[بوقطاية عادل]

تنظيم ملفات الموظفين بالمؤسسة.
تعريف الملف:[/color]
الملف لغة (بفتح الميم لا بكسرها) مصدر ميمي و يعني مجموعة أوراق و اصطلاحا هو مجموعة من الوثائق الإدارية المختلفة ضُم بعضها إلى بعض و تتعلق بشخص أو قضية يراد دراستها و تحليلها مثل: ملف التلميذ ، ملف الترميمات الكبرى ، ملف الحادث المدرسي ، ملف الموظف ، و هو موضوع هذا العرض.

1- تسيير و تنظيم ملفات الموظفين :
يفتح لكل موظف على مستوى مؤسسة العمل مرسما كان أو متعاقد أو مستخلفا ملفان اثنان أحدهما مهني و الآخر مالي حسابي.

1- الملف المهني
أ‌- مسكه
يقوم المدير بفتح ملف إداري لكل موظف يلتحق بالمؤسسة ، و يحتوي هذا الملف على وثائق قاعدية ضرورية و وثائق أخرى إدارية تعكس مساره المهني من تاريخ توظيفه إلى غاية انتهاء علاقة العمل بالوفاة أو الاستقالة أو الإحالة على التقاعد و الوثائق القاعدية التي ينبغي ان يطالب بها كل موظف حديث العهد بالوظيفة هي:
- نسخ من الشهادات العلمية.
- شهادة ميلاد.
- شهادة الحالة العائلية.
- صورة شمسية.
- استمارة المعلومات الشخصية.

ويعد رئيس المؤسسة مسؤولا عن مسك هذه الملفات و الحفاظ على سريتها و لا يسمح لأي شخص بالاطلاع عليها إلا برخصة مكتوبة من الوصاية ماعدا موظفي التربية المكلفين بالتفتيش و مديري التربية الذين يخول لهم القانون بحكم وظيفتهم الإطلاع على هذه الملفات من اجل المراقبة و المتابعة و ذلك طبقا لمقتضيات المواد 4 و 14 و 15 من القرار 1013 المؤرخ في 15/09/1983 و يدرج إجباريا بهذه الملفات نسخ من كل الوثائق المرسلة إلى سلطة الوصاية و المتعلقة بالحالة الإدارية و طريقة تأدية الخدمة من طرف الموظف ، كما يمنع إخفاء أو تمزيق أو تحويل هذه الوثائق طبقا لمقتضيات المادتين الخامسة و الثالثة عشرة من نفس القرار.

ب‌- تنظيم الملفات الإدارية

يتضمن الملف الشخصي للموظف أو العامل المتعاقد أو المستخلف على خمسة أبواب هي:
- الحالة المدنية.
- المستوى أو الشهادة.
- المسار المهني.
- الغيابات.
- المتنوع.

لكل مخطط باب من هذه الأبواب قميص تودع بداخله كل الوثائق و الأوراق التي تناسب عنوان الباب ثم يوضع مجموع الأقمصة داخل حافظة من مطبوع خاص يتضمن معلومات عامة عن الموظف . لكن مخطط إحصاء و تصنيف الوثائق المتداولة على مستوى المؤسسات التعليمية ، يتضمن التبويب التالي:
1.17.1 المسار الوظيفي.
2.17.1 الحالة المدنية.
3.17.1 العطل و الغيابات.

ترتيب هذه الملفات بحسب الحروف الهجائية و بحسب المواد و الأسلاك و تودع في خزانة خاصة محكمة الإغلاق لحفظها و ضمان سريتها.

2- تحويل الملفات الإدارية و المالية:
الملف المالي لا يحول حتى في حالة نقل الموظف أو العامل على مؤسسة أخرى بل يجب حفظه بصفة دائمة في أرشيف المؤسسة. أما الملفات الإدارية فهي قابلة للتحويل عند تغيير مؤسسة العمل بناء على طلبات مكتوبة من قبل رؤساء المؤسسات المستقبلة و ذلك في ظرف سري مضمون و يمنع منعا باتا تسليمه للمعني بالأمر طبقا لمحتوى المادتين العاشرة و الحادية عشر من القرار 1013.

3- استغلال الملفات الإدارية و المهنية:
الملفات الإدارية تكتسي أهمية خاصة باعتبارها تعكس المسارات المهنية للموظفين من تاريخ توظيفهم لغاية انتهاء الخدمة ، لذلك تعد مرجعا أساسيا للإدارة في عدة مجالات أهمها تقويم هؤلاء الموظفين و تقدير استعداداتهم و نتاجهم و سلوكهم و أدائهم لنشاطاتهم،