ثالثا جرد المكتبة:
المرجع: دليل المكتبة المدرسية- الملف 19 من سلسلة قضايا التربية الصادر عن المركز الوطني للوثائق التربوية.
لا تجرد الكتب مع باقي الأشياء و إنما يخصص لها سجل جرد من نفس الشكل كما نص عليهالمنشور رقم 143 بتاريخ 30/07/97 .
الأعمال الأساسية المنوطة لتسيير المكتبة هي:
§ تسجيل الكتب
§ تصنيف و ترتيب الكتب.
§ دليل الكتب.
§ الاعارة
1- تسجيل الكتب:
كل إنجاز (نقصد هنا أساسا الكتاب حيث هو الرصيد الأساسي لمكتباتنا). يسجل إلزاما بعد إقتنائه على سجل الجر القانوني كما هو مبين في القرار المؤرخ في 21/07/1987.
كل كتاب يعطى له رقم خاص به (رقم الجرد) و ينجز له بطاقاتين و يتم التكفل بالكتاب من طرف نائب مدير للدراسات في الثانويات و المتاقن و من طرف مستشار للتربية في الاكماليات من عند المسير المالي.
مسؤلية المفاتيح و المخازن:
مفاتيح المخازن : نصت المادة 30 من القرار 175 و 176 الصادر في 02/03/1991 المحدد لمهام مدير مؤسسة التعليم الثانوي على أنه لا يتداول المدير الأموال التابعة للمؤسسة و لا يحتفظ بمفاتيح صندوق المال و المخزن إلا في حالات خاصة و استثنائيةيحددها وزير التربية " كما ورد تذكير كذلك في المنشور 143 الصادر في : 30/07/97" بأن مفاتيح المخازن توضع لدى المسير المالي و تحت مسؤوليته الكاملة . أما النسخة الثانية من هذه المفاتيح تحفظ في ظرف مغلق مختوم لدى مدير المؤسسة علما أن هذا الظرف لا يفتح إلا في حالة الضرورة القصوى بموجب محضر مؤسس و موقع من قبل الحاضرين.
رقابة المخازن : نص المنشور 143 ( في 30/07/97 )على" أن رقابة المخازن موكلة بالدرجة الأولى لرئيس المؤسسة و المدير الملي و حتى تتسم بالنجاعة و الفعلية يجب أن تكون ميدانية و ودائمة و مجسدة في كل مرة بتأشير أو توقيع". و تتم بحضور مسؤول الخزن و مقارنة محتوى البطاقات مع المخزون الفعلي.
كما نصت المادة 14 من القرار 1016 المؤرخ 15/09/83 المحدد لكيفية مراقة و إشراف مدير المؤسسة على تسيير و حسابات مؤسسة التعليم الثانوي على مايلي:
" يقوم مدير المؤسسة بالتحقق من المخازن كل شهر في تاريخ غير مسمى, و يحضر عملية جرد المواد و البضائع التي يجب أن تتكرر في آخر يوم من كل فصل و يوقع البيانات الموافقة المرفقة بالكشوف الفصلية و بحساب التسيير.كما نصب المادة 15 من نفس القرار مايلي: يزور مدير المؤسسة على الأقل مرة في السنة, المكتبة العامة و يتحقق من الدفتر اليومي للدخول و الخروج و من الفهرس "ب" و يسجل عليه نتيجة تحققه".
كما تنص المادة 16 من نفس القرارعلىمايلي:"يشرف مدير المؤسسة على تجديد الجرد العشرية.
و يقوم بالجرد الجزئي لعدد من لأشياء الموجودة بالدفتر اليومي للخروج و الدخول و الفهارس و يسجل عليها نتيجة تحققه".
فحص وضعية المخزن: نص المنشور 143 (في 30/07/97 ) على أنه:
" يجب القيام بجرد شامل لكل المخازن في الحالات الآتية:
§ عند نهاية السنة.
§ في حالة تغيير الأمر التصرف أو المسير المالي .
§ في حالة تغيير مسؤول المخزن ".
مهام مسؤول المخزن
نص قرار رقم 1010 المحدد لصلاحيات واعمال مستخدمي المؤسسة التعليم الثانوي المؤرخ في 15/09/83
في المادة 6 على مايلي 
نكتفي ببعض الفقرات فقط )
يكلف رئيس المخزن :
§ بالجرد المادي وتحسيب دخول وخروج سلع المخصصة لتغذية والصيانة الاعتيادية .
§ المراقبة والمحافظة على المواد ،والمواد الغذائية والتجهيزات الصغيرة المخزنة .
§ بإبقاء المخازن وملحقاتها في حالة صحية .
§ بحسن استعمال السلع وبالوقاية ضد الاختلاس .
§ يضع رئيس المخزن طلبية المواد الغذائية .
§ يتصل بالممونين لتحديد التراتيب والأيام وساعات تسليم السلع.
§ يسلم السلع ويتحقق من جودتها .
§ يسجل عدد متناولين للوجبات .
§ يسهر على حسن سير الأجهزةوالمحافظة على صيانةالمحلات الخصوصية وملحقاتها .
§ يساهم على في إعداد قائمة المأكولات .
§ يحتفظ رئيس المخزن بمتاح المخزن وتبقى نسخة من هذا المفتاح محفوظة تحت الختم عند المقتصد (تتناقض مع ما جاء في المنشور 30/07/97)
ونص المادة 8 منه ما يلي:
يكلف رئيس المخزن الورشاتتحت مسؤولية رئيس الأشغال ،بإدارة التجهيزات ومجموعة الأدوات والأجهزة المنقولة والمواد النتاج والمواد ،وبتوزيعها على وراشات مختلفة للتعليم التقنيويقوم بتخزينها ومراقبتها والمحافظة عليها .
إن رئيس مخزن الورشات : يرتب الوثائق والأوراق الحسابية المبررة للمخروجات
§ يحسب المدخولات والمخروجات للمواد النتاج والمواد المصنوعة .
§ يقوم بالإحصاء الدوري للمخزن العام والمخازن الملحقة .
§ يوجه عمل القائمين على المخازنالورشات ويقوم بتكوينهم تحسينهم .
§ يحتفظ رئيس مخزن الورشات بمفاتيح المخزن العام والمخازن الملحقةوتبقى نسخ من هذه المفاتيح تحت الختم عند المقتصد .
ونص المادة 10 منه على ما يلي :
يساعد أمين المخزن الورشات رئيس المخزنالورشات على مستوى المخزن العام بشعبة او شعب التعليم التقني وينوب عنه في حالة غياب .
فان أمين مخزن الورشات : يضع تحت تصرف الأساتذة والتلاميذ ،الوسائل الضرورية لإنجاز الأعمال التطبيقية والتجارب. يتابع ويسجل حركية مجموعة الأدوات والآلات والمواد النتاج .
يقوم بصيانة المخزنوملحقاته .
جرد العقارات
ورد في الباب الثالث من المشور 143 (30/07/97) إن جرد العقارات سوف يكون محل المنشور وزاري خاص سترسله وزارة التربية لاحقا,وعليه سوف اكتفي بذكر بعض النصوص حول الموضوع واترك الأمر لفرصة أخرى فربما يكون عنوانا لعرض يقدم في يوم دراسي آخر .
نص المرسوم التنفيذي رقم :91/455 المؤرخ في 23/11/91 والتعلق بجرد الأملاك الوطنية في المادة 8 على ما يلي :
"يتعين على المنشآت والمصالح والهيئات والمؤسسات العمومية ذات الطابع الإداري ،التابعة للدولة والجماعات المحلية الإقليمية ،سواء كانت تتمتع بالاستقلال المالي أو لا تتمتع بهما ،أن تقوم بجرد الوصفي التقويمي للعقارات الأملاك الخاصة أو العمومية التي خصصت لها ....."
نفس المادة
"وان تستكمله خلال سنتين على الأكثر ابتداء من تاريخ نشر المرسوم في الجريدة الرسمية "
وطلب المرسوم من المؤسسات إعداد بطاقة تعريفية بكل عقار خصص لها أو اسند لها تسيره أو تحوزه بأي صفة كانت .
وبينت المادة 11 المعلومات الواجب توفرها في هذه البطاقة :
§ تسمية لمؤسسة .
§ مرجع المؤسسة الذي انشاها
§ الجماعة العمومية التي تنتمي إليها (الدولة، الولاية ،البلدية ).
§ نوعية العقار ومحتواه ومكان وجوده .
§ اصل الملكية ونوعية الحقوق .
§ قيــــمته .
وقد أكد المنشور الوزاري رقم 569/10.0.0/95 المؤرخ في 23/12/95 على ضرورة إعداد الجرد العام للأملاك العقارية تطبيقا للنصوص الرسمية وهي :
§ القانون 90/30 المؤرخ في 01/12/90
§ المرسوم ت 91/454 المؤرخ في 23/11/91 المرسوم ت 91/455 المؤرخ في 23/11/91
§ القرار الوزاري المؤرخ في 04/02/92
§ مراسلة يد وزير المالية المؤرخ في 14/11/95 رقم 5504
§ وطلب المنشور من المؤسسات اتخاذ الإجراءات الميدانية على مرحلتين :
المرحلة الأولى :
تعريف الأملاك العقارية : باللجوء إلى المصالح التقنية المحلية أو المكاتب دراسات الهندسية المعمارية لاعداد تصميم للأملاك العقارية وتعريفها بدقة وتحتفظ هذه التصميم ضمن الوثائق الرسمية للمؤسســـــة .
المرحلة الثانية :
إعداد بطاقات التعريف:وذلك بالاتصال بالمصالح الولاية أملاك الدولة والحفظ العقاري للحصول على المطبوعات