2/3
المطلب الثالث : مميزات الأسلوب الإداريإن استعمالالرسالة في الحياة المهنية اليومية أصبح الأمر شائعا ,لأنها وسيلة تلبي حاجاتالتبليغ الأساسية فالرسالة في واقع الأمر ما هي ألا مجموعة من المعلومات تأتي فيشكل موضوعي وفق نظام محكم من التمحيص والدقة وان تحرير الوثائق الإدارية بتعددأنواعها واختلاف طبيعتها تحتاج إلى الإلمام بقواعد الكتابة وتعابيرها أو بمعنى أخرسلامة الأسلوب وصحته ’وللأسلوب معنى آخر أعم وأشمل ’ إذ يقصد به الطريقة التييستعملها المحرر في اختياره للمفردات تركيبها وترتيبها بالصيغ التي من خلالها ينقللغيره الفكرة أو الأفكار التي يريد التعبير عنها أو إبلاغها.
ونستخلص من هذا أنالأسلوب الإداري متميز عن الأساليب الأخرى كالأسلوب الأدبيوسندرج هذه المميزاتفيما يلي :
1- الموضوعية :
أن الإدارة العامة ليست شخصا عاديا يتصرف وفقمزاجه وهواه بل هي تنظيم جماعي بشري هادف .
أن وجود الإدارة العامة يعطيللمراسلة نوعا من الأهمية والجدية والمكانة ويطبعها بالطابع الرسمي ,فالإدارة منخلال القيام بأعمالها المختلفة , تهدف إلى تحقيق المصلحة العامة ويجب أن يتجسد ذالكفي كتاباتها ,وبعبارة موجزة على المحرر الابتعاد عن النزعة الفردية ويلتزم الحيادوالعواطف .
وعليه يجب إبعاد العبارات التالية عن التحرير : يسرني .., في انتظارقراءتكم..., في انتظار ردكم..., يطيب لي أخاطبكم بصفتي مسئوولا ......الخ
ويفضلاستعمال العبارات التالية : يشرفني ..., لي الشرف..., ألتمس ... , أرجو .., يأسفني....الخ.
2- الوضوح والبساطة :
حين يقوم المحرر بكتابة مراسلة إداريةما يجب أن يضعه أمام عينيه الأشخاص المخاطبين بها والذين يختلفون في مستوى إدراكمضمون ما كتب , وعليه أن يترجم أفكاره ويعبر عنها ببساطة ودون غموض وتجنب الكتابةعلى ضوء الكلام ,فلا نكتب كما نتكلم وذالك حتى يفهم المخاطبون بها محتواها فهماجيدا وحتى وعليه أن يترجم أفكاره ويعبر عنها ببساطة ودون غموض وتجنب الكتابة علىضوء الكلام ,فلا نكتب كما نتكلم وذالك حتى يفهم المخاطبون بها محتواها فهما جيداوحتى إن أجبرنا على استعمال مصطلحات قانونية أو فنية يجب الاختيار الأكثر بساطةوالجاري العمل بها وفقا للقاعدة " خاطبو الناس على قدر عقولهم" وعليه دائما يجب طرحالسؤال التالي : من أراسل ولمن أكتب وماذا أكتب ؟( )
كما يجب أن تكون مقنعة وذاتاستمالة وهذه الأدوات ينبغي أن تكيف على حسب الوضع الذي تتصل به , وعلى حسب المكانةالاقتصادية والاجتماعية للشخص المتلقي ,ولابد من مراعاة حسن استعمال القواعدالمضبوطة الخاصة بتقديم البلاغ فهي تسهم إلى حد بعيد في جعله مقنعا ولتسهيل فهمالرسالة ينبغي الاهتمام بجانب الشكل والعرض ,مثل نوعية الكتابة من حيث وضوحهاومراعاتها لقواعد الصرف والنحو والبلاغة والإملاء وقواعد الترقيم .
ولعل ما يجعلأي بلاغ مكتوب أقدر على النفاذ وأعظم نجوعا هو التقيد بما يلي :
- يستحسن أنيكون نص البلاغ متألفا من ألفاظ سهلة ومتداولة وعبارات موجزة
- تجنب الألفاظالغريبة والكلمات المستحدثة التي لم يشع بعد استعمالها.
- ينبغي تجنب الخيال مماقد يسبب لبسا في المعنى وغموضا فيه.
- كما يجب أن تكون لغة الرسالة الإدارية لغةسهلة مألوفة في مستوى لغة الصحف والمجلات أو أرقى منها قليلا بمعنى أن المحررالإداري اذ لم يكن مدعوا إلى تجويد معانيه وتنميق أساليبه فإنه مطالب بالتعبير بدقةعب البلاغ الذي يرغب في إيصاله , وان يكون ملما بالمصطلحات الإدارية ذات المدلولالدقيق.
3- الإيجاز والدقة :
يقصد بالإيجاز فن التعبير عن فكرة معينة بأقلألفاظ ممكنة وذلك دون تطويل ممل ولا تقصير مخل وعليه يجب استعمال جمل قصيرة قدرالإمكان على أن تكون كاملة ودالة هذا من جانب , ومن جانب أخر يجب أن تكون الكتابةمعبرة بحيث لا تتضمن المراسلة ألفاظا يمكن أن تفهم منها عدة معاني موجهة لمفاهيممختلفة , كما يجب تحاشي التكرار وعليه لا أقول:
- مراسلتكم لليوم الثاني منالشهر الماضي ..
- مراسلتكم للرابع أكتوبر من العام الحاليبل أقول : مراسلتكم ليوم الثاني أكتوبر 1995 أو مراسلتكم بتاريخ 4 أكتوبر 1995 ( ).
كمايجب تجنب الإطناب والحشو لأنها من الصفات المرفوضة في الرسالة ذات الطابع الإداري , لذلك ينبغي أن يسوغ كل معنى وجوده فيها , فالإيجاز إذا هو الصفة التي يجب أن يلتزمبها المحرر لكن الإيجاز المطلوب , لا ينبغي أن يصل إلى حد الإخلال بالمعنى .
بالإضافة إلى أن الرسالة يجب أن تنفرد بموضوع واحد , فإذا كان علينا ان نراسلجهة واحدة في مواضيع متعددة,فينبغي أفراد رسالة واحدة لكل موضوع ( ).
4- المجاملة :
تعتبر المجاملة كخاصية من خصائص الأسلوب الإداري شكلا من أشكالالاحترام ونجدها بكثرة في احترام السلم الإداري وهي مفهومان
أ- مفهوم عام وواسع : حين ترتبط بالمراسلة ككل ومثالها المراسلات الإدارية المصلحيةب- مفهوم ضق : حين نربطها بصيغة الخاتمة التي يطلق عليها العبارة الأخلاقية أو عبارة الاحتراماللباقة أو اللطافة , مثالها المراسلات الإدارية ذات الطابع الشخصي .
ومهما كانتطبيعة المراسلة فيجب استعمال كلمات لطيفة ومهذبة حتى نترك الأثر الطيب لدى المخاطببها وذالك حتى في حالة رد سلبي كرفض طلب توظيف وفي مثل هذه الحالة نستعمل العباراتالتالية :
يؤسفني ..., لا يمكنني في الحال ...,يبدو لي متعذرا الآن .., أرى انهليس من الحكمة ..., يبدو لي من غير الملائم( )
بالنسبة إلى " يؤسفني " إذا كانتالرسالة تحمل خبرا سيئا للغاية , وأما إذا كان الخبر دون ذالك في السوء فيستحسن أنتبدأ بدون عبارة مجاملة : لقد قررت مؤسستنا إيقاف استعانتنا بمصالحكم التقنية ..
أما إذا كانت الرسالة موجهة من أعلى إلى أسفل : كأن ترد من مدير إلى احدمستخدميه وفي هذه الحالة نستعمل عبارات بديلة مثل : يطيب لي , يسعدنيإذا كانتتحمل خبرا سارا مثل ترقية المرسل إليه مثلا . ويستحسن أن تبدأ بدون العباراتالاستهلالية في الحالات الأخرى مثل : لقد تقرر تعيينكم عضوا في لجنة التحقيق فيقضية...
بالإضافة إلى وجود مميزات أخرى ونجيزها فيما يلي :
-التجرد: ليس ثمةمكان لكل الألفاظ وكل العبارات غير الموضوعية أو العامية أو المبتذلة أو المثيرةللانفعال في الأسلوب الإداري, بل وحتى النسق الصوتي يجب أن يتسم بالجدية والرسمية. ( )