب تعادل الالتزام بالدفع ، و يتم ذلك بتأشيرة كل من الأمر بالصرف و المسير المالي .
11- سجل الحسابات المفتوحة لدى الخزينة و الغير ( 2 – 18 )

- يفتح هذا السجل حسب ترتيب عناصر الميزانية ( جانب الإيرادات ) و حسب كل بند ( صفحة لكل بند ) و يوقف في نهاية كل ثلاثي و نهاية السنة المالية بالأحرف و الأرقام يؤشره رئيس المؤسسة في جانب الحقوق المثبتة و المسير المالي في جانب المبالغ المقبوضة .
- يجب أن نعمد إلى تسجيل الحقوق المثبتة الحقيقية في الصفحة اليسرى من السجل .
- التأكد من مطابقة التغطية المسجلة في الصفحة اليمنى من السجل .
- في حالة تفرع بند لأكثر من فقرة يجب أن نعمد لتقسيم أعمدة الصفحة بتخصيص كل عمود لفقرة .
- في نهاية السنة المالية نقوم بالموازنة بين القسم الأيسر و القسم الأيمن و ذلك بطرح الثاني من الأول لتحديد مبلغ الدين ( الباقي للتغطية ) أو الفائض في الإيرادات ( فائض القيمة ) .

11 - سجل الحسابات خارج الميزانية ( 2 – 17 )

- تفصل أرصدة الحسابات خارج الميزانية المتوفرة في 31/12 من كل سنة بتبيين تواريخها و أرقام وصولاتها ثم تنقل للسنة الموالية و يوقف هذا السجل بالأحرف و الأرقام مع نهاية كل ثلاثي و في نهاية السنة المالية كما يؤشر عليه رئيس المؤسسة و من الأفضل كتابة رصيد الحسابات هنا إثر القيام بأي عملية إيراد أو نفقة لمعرفة هذا الأخير دون اللجوء للألة الحاسبة .
- إستحالة كون أرصدة الحسابات خارج الميزانية بصفة سلبية إلا في حالات جد إستثنائية يسمح بها القانون .
- لا يمكن أن تكون المبالغ المرصدة في الحسابات خارج الميزانية وسيلة لدعم ميزانية التسيير .
- لا يمكن ترك مبالغ الحسابات خارج الميزانية جامدة بل يجب العمل على تصفيتها لصالح المستفيدين و في أوجه صرفها القانونية .
- مبالغ الحسابات خارج الميزانية لها أيضا صفة الأموال العمومية و لا يمكن أن تكون دون إعتبار في التسيير المالي إنها تستجيب لقواعد المحاسبة العمومية و ليس لقواعد الصندوق السوداء (Caisse Noir) كما هو شائع اليوم في الكثير من الأوساط .
- يجب إعتماد طريقة ناجعة و دقيقة لتفادي كثرة إعادة المبالغ للحساب 511 .

12 - سجل الرواتب و المنح ( 2-20 / 2-21 )

- يجب الإلتزام بما جاء في المنشور الوزاري 291 / وت / أ ع بتاريخ : 19/02/2002 بفتح سجلات مرتبات تسجل به معلومات كل موظف في صفحة خاصة طبقا لمحتوياتها : الإطار ، الصفة ، الصنف ، القسم ، الدرجة إلخ...
- تنقل في الملاحظات كل التغييرات : تغيير الرقم الاستدلالي ، المخلف ، الحالة العائلية الجديدة ، كما تسجل كل مراجع التغيير ( مقررات ، شهادات إلخ .........)
- تفتح السجلات طبقا للخريطة المدرسية ( سجل لكل فئة موظفين ) و ترقم صفحاتها و تتصدرها قائمة بأسماء الموظفين لكي يسهل علينا تحديد صفحة كل موظف كما يضاف رقم ترتيبي على رقم عدد المناصب المالية في كل إطار أو مادة بكل صفحة لتسهيل عملية رقابة المناصب المالية المفتوحة .
- يكون مسك هذه السجلات بعناية شديدة لأهميتها بالنسبة للمسارات المهنية و بعد المهنية للموظفين .
- إستغلال كل الأعمدة في صفحات السجل لكي تتضح بدقة طبيعة كل عنصر من عناصر المرتب .
- نتبع علاوة المنح العائلية و الدخل الوحيد بالمطالبة في مطلع شهر أكتوبر من كل سنةعن الأطفال فوق 17 سنة ب :
•شهادات مدرسية صادرة عن إحدى مؤسسات التعليم أو الجامعة .
•شهادات تمهين صادرة عن أحد مراكز التكوين المهني .
•شهادات إعاقة صادرة عن مديرية التضامن الإجتماعي .
•شهادة عدم تقاضى المنح العائلية صادرة عن صندوق الضمان الإجتماعي صادرة عن وكالة صندوق الضمان الإجتماعي بالنسبة للموظفات المتزوجات و لايتقاضى أزواحهم المنح العائلية بسبب البطالة أو ممارسة مهنة حرة .
-بالنسبة للأجر الوحيد يجب التأكد من أن الزوج دون عمل و يكون ذلك بطلب الوثيقة الرسمية المبررة .

13 -كشوف تصفية الرواتب ( 2 – 2 – 2 )

- تستلم هذه الكشوف لدى مصلحة الرواتب بمديرية التربية للولاية في مطلع كل شهر .
- العمل على ضبط الوضعية في ما يخص المناصب المالية و موظفي المؤسسة مع المصلحة المعنية و ذلك بإنجاز بطاقات إتصال ( الأخذ على العاتق Prise en charge) للموظفين الجدد و ترفق البطاقة بنسخة طبق الأصل لمقرر التعيين و محضر التنصيب كما تنجز بطاقات إتصال ( التخلي عن الكلفة ) للموظفين المغادرين أو المتحولين ترفق بمقرر تعيين ، تسمح هذه العملية في حال إنجازها بسرعة بعدم ظهور أسماء موظفين لا يعملون بالمؤسسة
- تحفظ كشوف الرواتب في حافظات داخلية حسب كل فئة من الموظفين ( الإداريين و العمال ، أساتذة التعليم الأساسي أو أساتذة التعليم الثانوي و التقني ، مديري الإبتدائيات ، معلمي المدرسة الأساسية ) ثم تحفظ كشوف الشهر في حافظة يدون عليها إسم الشهر ، السنة المالية ، عدد المناصب المالية كما ترفق بجدول الغيابات المطبق مع جميع و ثائق التغييرات المطبقة في ذلك الشهر لتسهيل الرقابة ، و تحفظ جميع الأشهر في علبة أرشيف بعناية تامة .
- تنجز بطاقات الإتصال في نسختين و تؤشران من طرف رئيس المؤسسة ، ترسل الأولى لمصلحة الرواتب و تحفظ الثانية في حافظة لغاية التسوية أين تدرج مع الكشوف أو لوحدها بعد تدوين مراجع التسوية عليها باللون الأحمر .
- رقابة الكشوف المستلمة بصفة دقيقة و موافاة المصلحة بكل الملاحظات لتفادي ضياع حقوق الموظف أو ضياع الأموال العمومية .

[بوتاران]

السلام عليــكم
موضوع مفيد جدا
بارك الله فيك

[جازية كرم]

بارك الله فيك و جعل عملك في ميزان حسناتك بعدد من استفاد منه ، مشكوووووووووووووور

[kamel76]

بارك الله فيك على الموضوع و المجهود المميز .

هناك نقطة مهمة فيما يخص كشوف الراتب : يجب أن تمسك بشكل يحافظ عليها و هي أن تترك على حالتها الأصلية أي دون طي و يمكن أن تجمع كشوف سنة واحدة لجميع الفئات و تجعلها على شكل سجل كبير "يشبه سجل الإيرادات و النفقات " عن طريق مسكها من جهة " بواسطة "baguette " . إن الحفاط عليها أمر غاية في الاهمية فكم من مؤسسة لا يوجد بها كشوف الرواتب لعدة سنوات أو موجودة لكن لا تصلح لشيء

[optimism]

السلام عليكم
بارك الله فيك اخ كمال في هذه النقطة ,,,,,,,,,لما تبحث في سجل الرواتب ,,,,,,,,تجده فارغ ,,,,,,,,,,,وتعود الى الكشوف ,,,,لاتجد وان وجدت غير مصنفة ومنظمة,,,,والمشكل خاصة مع العمال المتقاعدين ,,,,,,,,,,,,,الذين يطالبون شهادة ادارية فيما يخص اشتراكهم في التعاضدية لمدة 10 سنوات,,,,,,,,,,ومشاكل اخرى ,,,,,,,,,,,والاغرب ان تجد من يقول ان مسك الرواتب ليس بتلك الاهمية,,,,,,,,,,,,وشكرا

[girl18]

بارك الله فيك

[طهراوي ياسين]

جزاك الله خيرا وجعله في ميزان حسناتك

[sarl02]

70/100 من الوثائق والسجلات في المصلحة الاقتصادية زيادة ولا اهمية لها واضافة تعب وجهد وتكرار ممل للغاية .....عملية واحدة تنقلها في 100 سجل وكانك تتحكم في ميزانية دولة ...والله يكفي جهاز اعلام الي محمول وقرص صلب خارجي للاحتياط وطابعة في المصلحة الاقتصادية وحنا مازلنا ارنكو ..ادير كاس تاع 5000دج تجبد كاميو تاع سجلات ها بزاف. ...وانا شخصيا اهملت الكثير من الامور التي لا فائدة منها باجتهاد مني ووفق الله الجميع.

[kamel76]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة sarl02

70/100 من الوثائق والسجلات في المصلحة الاقتصادية زيادة ولا اهمية لها واضافة تعب وجهد وتكرار ممل للغاية .....عملية واحدة تنقلها في 100 سجل وكانك تتحكم في ميزانية دولة ...والله يكفي جهاز اعلام الي محمول وقرص صلب خارجي للاحتياط وطابعة في المصلحة الاقتصادية وحنا مازلنا ارنكو ..ادير كاس تاع 5000دج تجبد كاميو تاع سجلات ها بزاف. ...وانا شخصيا اهملت الكثير من الامور التي لا فائدة منها باجتهاد مني ووفق الله الجميع.

معــــــــك حــــــــــــــق

[أم تسنيم ومعاد]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة sarl02

70/100 من الوثائق والسجلات في المصلحة الاقتصادية زيادة ولا اهمية لها واضافة تعب وجهد وتكرار ممل للغاية .....عملية واحدة تنقلها في 100 سجل وكانك تتحكم في ميزانية دولة ...والله يكفي جهاز اعلام الي محمول وقرص صلب خارجي للاحتياط وطابعة في المصلحة الاقتصادية وحنا مازلنا ارنكو ..ادير كاس تاع 5000دج تجبد كاميو تاع سجلات ها بزاف. ...وانا شخصيا اهملت الكثير من الامور التي لا فائدة منها باجتهاد مني ووفق الله الجميع.

سجل الجرد العام ماعلاباليش بيه ،وين لحقت لحقت .
سجل جرد المكتبة مازال قع ما عنديش
السجل اليومي للصندوق ماعندو حتى معنى ،كرهت وانا نكوبيي من السجل الأخر .
بطاقات المخزون .......ماعنديش الوقت باه نتبع الممحاة والمبراة والستيلو .........هاذي خدمة بني مزاب
وصل استلام المواد من المصالح الاقتصادية : انا نعطيلهم بلا ما نحسب ..وهوما يسينيو على بياض :غباء متبادل
سجل الرواتب : مانعمروش ......;ويكثر خير المديرية اللي ماجابتليش imprimante matricielle
جدول غيابات العمال .......يديرو المدير وهو اللي يديه .....لأنه يحس كأنه في يوم العيد .