دروس في الأرشيف 3
2009/06/02 الدرس الثالث: المعالجةالعلمية للأرشيفالجزء الأول: المعالجة العلمية للأرشيف
المعالجة العلميةللأرشيف
إن عملية معالجـة و تسيـرالأرشيف يجب أن توضع تحت دلالـة إحتـرام الرصيد . لأن إحتـرام الرصيد هو الوعـاءالنظـري و التنظيم الأساسـي الذي يسيـر كل عمليـات الأرشفـة .
1- بمبدأ إحترامالرصيد
لمبدأ إحتـرام الرصيد تعريفـانالأول المبدأ الأساسي هو عدم خلط أرشيف من نفس المصـدر مع مصدر أخر ،كما يجب إحترامتنظيـم هذا الأرشيف حسب ما كان عليه إذا كان موجـودا . أما الثانـي مبدأ حسب كلوثيقـة حيث يجب وضعها في الرصيد الذي جاءت منه و إن أمكن في المكـان الأصلـي لها .
1-1 درجة إحترامالرصيد
يوجد مستويـات لمبدأ إحترامالرصيد الأول يتمثل في عـزل و حصر الجوهر الذي يشكل رصيد الأرشيف الذي يميـزه عنالأرصدة الأخرى ، أما الثاني فهو موجه إلى إعـادة إنشاء الترتيب الداخلـي للرصيد .
1-2 الدرجة الأولى لمبدأ احترامالرصيدفي هذا المستوى يجب أننعتبـر فيه الرصيد كجوهر متميـز و على هذا الأساس يطبق المستوى الأول لمبدأ إحتـرامالرصيد عندما نتـرك الوثائـق مجمعةكما هي أو عندمـا نقـوم بعمليـة تجمعيها إذاكانتمتفرقـة و التي نتجت أو صدرت لنفسالشخص أو المؤسسة في إطار نشاطاتهم اليوميـة ، و يجد المستوى الأول البعد الحقيقـيلتطبيقه أساسـا على مستوى القيمة الأولية لقيمة الأرشيف ( العمر الأول ) و دونإهمـال القيمة الثانويـة ( العمر الثاني ) . ) .
1-3 الدرجة الثانية لمبدأ احترامالرصيد
مبدأإحتـرام وحدة الرصيد في هذه الدرجة يتطلب أن تكون كلوثائـق الرصيد الواحـد مجمعة في مكان معيـن و الذي يجب أن يحتـرم و يعاد تشكليه إذاكان الترتيب الأولـي أو الترتيب الأصلـي تم تغييـره لأسبـاب ما و على مستوى القيمةالأوليـة للوثائـق الجاريـة و النصف الجاريـة هذا الإقتـراح يكون ضروريـا على أنيكون للوثائـق ترتيبـا أوليـا واضحـا .
2- الدفع والتشخيص
2-1 الدفع: بعد تشكـل رصيـد أي مؤسسة منالتجمـع الطبيعـي للوثائـق الناتجـة عن نشاطها و بتراكمها تقـوم المؤسسة بعمليـةالدفـع للوثائـق التي إنتهت فائدتها الإداريـة .
و الدفـع هو عملية تقنيـة إداريةيقصد بها كمية الوثائق و الأرصدة المحولة من المصلحة المنتجة إلى مصلحة الأرشيف أيتحويل الوثائق من مكان ولادتها إلى مكان الهيئة المكلفة بالحفظ ،فعملية الدفع وتحويل الوثائق تتم بالنسبة لوثائق العمر الثاني و العمر الثالث و قد نصت على هذاالمادة 08 من القانون رقم 88 . 09 على أنه تدفع وجوبا الوثائق التي تحتوي على فائدةأرشيفية للمؤسسة المكلفة بالحفظ ، كما أضافت المادة 09 من نفس القانون إن أرشيفالهيئات العمومية المذكورة في المادة 3 من القانون يتم أمام المؤسسة المكلفةبالأرشيف الوطني عندما تصبح الوثائق غير ضرورية للهيئة المعنية يتم دفع الأرشيف حسبالكيفيات التالية:
–وضع الوثائـق في علب أو رزم :
بعد حذف الإستمـارات الشاغـرة والنسخ تصنف الوثائـق حسب الملفـات المتعلقـة بنفس الموضوع و تجمع الوثائـق حسبالمكاتـب أو المصالح مع مراعـاة واحدة من بين الطرق التصنيفية التاليـة :
الطريقة الأبجديـة أو الزمنية أوالعدديـة أو الألف عدديـة أو الجغرافيـة أو المنهحية . ثم توضع الوثائـق
في علب أو رزم بعد أن تغطى عدةملفـات بورق الصـر ثم تحـزم كل رزمة على حـدى جيدا ،
و تبلـغ متوسط سعة الرزمة 10 إلى 15 سم و يستحسن إستعمال العلبذات سعة 10 سم .
–ترقيم العلب أو الرزم :
ترقم العلب أو الرزم التي تنتميإلى نفس الدفع من الرقم 1 إلى س و يجب الإعتناء بإظهار الرقم بوضـوح في أعلى حافـةالعلبة ، و يستأنف الترقيـم التسلسلي في كل دفع جديد من 1 إلى س و حتى يتسنى التميزبين مختلف الدفعـات ، سوف توافـي مصلحة الأرشيف الهيئـات الدافعـة بالرقم الخاص بكلدفعـة .
.
–إعداد جدولالدفـع :
ينسخ جدول الدفـع إلى ثـلاث نسخ، في إستمـارات خاصة توفـرها مصلحة الأرشيف و ترجـع أحد النسخ بعد مراجعتها والتوقيـع عليها إلى المصلحة الدافعـة لاحقا ، كما ينبغـي إرسـال جدول الدفـع إلىمصلحة الأرشيف قبل إجـراء عمليـة الدفع و يحدد المسؤول عن الأرشيف بعد إتخـاذتدابيره ، تاريخ الدفع و الكيفيـات التطبيقية المرتبطة بذلك .
– يحرر الجدول تحريـرا جيدا ويذكر في الصفحة الأولى إسـم الوزارة الوصـية و المديـرية أو المصلحة أو الهيئـةالدافعـة مع الإشـارة إلى عدد العلب أو الرزم و تاريـخ الدفـع . و إسم الهيئـةالمستقبـلة أما الصفحة الثانيـة فتحتـوي على المعلومـات الدقيقة التاليـة :
أ _ الرقم التسلسلي للرزم المصنفة من 1 إلى س مع إستعمـال أوراقمدرجـة بالنسبة للتي يتعـدى عددهـا 25 وحدة .
ب _ إختصار محتـوى و طبيعـة كل رزمة في جملة أو جملتيـن .
ج _ ذكـر تاريـخ الوثائـق الموجودة في الرزم مثلا : 1964 – 1966حيث تشيـر سنة 1964 إلى تاريـخ أوّل وثيقة ، أما سنة 1966 فهي تاريـخ أخر وثيقـة . ( 1 )
د _ الإشـارة إلى أجل حفظ الأرشيفأي ذلك التاريخ الذي تصبحفيه الوثيقـة لا تكتسي أية أهميـة بالنسبة للمصلـحة الدافعـة و يمكن بذلك أن يحتملحذفها أي إقصاءها بما أنها عديمة القيمة التاريخية
مثلا :إذا كانت الوثيقة مؤرخة في سنة 1977 و تستلزم حفظها لمدة 20سنة فيصبح آخر أجل لحفظها سنة1997 . وهناك إجـراءات إستثنائية خصصت لبعض أصنافالأرشيف مثل السجلات و البطاقـات و المخطـطات و الأشرطة المغناطسية و الأسطوانات …. إلخ و على مصلحة الأرشيف النظـر في كل حالة تعرض عليها و تبقى رهن إشارة جميعالمصالح لتقديم النصائح و المساعدات لاسيما خلال الدفعات الأولى .
كما تم إقتراح عدد من الإجراءات المستعجلة تخص الأرشيف العائـدإلى الفتـرة الإستعمارية في المنشـور رقم 94 – 7 المؤرخ في 02 أكتوبر 1994 و تتمثلهذه الإجـراءات فـي :
الإجراءاتالملحة على المستوى المركزي :
إن الوزارات و المؤسسـات والهيئـات الوطنية و المركزية ملزمـة بدفـع الأرشيف المنتج ما قبل 1962 إلى مركزالأرشيف الوطنـي . ( 1 )
و قبل كل شيئ يهيـئ الأرشيف ويضم بإحكام في رزم تبلغ سعتها حوالي 15 سنتميتر أو يستحسن وضعها في علب أرشيف تحملكل منها معلومات عن الهيئة الدافعة و الرقم التسلسلي مع تفادي أية إشـارة أخرى .
الإجراءاتالملحة على مستوى الولايـات :
حسبما ينص القانـون ، لا يخضعالأرشيف الصـادر قبل 1962 و الموجـود على المستـوى الولايـات إلى التقسيم الولائـيالحالـي ذلك لأنه يعد مصدرا تاريخيـا مشتركـا لمناطـق مختلفة تشمـل عـدة ولايـات ،و علما بأن هذا الأرشيف أو بالأحرى ما تبقى من الوثائـق التي نجت من الترحـال إلىفرنسـا أو من الإتـلاف بعد 1962 ، صدر عن الهياكـل الإستعمارية المنعدمة حاليا ونذكر منها : العمـالات و بناية العمالات و الدوائر و البلديات المختلطة و مكاتبالشؤون الأهلية و الشركات التجارية و الصناعية و المنجمية و البنوكو
الممتلكات الإستعمارية ، و قد تمجمع بعض هذا الأرشيف في المستودعات الولائية غير أن هناك مصادر أخرى مبعثرة هنا وهناك و قد تكون عرضة لأخطار شتى و عليه تكون الولايات ملزمة بإجراء تمشيط بمعنىالكلمة لجمع كل الأرصدة المذكورة ، و لا يتسنى ذلك إلى بعد معاينة المحلات التيكانت فيما سبق تأوي الهياكل أو البنايات الإستعمارية و كإجراء تقني يتم التعرف علىالأرصدة و تهيئتها في نفس
الظروف المقترحة أعـلاه علىالإدارة المركزية أما نص الوحدات التصنيفية فيذكر رمـز الولاية متبوعـا بعنوانهامثلا : ( 01 – أدرار ) و لما كانت الولايـات تفتقـر إلى الوسائـل الضرورية لتسيـرأرشيفها تسيـر محكما ، وجب عليها المباشـرة في دفع الأرصدة الخاصة بالفـترةالإستعمارية و مراعـاة الشروط السابقـة الذكر ، و عند الحاجة سينظم مركز الأرشيفالوطني التصويـر المصغر لهذا الأرشيف مما سيـزود الولايـة بمصـادر تاريخيـة ومحليـة في عيـن المكان .
الإجراءاتالملحة على المستوى البلدي :
لقد ورثت البلديـات عن الدوائـرالإستعمارية الأرشيف لاسيما الأرصدة الناتجة عن البلديـات المختلطة و بلديـاتالسلطة المطلقـة و النقابـات البلدية و مصلحة الشـؤون الأهليـة و على جميـعالولايـات مباشرة جمـع الأرشيف على مستوى البلديـات علما بأن هذه الأخـيرة تمثلمـأوى لجميع الأخطار ، فقد تفشت في محلاتهـا ظاهرة الإتـلاف الهمجـي للوثائـق منذ 1962 ، ثم يضم الأرشيف في رزم أو يوضع في علب تحمـل معلومـات عن البلديـات الدافعةبإتمتد الرمـوز البريدية الحالية لا أكثـر و تجمع الرزم في مقـر الولايـة الأم ،قصد تسليمها لمركز الأرشيف الوطني .