الوظائف الإدارية
1- وظيفة التخطيط
معنى التخطيط ومفهومه
مأخوذ من الخط , وهو القلم
والخطة بالضم تعني الأمر , ويقال جاء وفي رأسه خطه : أي جاء وفي رأسه حاجة قد عزم عليها
ويأتي التخطيط بمعنى التسطير والتهذيب
التخطيط (بالإنكليزية:Planning) هو أسلوب علمي يجاوب على ماذا ننتج من سلع وخدمات ولمن وكيف ومتى و أين وبكم ننتجها.
أو التخطيط هو المهام الإدارية التي تهدف إلى تحديد الألهداف المستقبلية للمنظمات والمؤسسات وطرق تحديد هذه الأهداف
فالتخطيط يتميز بخاصيتين كما يقول ( ماريون هاينز )الأولى أنه "يقودك من حيث أنت الآن إلى حيث تود أن تكون"،والثانية انه (يحدد الموارد المطلوبة لتحقيق الهدف من حيث التكلفة والوقت
ونستطيع القول بان التخطيط هو وظيفة إداريه تحدد أهداف المنظمة المستقبلية وفق قدرات بشريه وماديه خلال فترة زمنيه محدده
مبادئ أساسية في التخطيط
الواقعية – واقع المنظمة المالي والبشري وواقع المجتمع الاقتصادي
اي عدم التخطيط لمنتج يفوق قدرات المنظمة وطاقاتها وعدم التخطيط لمنتج غير مقبول اقتصاديا في المجتمع وأيضا تلاؤم الإمكانات المتاحة مع الأهداف المنشودة
الشمولية –ويقصد بها ان يكون للخطة السيطرة على كافة الموارد المتاحة
الوضوح – أي أن تتصف بالوضوح وعدم الازدواجية حتى لا يكون التنفيذ مجانبا المطلوب تحقيقه
المشاركة -أي أن يشارك في وضعها ويشرف عليها كل من له شأن ابتداء من المدير العام إلى المشرف على العمال
المرونة – اي أن تكون قابلة للتعديل والتغيير او الإضافة والحذف خلال سير العمل بمعنى اخر القدرة على مواجهة الظروف الطارئة والاحتمالات التي تظهر أثناء التنفيذ
التوقيت الزمني – ان تحدد الخطة بوقت زمني فتكون منها الخطط طويلة المدى وقصيرة المدى والتفرقة بين ذلك
البعد المكاني – ان يراعى عند وضع الخطة البعد المكاني فما ينتج لمكان ما قد لا يصلح لمكان آخر
توفير التمويل اللازم – لنجاح الخطة يجب ان يتوفر لها التمويل الازم ماديا وبشريا
مستويات الإدارة وطرق إعداد الخطط
من الأعلى إلى الأسفل
من الأسفل إلى الأعلى
أهمية التخطيط
أين نحن ألان --- إلى أين سنصل --- وسائلنا في الوصل الى هذه الغاية
1. التخطيط هو الجسر الذي نعبر من خلاله للوصول إلى أهدافنا .
2. يساعد التخطيط على سرعة إنجاز العمل بالشكل المطلوب .
3. يؤدي التخطيط إلى المعرفة والمتابعة الصادقة لما سيتم تنفيذه .
4. يحافظ على الوقت والجهد والمال من الضياع .
5. يقضي على الفوضى .
6. يساعد على اختيار طرق تنفيذ الأعمال .
7. يساعد على ترتيب الأولويات لدى العاملين والقائمين على البرنامج .
8. يساعد في تحديد مواعيد زمنية بضبط بدء الأنشطة وإنهائها .
9. يساعد في التجديد في الأساليب والوسائل المحققة للأهداف.
10. يساعد على استمرارية الجهود .
11. يساعد في تحديد مهام العاملين وطريقة أدائهم .
12. يزيد من فاعلية وإنتاجية القائمين على البرامج والخطط
13. يساعد على جعل البرامج والخطط أكثر شموليةً وتكاملاً
14. يضع التخطيط جميع العاملين أمام مسؤوليات محددة يحاسبون
15. يساعد على معرفة مواقع الضعف في العناصر البشرية ، ومن ثم تحديد البرامج التدريبية اللازمة للارتقاء بالكفايات من كافة الجوانب العلمية والإدارية والقيادية .