Le service de bureau de l’intendance
Il est divisé en 3 services : recettes, dépenses, traitements. Il est évident, que pour les petits établissements, ces différents services, au lieu d’être répartis entre plusieurs fonctionnaires, peuvent être confiés à un même fonctionnaire.
I. SERVICE DE RECETTES
Ce service à des contactes nombreux avec les élèves et leurs familles. Il convient donc de l’implanter à un emplacement propice près d’une porte d’entrée.
Ce service est en liaison aussi avec le bureau du censeur ou conseiller d’éducation ( état des élèves présents-bulletins d’entrée et de sortie ) et avec le secrétariat du directeur ( bourses-remises d’ordres ).
Il est chargé de la constatation et du recouvrement des recettes, soit sur le trésor, soit éventuellement par des recettes sur la wilaya et les recettes propres à l’établissement,( loyers, vente des eaux grasses et débris de pain, reversement des maîtres d’internat, agents, professeurs pour nourriture et nuitées etc …..)
TENUE DES REGISTRES ET DOCUMENTS :
1- Le livre des quittances à souche ou quittancier,
2- Le sommier des recettes,
3- Le registre des droits constatés sur les familles ( pour les établissements d’internat ou demi-pension ), le fichier des bourses,
4- Le registre des comptes ouverts au service hors budget (partie recettes),
5- Le registre des comptes ouverts au trésor et à divers,
6- Le responsable du service de la recette fait les opérations de caisse et arrête la caisse
7- en principe, chaque jour. Cela entraîne la tenue :
8- Du registre de caisse journalière
9- Du livre journal de caisse
10- Du cahier de chèques postaux lorsqu’il était en vigueur,
11- Carnet Compte Courant Trésor
12- Etats rapprochement C.C.P-C.C.T (à chaque arrêt de caisse)
(Suivi rigoureux des 3 articles : 511-512-513 nul ou positifs mais jamais négatifs)
13- Situation de Caisse mensuelle- Direction de l’Education
14- Situation financière et comptable de fin de mois (à transmettre au trésorier de wilaya avant le 10 de chaque mois avec copie à la Direction de l’Education)
15- Travaux de bourses (suivre les travaux de fin d’année : transferts-conversion-bourses vacantes-rétablissements et enfin l’état de liquidation des bourses)
16- Etablissement budget et compte financier (avec le gestionnaire en collaboration de tous les collègues)
17- Demandes d’aménagements et Grosses-Réparation (avec le gestionnaire)
18- Etat de commensaux
19- Mémoires de restauration et Prestations de charges annexes.
II. SERVICE DEPENSES
Ce service est moins étoffé en personnel que le précédent .Il est chargé des rapports constants avec les différents services de l’établissement pour prévenir leurs besoins et y répondre, avec les professeurs et agents, notamment agent chef et magasinier et avec les fournisseurs.
Ce service est chargé du contrôle de l’engagement des dépenses. Il doit être à même de déterminer à tout instant pour chaque article le montant des crédits disponibles. Après le contrôle de l’engagement, il est aussi responsable de la liquidation et du paiement après ordonnancement des mandats.
TENUE DES REGISTRES ET DOCUMENTS :
1- Bons de Commande (1 carnet de bons de commande pour l’alimentation, un autre pour le matériel, un autre pour les ateliers)
2- Feuillets Budgétaires des Engagements
3- Registre des fournisseurs
4- Mandats de paiement après vérifications des pièces justificatives exigées
5- Sommier des Dépenses
6- Registre des Comptes S.H.B (partie Dépenses)
7- Bordereaux des Mandats acquittés (arrêt à chaque fin de trimestres et fin d’année en toutes lettres)
8- Inventaire permanent
9- Inventaire général (numéros sur les factures (cachet s’y rapportant) et sur les objets)
10- Etablissement de l’état semestriel pour la restauration des hôtes de passage et commission de passage)
III- SERVICE DES TRAITEMENTS :
C’est évidement le service qui a le plus de contact avec les personnels (professeurs et agents), avec le secrétariat du chef d’établissement (P.V. d’installation, copie de nominations, de promotions), avec le censeur ou surveillant général (état des heures supplémentaires, suppléances éventuelles).
Ce service doit avoir à sa disposition, à jour et bien classé, la documentation concernant les rémunérations, les dossiers comptables de chaque fonctionnaire payé (dossier administratif charges familiales).
Avant la centralisation des traitements ce service est chargé :
- D’évaluer avant l’ouverture de l’exercice les sommes qui seront nécessaires sur chaque chapitre du budget de l’état au paiement des émoluments des divers fonctionnaires,
- De liquider mensuellement les traitements et indemnités de tous les fonctionnaires, ainsi que les heures supplémentaires et les suppléances éventuelles,
- De payer après que le chef d’établissement ait visé les états de liquidation et ordonnancé les mandats,
- D’établir en fin d’exercice, un état de liquidation général de la dépense annuelle (compte de gestion des traitements), faisant ressortir pour chaque chapitre les soldes à recevoir du trésor et les trop perçus à reverser.
Ce service comprend aussi un certain nombre de tâches annexes au calcul de la rémunération qui représentent un volume de travail important,
- Délivrance des certificats d’exercice,
- Certificats de cessation de paiement,
- Relevés globaux : mensuel-trimestriel-annuel,
- Etats de rappels-IAPP-IAPG-PRI,
- Suivi subvention traitements (Registre des comptes ouverts au trésor :droits constatés subventions reçues)
TENUE DES REGISTRES ET DOCUMENTS : (ACTUELLEMENT)
1- Dossiers des fonctionnaires (rigoureusement) en exercice (archivage des dossiers des mutés)
- Fiche de renseignements-fiche familiale ou individuelle-certificats de scolarité
Des enfants scolarisés jusqu’à 21 ans-attestation de non activité du conjoint : à chaque entrée scolaire
2- Registre des traitements (transcription fidèle des états de paiement transmis par le service traitements D.E -suivi rigoureux et signaler toute erreur ou omission
3- Certificats d’exercice pour les anciens fonctionnaires
4- Demandes de validation de services -demande de retraite-demande de capital de décès
5- Etats nominatifs annuels CNAS-IRG (journées pédagogiques)
6- Documents CNAS relatifs aux droits des fonctionnaires (congé de maladie-maternité-accident travail etc.…..)
7- Déclaration d’accident de travail (suivi)
8- Délivrance de fiches de paie et relevés des émoluments
9- Déclaration d’immatriculation CNAS-MUNATEC
10- Suivi des retenues œuvres sociales (Etablir attestation