أمثلة :
كرسي تلميذ , طاولة تلميذ, طاولة خشبيةمستطيلة الشكل2.5 م x 1.20 م
آلة راقنة عربية فاسيت رقم 2103A مضخة ماء ايطالية الصنع صفراء قوة س 220 فولت مكتب حديدي 1.20 م x0.60 م بثلاث أدراجعلى اليمين , خزانة حديدية ذات أبواب زجاجية , آلة تصوير الوثائق 2040OCETرقم B 0321 A
العمود الرابع :
مصدره : يجب أن يذكر المصدر بدقة ووضوح.
أمثلة :) تجهيز أولي من الوزارة , ميزانية التسيير لسنة 1993, شراء بفاتورة أعدها ..... بتاريخ..... , تخصيص تبعا لقرار أعده ... بتاريخ .... هبة من لفلان ولي تلميذ , تحويل من ...وفق ... بتاريخ ....... الخ ( .
* العمودالخامس :
قيمته :
يسجل ثمن شرائه و في حالة عدم وجوده تسجيل قيمته التقديرية في تاريخ التكفل بجرده .
العمود السادس :
تخصيصه :
ينبغي تعيين المحل المخصص للشيء المجرودقاعة الأساتذة , المكتبة , ورشة الميكانيك ,(قاعة دراسية , مكتب الأمانة ... الخ(.
وذلك بغية تسهيل إجراءات المراقبة و عملية الفحص .
العمود السابع :
خروجه :
يحال على الوثائق التي تثبت كل عملية أنجز عنها خروج الشيء المجرود لأي سبب من الأسباب
أمثلة :
تسقط وفقا للمقرر رقم ... بتاريخ ...) (أتلف أو ضاع أو سرق حسب المحضر رقم ) ... المؤرخ في ...(.
العمود الثامن :
ملاحظات : تدون كل الملاحظات التي يكون من المفيد إثباتها مثل :
)سلم بمصلحة أملاك الدولة بتاريخ : .. ((تم تحويلهإلى ثانوية: ... بناء على قرار وزاري و الفرع الجرد العام ..................
عندما يكون جرد مؤسسة مشتملا على عدة سجلات متتالية ينبغي تعيين كل سجل برقم أو حرف و عندئذيكون رقم تسجيل الشيء آما عددا كسريا (رقم التقييد و رقم التسجيل ) و آما عددا متبوعا بحروف ( التعليمة 889 المؤرخة في 01/12/92) .
يسجل تحت نفس الرقم الشيء المنقول المتكون من مجموعة قطع تعتبر ككل مثل : (سيارة مرفقةب : مرفعة , محفظة مفاتيح, مذياع, عجلة احتياطية . فكل هذه الأشياء يجب تدوينها و تعريفها في عمود "تعيين" حتى و أن تطلب الأمر استعمال عدة أسطر لشيءواحد و المهم أن يكون له رقم وحيد مهما كان عدد الأسطر التي استغرقها التسجيل .
و عكس ذلك تسجل قطع التبديل المشترات منفردة في سجل الجرد تحت رقم معين كل واحدة و لكل منها رقمها الخاص بها).
أمثلة :
(عجلة , بطارية , قطع ميكانيكية مختلفة ... الخ )( التعليمة 889 في 01/12/92).
11-. عند شراءأي شيء قابل للجرد العام ينبغي كتابة العبارة التالية على ظهر الفاتورة :
"يشهد رئيس المؤسسة أن الأشياءالمبينة بالفاتورة تم تسجيلها و التكفل بها ضمن سجل الجرد تحت الأرقام الآتية : ..." ( المنشور 143في : 30/07/1997).و لا تمضيالحوالة إلا بعد التأكد من وضع أرقام الجرد على الفاتورة .
الترقيم على الشيء نفسه :
نص المنشور 143(في : 30/07/97) على ما يلي :
"إن الرقم المخصص لأي ممتلك (شيء) يجب كتابته بصورة واضحة و ذلك باستعمال مواد غير قابلة للمسح أو الفسخ" و حسب رأيي أرى من المستحسن أن يكون الترقيم على جانب خفي غير مرئي مباشرة (كأن يكون من تحت أو من الخلف أو على الجانب مثلا ) مع محو أو طلاء مكان كل ترقيم سبق استعماله من قبل و تغييره, غير انه (كما ورد في التعليمة 889 المؤرخة في :1992.12.01) فيما يخص الطواقم الأكل و القهوة الموجودةتحت رقم ما و الذي لا يمكن نقله من الواجب التركيز على محتوى الطاقم (عدد القطعحسب صنف الأشياء , اسم و بلد الصانع , مادة الصنع ... الخ ) .
و تجدر الإشارة إلى أن السيارات الخاضعة للتسجيل تعرف من جراء تقييد رقم تسجيلها في سجل الجرد ..
بطاقة جرد المحل :
أعطى المنشور 143 ( الصادر في : 30/07/97) نموذجا لبطاقة الجرد حسب كل محل و نص على ضرورة إمضائها من طرف الأمر بالصرف و المسير المالي و الموظفين المكلفين (بالمحل و ما به من عتاد ) مع وجوب إلصاقها و تعليقها في المحل المعني .
و يدون على هذه البطاقةالأشياء الموجودة بالمحل مع ذكر عددها و أرقام جردها و الحالة التي هي عليها (جديدة , قديمة , جيدة , مقبولة , رديئة .....الخ ).
تنجز هذه البطاقة في نسختين تعلق إحداهما في المحل و الأخرى يحتفظ بها على مستوى المصلحة المسيرة.
فحص المجردات :
يتمثل فحص لممتلكات المنقولة في التأكد من وجودها و معاينة حالتها للمحافظة عليها أو إعادة ترتيبها أو إسقاطها ( سيأتي لاحقا الكلام عن الإسقاط و إجراءاته)
و نص المنشور 143 (في : 30/07/97) بخصوص الفحص على مايلي :
" تهدفهذه العملية إلى معاينة كل منقول مسجل بالجرد عند :
§ عملية تأسيس الجرد
§ نهاية كل سنة
§ عملية تسليم المهام ما بين الأمرين بالصرف أو المسيرين الماليين ".
1) تأسيسالجرد : جاء في المنشور 10/2145 (في : 13/12/63) أنه يحدث جرد عام عند افتتاح مؤسسةجديدة أو عند عدم وجود جرد سابق . و عند إعداد جرد تأسيسيفإننا سنبقى لمدة عشر سنوات و نحن نسجل المدخلات و المخرجات من الأثاث إلى غاية 31 ديسمبر من العام العاشر .
و في العام العاشر يشرع في التحضير و إعادة السجل و تنظيمالبطاقات أو تعويضها بأخرىجديدة لفترة عشر سنوات أخرى و يترتب على ذلك مراجعة و فحص الأثاث الذي سبق جردهلأنه في مدة عشر سنوات تكون المؤسسة د استقبلت أثاثا جديدا و استغنت عن بعض الأثاث القديم نتيجة لعدم الصلاحية أو الضياع أو غير ذلك .
1) و في نهاية كل سنةيكون من الضروري القيام بعملية المراقبة و المراجعة و الفحص للمجردات خاصة الكتب و أدواتالمطبخ ووسائل التدريس لتعرضها أكثر من غيرها للضياع و الإتلاف .
2) و أثناء نقل المهام بين الأمرين بالصرف أو بين المسيرين الماليين.
يتعين القيام بعملية الفحص و يعد محضر لذلك يوقع من قبل الأطراف المعنية و ينتج عن ذلك تبرئةذمة الموظفالخارج . و تسهيلا لعمليةالفحص و المراقبة نقترح نموذجا لبطاقةفحص المجردات حسب المحل و طبيعة الأشياء ( انظر الملحق).
إعداد البطاقات :
إعداد البطاقات موكل إلى المسير المالي خاصة بطاقة الصنف "أ" أما بطاقات باقيالأصناف فتعد من طرفه بمساعدة موظفين آخرين (المكلفين بتلك الأشياء أو غيرهم) وتحت إشرافه .
ملاحظات :
§ البطاقة هي من حجم 13.5×12.
§ يمكن تخصيص بطاقة واحدة لكل مادة (مجموعة كراسي مثلا).
الإسقاط :