L’inventaire Permanent
Introduction :
Il est fait obligation aux gestionnaires de tenir un inventaire spécial pour les objets et produits consommables dés le premier usage (objet ne servant qu’une fois).
Celui-ci doit être constamment tenu à jour, quelqu’en soit la source (Achat sur le budget de fonctionnement, dons, etc.…….)
*L’objectif de la tenue d’un inventaire permanent :
L’objectif premier de cette opération est de connaitre, de justifier à tout moment (notamment lors de la confection du budget, durant les éventuelles opérations de contrôle et lors des commandes).
L’existence de tel matériel ou produit, ses mouvements, sa destruction ou disparition. Tels sont les impératifs qui commandent la tenue de cet inventaire sur des fiches de stock pour chaque produit ou matériel, retraçant les quantités reçues, les sorties, la provenance, l’affectation et en fin le stock restant.
Définition de l’inventaire permanent :
Il s’agit de la prise en charge de toutes les marchandises, denrées, outillages et matières premières d’enseignement technique, produits d’entretien, matériel destiné à l’atelier du factotum, papeterie, fourniture de bureaux etc.…..ayant fait l’objet d’un achat, d’un don ou d’une cessation au profit de l’établissement.
A cet effet, il ya lieu de tenir une comptabilité rigoureuse tant en entrées qu’on sorties.
L’inventaire permanent permet le contrôle de l’utilisation des crédits inscrits au budget, il permet également à l’intendant de contrôler la consommation et l’utilisation des denrées et diverses fournitures ainsi que pour évaluer et estimer les besoins de l’établissement et s’en référer au moment de la confection du projet de budget.
Ainsi, il est fait obligation de la tenue d’un inventaire spéciale pour les objets consommables dés le premier usage et la valeur est inférieure à 500,00 D.A.
Afin de permettre le contrôle de la consommation et de l’utilisation, et afin d’éviter certains abus (gaspillage, utilisation à des fins autres que celles prévues par la réglementation).C’est ce qu’on appelle l’inventaire permanent.
Fiches de Stock et Bons de Sortie :
Cet inventaire se traduit par la tenue des fiches de stock pour chaque produit ou matériel. Les sorties sont effectuées à l’aide de bons de sortie délivrés par les différents services et contresigné par l’intendant.
Ainsi, chaque service (direction, censorat, surveillance générale, intendance, chef de travaux etc.…..)détient un carnet de bons de sortie numérotés.
Concernant les denrées alimentaires, des fiches de stock pour chaque produit sont tenues par le chef magasinier et mises à jour à chaque mouvement .Parallèlement, des feuilles de consommation journalière sont soigneusement tenues et déterminent avec exactitude les entrées et sorties de chaque produit, leur valeur réelle ainsi que le stock à la fin de la journée.
Le responsable du magasin doit exiger un bon dûment singé et portant le cachet du service qu’il classera soigneusement pour justifier les sorties lors des opérations de contrôle.
Les entrées portées sur les fiches de stock doivent obligatoirement correspondre aux bons de livraison et factures.
Quant aux fréquences des sorties, celles-ci obéissent généralement à des factures propres à chaque établissement.
Les fiches de stock, une fois mises à jour, doivent dégagé les quantités stockées qui permettent à l’intendant de s(y référer à tout moment afin d’éviter les ruptures de stock synonymes de disfonctionnement et de mauvaise gestion.
Les fiches de stock sont arrêtées à la fin de chaque année civile. Elles sont minutieusement contrôlées et visées, puis renouvelées au début de chaque exercice, non sans vérifier les qualités réelles en dépôts au magasin.
De même, à l’occasion de chaque mutation ou départ du responsable des inventaires, l’intendant est chargé de procéder au récolement afin de s’assurer de l’existence réelle des objets et produits dégagés en stock.
Conclusion :
L’inventaire permanent, s’il est rigoureusement tenu, permet au service gestionnaire de connaitre à tout moment et en détail l’existence de tel objet ou produit, sa destination et son utilisation. Ce sont là les signes d’une gestion saine du matériel que l’intendant se doit de garantir en veillant à ce que le patrimoine de l’établissement soit préservé et géré d’une manière rationnelle.