#الرصيد :
كل الوثائق، القطع و الملفات، مجموعة و محفوظة من طرف شخص أو مؤسسة في إطار القيام بنشاطاته، حيث أن الكل أو المجموع يشكل ما نسميه بالرصيد.
السلسلة الأرشيفية :
هي مجموع الملفات المصنفة و المرتبة مع بعضها البعض لأنها تنتمي إلى هيئة أو مصلحة معينة أو تعالج نفس الموضوع، ينتج من نفس النشاط.
#الملف :
عندما يجمع شخص مادي أو معنوي العديد من القطع الأرشيفية عند قيامه بصفقة أو عملية فمجموع تلك القطع يكون ما نسميه بالملف حيث أنه جزء لا يتجزءا يجب أن يعالج و يحفظ كاملا (بكل الوثائق التي بداخله).
#معالجة الوثائق الأرشيفية
هي إجراءات و عمليات الفرز و الترتيب و الوصف و التحليل و التكشيف و إعداد وسائل البحث
من أهم العمليات و المهام الرئيسية التي يقوم بها الأرشيفي نجد معالجة الأرشيف لتسهيل عملية حفظ الوثائق الأرشيفية الوصول إليها بسرعة و تبليغها للباحثين و لكل من له الحق في الاطلاع على هذه الوثائق، حيث أنها المهمة الرئيسية لمصالح الأرشيف، بالتالي فيجب على مصالح الأرشيف على مستوى المؤسسات و مراكز الأرشيف وضع و تبني سياسة لمعالجة الوثائق.
#الفرز
هو عملية تسعى إلى تفريق جزء من الوثائق (عن طريق التقييم) من مجموع الوثائق التي يجب حفظها لاكتسابها القيمة التاريخية و التراثية من الوثائق المقترحة للإقصاء.
-
#الدفع
هي عملية مادية و فكرية نقوم من خلالها بتحويل مسؤولية حفظ الأرشيف من الإدارة أو المصلحة المنتجة إلى مصلحة الحفظ المؤقت أو مركز حفظ الأرشيف التاريخي، يشير هذا اللفظ أيضا إلى مجموع الوثائق المدفوعة.
#الإقصاء
هي عملية، يتم بموجبها حذف الوثائق الأرشيفية (النسخ، الوثائق المنتجة لغرض التفصيل، المراسلات الخالية من القيمة، الوثائق المستقبلة لغرض الإبلاغ و التي لا أهمية لها في تسير النشاط، المسودات....) وفق ضوابط قانونية و تنظيمية تحدد الوثائق التي يقتضي إقصاؤها
التكشيف
هي العملية التي ترمي إلى وصف الوثائق، بالتالي فهي عملية تحويل المصطلحات الطبيعية إلى مصطلحات مقننة ، أي إلى اللغة التوثيقية بعد استخراجها عن طريق تحليل محتوى الوثيقة.
#التصنيف :
هي عملية فكرية تهدف إلى تعريف و جمع الوثائق حسب أوجه المتشابه ثم ترتيبها داخل أقسام ترتيبا منطقيا و تدريجياوفق قواعد، يتم تقسيم الوثائق إلى مجموعات حسب مقياس معين للتحصل على مجموعة أصناف تندرج تحتها جميع الوثائق.
#التصنيف :
هي عملية فكرية تهدف إلى تعريف و جمع الوثائق حسب أوجه المتشابه ثم ترتيبها داخل أقسام ترتيبا منطقيا و تدريجياوفق قواعد، يتم تقسيم الوثائق إلى مجموعات حسب مقياس معين للتحصل على مجموعة أصناف تندرج تحتها جميع الوثائق.
#الترتيب في الرفوف ( الترفيف) :
هي عملية مادية ترمي إلى وضع الوثائق أو علب الأرشيف التي تحوي الوثائق في الرفوف باحترام الترقيم و الترميز.
#الوصف :
هو التقديم أو التمثيل الدقيق لوحدة الوصف و العناصر المكونة لها من خلال تحديد و تحليل و تنظيم كل المعلومات التي تسمح بتعريف و تسيير و معرفة مكان الوثائق الأرشيفية و القيام بتفسير محتواها و سياق إنتاجها.
#التبليغ
من بين المهام الأساسية لمصالح الأرشيف، يرمي إلى وضع الوثائق الأرشيفية (باحترام مبدأ قابلية التبليغ و الحالة المادية للوثائق) بين أيدي الباحثين و الإدارة سواء كان على مستوى مؤسسة الحفظ في قاعات للقراءة، أو عن بعد من خلال إرسال النسخ في أوعية مختلفة.
#مستوى الوصف
هو المستوى المختار لوصف وحدة الوصف (رصيد، سلسلة عضوية، سلسلة عضوية فرعية، ملف، قطعة) حيث أنه يبين نوع الأداة الواجب إعدادها حيث أنه على مستوى الرصيد نقوم بإعداد (حالة الرصيد، الدليل) أما على مستوى السلاسل (حالة الدفع) أما على مستوى الملفات (قائمة) أما على مستوى القطع (الجرد، الفهرس).
#جدول الإقصاء
هو حالة الوثائق الخاضعة من طرف المصلحة المنتجة لتأشيرة الإقصاء التي يعطيها الأرشيفي، أو الوثائق المقترحة للإقصاء من طرف مصلحة الأرشيف للمصلحة المنتجة
#الميكروفيش
في فيلم فوتوغرافي يأتي على شكل أوراق مستطيلة تحتوي على العديد من الصور الصغيرة الحجم للوثائق الأرشيفية.
26. #الميكروفيلم
هو فيلم فوتوغرافي على شكل لفة أو شريط يحتوي على سلسلة للوثائق الأرشيفية بقياس صغير جدا
نميز نوعين من الميكروفيلم.
35 مم طوله 30 م يحتوي على 600 صفحة .
16 مم طوله 30 م يحتوي على 3000 صفحة.