المبحث الأول : البيئة الداخلية
المطلب 01 : مفهوم البيئة الداخلية
الفرع 01 : تعريفها
هي تلك البيئة التي تتعلق بالمنظمة ذاتها، من حيث الأطر الإدارية والفنية العاملة فيها، والأنظمة الرسمية وغير الرسمية، والهياكل التنظيمية، وإجراءات وسياقات تنفيذها، والتكنولوجيا المستخدمة، وأنماط الاتصالات السائدة، وهكذا (1). أي هي تلك البيئة التي تعبر عن القوى داخل المنظمة والتي تؤثر على المنظمة وأدائها بشكل مباشر، وهي البيئة التي تؤثر داخليا (من الداخل) في المنظمة.(2)
الفرع 02 : أهمية دراستها(3) :
تهتم المنظمات بتحليل وتقييم كافة العوامل الداخلية ، وذلك بغرض رئيسي يتمثل في بيان نقاط القوة والضعف التي يتسم بها كل عامل من العوامل الداخلية بما يساعد ـ مع الاستعانة بنتائج تحليل العوامل الخارجية ـ على اتخاذ قراراتها الإستراتيجية ، واختيار البدائل المناسبة لها ؛ وبوجه عام فإن تحليل البيئة الداخلية يمثل خطوة هامة وضرورية في اختيار الإستراتيجية المناسبة للمنظمة ، وذلك لما يلي
1- المساهمة في تقييم القدرات والإمكانات المادية والبشرية والمعنوية المتاحة للمنظمة .
2- إيضاح موقف المنظمة بالنسبة لغيرها من المنظمات في نفس المجال .
3- بيان وتحديد نقاط القوة وتعزيزها للاستفادة منها والبحث عن طريق تدعيمها مستقبلاً وذلك بما يساعد على القضاء على المعوقات البيئية أو اغتنام الفرص الموجودة بالبيئة .
4- بيان وتحديد نقاط الضعف ، وذلك حتى يمكن التغلب عليها ومعالجتها أو تفاديها ببعض نقاط القوة الحالية للمنظمة .
5- ضرورة الترابط بين التحليل الداخلي ( نقاط الضعف والقوة ) ، والتحليل الخارجي (مجالات الفرص)، فإنه لا فائدة من الوقوف على الفرص والمخاطر البيئية دون الوقوف على النقاط التي تمثل قوة للمنظمة أو ضعفاً ، فإذا كان الهدف من التحليل الداخلي يتمثل في الوقوف على نقاط القوة والضعف فإن ذلك يمثل الوسيلة التي تقود لانتهاز الفرص التسويقية وتجنب المخاطر أو تحجيمها .
(1) د. خليل محمد حسن الشماع، د.خضير كاظم محمود، مرجع سبق ذكره، ص 18
(2) د. عمر وصفي عقيلي، د. قيس عبد علي المؤمن، مرجع سبق ذكره، ص 146.
(3) مدونة د.ابو مروان، تحليل البيئة الداخلية للمنظمة (الإدارة الإستراتيجية للعمل الدعوي)، تاريخ المقال : 16/3/2009، أطلع عليه يوم : 22/10/2009.
المطلب 02 : عناصرها (1) :1-
1- المالكون : يشكل المالكون عنصر ضغط داخل المنظمة، خاصة المنظمات الصغيرة، وذلك لأنهم يتدخلون بعمليات وتفاصيل أداء المنظمة باعتبار أن جزءا كبيرا من مصالحهم مرتبط بالمنظمة، وبالتالي فان أداءهم وسلوكياتهم وانطباعاتهم واتجاهاتهم تمثل جزءا هاما من البيئة الداخلية للمنظمة والتي يمكن أن تحدد في كثير من الأحيان سلوكيات المنظمة واتجاهات وأنماط أدائها.
2- العاملون : يمثل العاملون القوة البشرية للمنظمة، وبالتالي فان سلوكياتهم وأداءهم ومتطلباتهم وعلاقاتهم تمثل جزءا من البيئة الداخلية للمنظمة، وبالتالي تحكم الكثير من أجواء وظروف العمل في المنظمة. حيث ترتبط هذه بعوامل أساسية مثل الرضا عن العمل، الانتماء، الاندفاع في الأداء، والإخلاص في العمل، وهذه العوامل ترسم النمط أو النموذج الأساسي للبيئة الداخلية للمنظمة كونها تمثل أحد عناصر الضغط والتأثير في المنظمة.
3- نمط القيادة : تمثل القيادة في المنظمة العناصر الإدارية القيادية العليا في المنظمة (مجلس الإدارة - الرئيس الأعلى للمنظمة) وأن هذه العناصر بصفتها القيادية ومسؤولياتها الإجمالية والشاملة في المنظمة تؤثر بشكل مباشر في بيئة المنظمة. ذلك لأن النمط القيادي الذي تتبعه أو تستخدمه القيادة العليا يمثل عنصرا هاما من عناصر البيئة الداخلية للمنظمة، كون هذا الأسلوب سيكون المحدد الأساسي لقواعد وأساليب وأنماط العمل في المنظمة، وبالتالي فان الأساليب البيروقراطية أو الديموقراطية في الإدارة مقلا تخلق أجواء مختلفة داخل المنظمة وبالتالي تولد ظروف وقواعد بيئية مختلفة.
4- أخلاقيات المنظمة : وهذه تعبر عن القيم والأفعال المشتركة بين أعضاء المنظمة، وتمثل هذه القواعد السلوكية الأساسية المعتمدة والمتفق عليها في المنظمة، وبالتالي فان هذه القواعد تشكل جزءا هاما من البيئة الداخلية للمنظمة كونها تعتبر محددا أساسيا من محددات السلوك والأداء والتصرف ضمن المنظمة، وبالتالي تشكل مؤثرا هاما من المؤثرات البيئية داخل المنظمة، وعليه فان أخلاقيات المنظمة تشكل نوعا من الضغوط البيئية المؤثرة داخل المنظمة في تنفيذ المهام والواجبات وأداء الأعمال.
(1) د. عمر وصفي عقيلي، د. قيس عبد علي المؤمن، مرجع سبق ذكره، ص 146، 147.
المطلب 03 : الضغوطات التي تتعرض لها المنظمة داخليا وكيفية ادارتها.1
الفرع 01 : المصادر المحتملة للضغوطات (1)
1- العوامل البيئية : كما يؤثر عدم التأكد البيئي على تصميم تركيب المنظمة، فانه يؤثر أيضا على مستويات الضغط بين العاملين في المنظمة، فالتغيرات في دورات العمل تخلق عدم تأكد اقتصادي، وحينما يمر الاقتصاد بحالة انكماش، فان ذلك يؤدي إلى تزايد شعور الأفراد بالقلق فيما يتعلق بأمنهم الوظيفي. كما أن عدم الاستقرار السياسي يؤدي للشعور بالضغط، حيث أن الاستقرار السياسي يؤدي إلى تطبيق التغيير بشكل منتظم، وبالرغم من ذلك فان التهديدات والتغيرات السياسية، حتى في الدول المستقرة سياسيا، مثل أمريكا وكندا، قد تؤدي إلى الضغط فمثلا تهديد مقاطعة كيوبيك للاستقلال عن كندا لكي تصبح دولة قائمة بذاتها، واستخدام اللغة الفرنسية يؤدي إلى شعور الأفراد الذين لا يجيدون اللغة الفرنسية للشعور بالضغط. كما أن عدم التأكد التكنولوجي هو نوع ثالث من العوامل البيئية التي يمكن أن تؤدي إلى الضغط، بسبب أن الإبداعات الجديدة قد تجعل من مهارات العاملين وخبراتهم متقادمة خلال فترة زمنية قصيرة، وذلك مثل استخدام الكمبيوترات أو الروبوتات، أو الأتمتة والأشكال الأخرى من الإبداعات التكنولوجية تعتبر تهديدا للعديد من الأفراد وتسبب الضغط.
2- العوامل المنظمية : هنالك العديد من العوامل المنظمية التي تؤدي للضغط، وقد صنفت هذه العوامل إلى :
- متطلبات المهمة : هي العوامل المرتبطة بعمل الفرد، وتتضمن تصميم عمل الفرد (الاستقلالية، تنوع المهمة، درجة الأتمتة)، وظروف العمل المادية، والترتيب المادي للعمل. فمثلا عمل الفرد ضمن الخط الإنتاجي يؤدي إلى ضغوطات على الفرد حينما يدرك أن سرعته عالية، وبنفس الأسلوب، فان العمل في غرفة مكتظة أو في موقع عمل ظاهر، حين تكون مقاطعة عمل الفرد مستمرة، كلها عوامل يمكن أن تؤدي لزيادة القلق والتوتر.
أما متطلبات الدور فإنها ترتبط بالضغوطات المفروضة على الشخص بسبب دوره في المنظمة، حيث أن صراع الدور يؤدي إلى توقعات يصعب تحقيقها، كما أن زيادة عبء الدور يظهر حينما يتوقع من الفرد أن يحقق انجازا أكثر مما يسمح به الوقت. ويؤدي غموض الدور الذي يظهر نتيجة لعدم فهم الدور بشكل واضح، بحيث لا يعرف الفرد ماهو متوقع منه بالتحديد، يؤدي إلى الضغط أيضا.
- التركيب التنظيمي للمنظمة : ويعرف بأنه المستويات المختلفة داخل المنظمة، ودرجة الاعتماد على القواعد والأنظمة، وأين يتم اتخاذ القرار، حيث أن زيادة القواعد وانعدام المشاركة في القرارات المؤثرة على عمل الفرد، هي أحد الأمثلة على متغيرات التركيب التي يمكن أن تكون من العوامل المؤدية للضغط.
(1) د. ماجدة العطية، سلوك المنظمة - سلوك الفرد والجماعة، دار الشروق للنشر والتوزيع، الأردن، 2003، ص 373 -376.
وتمثل القيادة المنظمية الأسلوب الإداري للتنفيذيين الأساسيين في المنظمة، ويؤدي بعض التنفيذيين إلى خلق ثقافة تتميز بالضغط والخوف والقلق، ويفرضون ضغوطا غير واقعية للانجاز خلال فترة زمنية قصيرة، ويستخدمون أساليب سيطرة شديدة جدان ويطردون العاملين الذين لا يكون انجازهم بمستوى المعايير المحددة.
- مرحلة حياة المنظمة : إن المنظمات تمر بمراحل مختلفة خلال دورة حياتها، بدءا من النشوء إلى النمو النضج ومن ثم الانهيار، والمرحلة التي تكون المنظمة فيها أثناء دورة حياتها تخلق مشاكل مختلفة وضغوطات على العاملين، وتتميز مرحلتا النشوء والانهيار بالضغط، إذ أن مرحلة النشوء تتميز بدرجة عالية من الانفعالية وعدم التأكد، بينما أن مرحلة الانهيار تتطلب اعتياديا التقليص في عدد العاملين ومجموعة مختلفة من عدم التأكد. ويميل الضغط لأن يكون في حدوده الدنيا في مرحلة النضج، حيث يون عدم التأكد في حدوده الدنيا.
3- العوامل الفردية : يعمل الفرد اعتياديا ما بين 40-50 ساعة أسبوعيا، ولكن التجارب والمشاكل التي يمر بها الفرد خلال 120 ساعة وأكثر خارج ساعات العمل في كل أسبوع يمكن أن تؤدي إلى الضغط، وهي تلك العوامل التي تؤثر على الحياة الشخصية للفرد منها :
- القضايا العائلية، والمشاكل الزوجية، ومشاكل الأطفال، وهي عوامل مؤدية للضغط ومؤثرة على العاملين أثناء عملهم داخل المنظمة، بسبب أنه لا يمكن تركها عند باب المنظمة قبل الدخول إلى العمل.
- المشاكل الاقتصادية، فهي من بين العوامل الفردية المؤدية إلى مجموعة من المشال الشخصية المؤدية للضغط على العاملين، وتؤثر على تركيزهم على العمل كأمور الدخل والإنفاق.
4- تراكمية العوامل الفردية للشعور بالضغط : الحقيقة التي قد تهمل في مراجعة العوامل المؤدية للضغط على الفرد، هي أن الضغط مفهوم تراكمي، إن الضغط هو بناء، وكل ضغط جديد ومستمر يضيف إلى مستوى الضغط المؤثر على الفرد.
5- الاختلافات الفردية : يزدهر بعض الأفراد في المواقف الضاغطة، بينما أن أشخاصا آخرين يغمرون بالضغط، ما الذي يؤدي إلى الاختلاف بين الأفراد في قابليتهم على التعامل مع الضغط ؟ وقد وجد أن 5 متغيرات تمثل العوامل التي تحكم الاختلاف بين الأفراد في تعاملهم مع الضغط هي :
- الإدراك : الإدراك يتوسط العلاقة بين ظروف الضغط المحتملة وردود فعل العاملين اتجاهها، فمثلا خوف الشخص من أنه سوف يخسر عمله بسبب أن شركته تعمل على تقليص عدد العاملين لديها، قد ينظر إليه من قبل شخص آخر على أنه فرصة للحصول على مبلغ كبير كتعويض نهاية الخدمة والبدء بعمله الخاص. وبذلك فان احتمال الضغط لا يكمن في الظروف الموضوعية، وإنما في تفسير العاملين لتلك الظروف.
- الخبرة في العمل : تشير الدلائل إلى أن الخبرة في العمل تميل لأن ترتبط سلبيا بالشعور بالضغط في العمل، وهنالك تفسيران لذلك، الأول أن الأفراد الذين يستمرون في العمل بالمنظمة لفترة زمنية أطول هم الأفراد الذين يتميزون بقدرة أكبر على مقاومة الضغط. أما الثاني فان الأفراد يطورون بمرور الزمن آلية التكيف للتعامل مع الضغط، وبسبب أن ذلك يتطلب فترة زمنية فان الأعضاء القدامى في المنظمة هم الأكثر قابلية على التكيف التام والأقل شعورا بالضغط.
- الدعم الاجتماعي : العلاقة مع الزملاء أو المشرفين، يمكن أن يؤدي لصد تأثيرات الضغط ، والمنطق من وراء ذلك أن هذا المتغير الوسيط، أي الدعم الاجتماعي يخفف ويلطف التأثيرات السلبية.
- مركز التحكم : فالأفراد الذين بمركز تحكم داخلي يعتقدون أنهم يسيطرون على قدرهم، أما الذين بمركز خارجي فيعتقدون أن حياتهم مسيطر عليها من قبل قوى خارجية.
- العدوانية : يتميز بعض الأفراد بشخصية عدوانية عالية، والغضب، ويعكسون عدم الثقة والاستهزاء بالآخرين وأكثر احتمالا للشعور بالضغط في مواقف معينة.
الفرع 02 : ادارة هذه الضغوطات(2) :
حينما يكون مستوى الضغط منخفضا أو متوسطا، فان المنظمة قد لا تهتم بهذه المستويات من الضغط، ويعود سبب ذلك كما بينا سابق إلى أن هذه المستويات من الضغط قد تكون وظيفية، وتؤدي لزيادة مستوى أداء العاملين. ولكن المستويات العالية من الضغط، أو حتى المستويات المنخفضة من الضغط المستمر لفترة زمنية طويلة، يمكن أن يؤدي إلى انخفاض مستوى أداء العاملين، ولذاك فإنها تتطلب فعلا ما من قبل الإدارة، وبينما أن كمية محدودة من الضغط قد تكون مفيدة وتؤثر ايجابيا على الأداء، فلا يجب أن نتوقع أن ينظر العاملون إلى ذلك بنفس الأسلوب. فمن وجهة نظرهم قد تكون حتى المستويات الدنيا من الضغط، تدرك على أنها غير مرغوب بها.
1- المداخل الفردية : يتمكن الفرد من تحمل مسؤولية تقليل مستويات الضغوطات التي يشعر بها منها :
- إدارة الوقت : هنا العديد من الأفراد الذين لا يتمكنون من إدارة وقتهم بشكل جيدـ فالأشياء التي عليهم انجازها يوميا أو أسبوعيا هي ليست غير قابلة للانجاز إذا ما تم إدارة الوقت بشكل جيد، فالفرد المنظم بشكل جيد، غالبا ما يتمن من انجاز ضعف ما يتمكن من انجازه الفرد غير المنظم. ومن بين الأمور القليلة المعروفة جيدا عن مبادئ إدارة الوقت :
* إعداد قائمة يومية بالفعاليات التي يجب انجازها.
* تحديد أولوية الفعاليات اعتمادا على أهميتها وضرورة انجازها.
* جدولة الفعاليات اعتمادا على أولوياتها.
* معرفة الدورة اليومية للعمل والتعامل مع الأجزاء الأكثر أهمية من العمل أثناء مرحلة الذروة في الدورة اليومية حينما تكون أكثر تركيزا وإنتاجية.
- التمارين الرياضية غير التنافسية مثل الهرولة والسير والسباحة التي تعد من التوصيات الأساسية التي ينصح بها الأطباء المختصون للتعامل مع مستويات عالية من الضغط.
- بالإضافة إلى تمارين الاسترخاء والتأمل والتنويم المغناطيسي، والتحدث إلى الأصدقاء والعائلة والزملاء...الخ.
(2) د. ماجدة العطية، مرجع سبق ذكره، ص 379- 381.
2- المداخل المنظمية :
- تحديد الأهداف المطلوب من الأفراد تحقيقها تحديدا دقيقا، واستلام المعلومات المرتدة التي تبين لهم مدى تقدمهم باتجاه تحقيق الهدف، كل ذلك يمكن أن يؤدي إلى تقليل شعور الأفراد بالضغط.
- إعادة تصميم العمل : وإعطاء العاملين مسؤوليات أكبر، وأعمالا ذات معنى واستقلالية أكبر وزيادة المعلومات المرتدة، يمكن أن تقلل الضغط بسبب أن هذه العوامل توفر للعامل شعورا بالسيطرة بدرجة أكبر على فعاليات العمل، وتقلل الاعتمادية على الآخرين.
- زيادة مشاركة العاملين في اتخاذ القرارات المتعلقة بأعمالهم، كما أن زيادة الاتصالات الرسمية مع العاملين، تقلل عدم التأكد عن طريق تقليل غموض الدور وصراع الدور.على أن تأخذ بعين الاعتبار أن ما يصنفه العاملون على أنه تهديد أو فرصة، ما هي إلا تفسيرات شخصية، ويمكن التأثير عليها عن طريق الرموز والأفعال التي يتم توصيلها عن طريق الإدارة.
- برامج الصحة المدعومة من قبل المنظمة التي يجب أن تركز على الظروف الصحية والبدنية والفكرية للعاملين، وذلك مثل برامج مساعدة العاملين على الإقلاع عن التدخين، أو تناول الكحول، وبرامج تخفيف الوزن، إضافة إلى تطوير برامج منظمة للتمارين الرياضية. وبالطبع فان المنظمات لا تعمل كل ذلك بدون مقابل، بل إنها تتوقع أن تحقق مردودا مقابل ذلك، والمردود المتحقق من هذه البرامج يظهر على شكل التوفير في أقساط التأمين، والحد من الإجازات المرضية وغيرها.
المبحث 02 : البيئة الخارجية
المطلب 01 : مفهوم البيئة الخارجية
الفرع 01 : تعريفها
هي مجموعة العناصر الواقعة خارج حدود المنظمة والتي تؤثر بالمنظمة ومكوناتها وأهدافها ونشاطاتها وفاعليتها. والبيئة الخارجية للمنظمة تصنف إلى بيئة عامة، وبيئة خاصة.(1)
الفرع 02 : أهمية دراستها(2) :
يتوقف نجاح المنظمة إلى حد كبير على مدى دراستها للعوامل البيئية المؤثرة ، والاستفادة من اتجاهات هذه العوامل وبدرجة تأثير كل منها ، حيث تساعد دراسة وتقييم العوامل البيئية الخارجية في تحديد العديد من النقاط أهمها :
1- الأهداف التي يجب تحقيقها : فدراسات البيئة الخارجية تساعد المنظمة على وضع الأهداف، أو تعديلها بحسب نتائج تلك الدراسات ،هذا إلى جانب دورها في وضع الأهداف التشغيلية لمختلف الإدارات ، فعلى سبيل المثال تساعد دراسة ظروف المجتمع على تحديد المنهج وخطوات العمل والوقت الذي يمكنها فيه توفير المتطلبات المختلفة ، كما تساعد دراسة هذا المجتمع في وضع البرامج التربوية والدعوية للانتشار المطلوب .. وهكذا .
2- الموارد المتاحة : تساعد العوامل البيئية المختلفة في بيان الموارد المتاحة ” الأفراد والتمويل والطاقات ” وكيفية الاستفادة منها ، ومتى يمكن للمنظمة أن تحقق الاستفادة .
3- النطاق والمجال المتاح أمام المنظمة : تسهم دراسات البيئة في تحديد نطاق الدعوة المرتقب ومجال المناهج والأنشطة المتاح أمامها والقيود المفروضة على المنظمة من قبل الجهات القانونية والتشريعية المختلفة ، كما تساعد في بيان علاقاتها – التأثير والتأثر – بالمنظمات المختلفة سواء كانت تلك المنظمات تمثل إمداد بالنسبة لها ، أو تستقبل أفكارها ودعاتها أو تعاونها في عملياتها وأنشطتها السياسية والدعوية .
4- أنماط القيم والعادات والتقاليد وأشكال السلوك سواء التعليمي أو الإعلامي : تساهم دراسات البيئة في تحديد سمات المجتمع والجماهير التي ستتعامل معها المنظمة ، وذلك من خلال الوقوف على أنماط القيم السائدة وأيها يحظى بالأولوية ، كما تساهم تلك الدراسات في بيان أنماط السلوك للأفراد والذين يمثلون جمهور المنظمة .
(1) د. عمر وصفي عقيلي، د. قيس عبد علي المؤمن، مرجع سبق ذكره، ص 136.
(2) مدونة د.ابو مروان، تحليل البيئة الخارجية للمنظمة (الإدارة الإستراتيجية للعمل الدعوي)، تاريخ المقال : 25/2/2009، أطلع عليه يوم : 23/10/2009.
المطلب 02 : عناصرها :
الفرع 01 : البيئة العامة
وهي البيئة المحتوية على العناصر والظروف العامة التي لها تأثير علة المنظمة، أو هي تمثل ذلك الجزاء من البيئة الذي يتكون من القوى التي تمتلك تأثيرات عامة على المنظمة، وهذه القوى تؤثر على عموم المنظمات باختلاف أشكالها وأنواعها، فهي تمثل الأجواء التي تعمل بها المنظمات عموما، إلا أن تأثيرها يختلف من منظمة إلى أخرى بسبب اختلاف درجة واتجاهات تأثير العوامل فيها بحسب نوع المنظمة ونوع نشاطها وأدائها والهدف الذي تسعى إلى تحقيقه (1). وتتمثل القوى ذات التأثير العام على المنظمات فيما يلي :
1- المتغيرات الاقتصادية : تؤثر المتغيرات الاقتصادية بشكل أساسي في أوجه نشاط المنظمة، فندرة أو وفرة المواد الأولية، وشدة درجة المنافسة السائدة، وطبيعة الأسواق، وحركة العرض والطلب والأسعار ومستوى النشاط الاقتصادي العام والقطاعي...الخ، كلها تؤثر في فاعلية المنظمة. كما أن مواقع المنظمات (المنشآت) الصناعية من حيث التشتت أو التمركز التموقعي تتحدد في ضوء توافر الأسواق أو المراكز الرئيسية وتوافر المواد الأولية، والقوى العاملة المتخصصة، أو البنى الارتكازية. ثم أن ظهور أو اختفاء العديد من المنظمات (المنشآت) الاقتصادية يخضع لآثار المتغيرات الاقتصادية منها، خفض الكلف، وتحقيق المردود للمالكين، كل ذلك في إطار تأثر منتوجات المنظمات (الاقتصادية) بالتغيرات الحاصلة في أذواق المستهلكين، ورغبة العديد منهم في اقتناء السلع والخدمات حسب حاجاتهم المتنامية باستمرار. وفي ضوء ذلك، يمكن التوكيد على أن البيئة الاقتصادية ومتغيراتها المستمرة ذات أثر فعال في الأنشطة الاقتصادية التي تمارسها المنظمات عموما، مع العلم أن درجة التأثير والتأثر تتباين طبقا لأنشطة المنظمات وطبيعة أدائها وسبل تحقيق الأهداف (2).
2- المتغيرات الاجتماعية (3) : يؤثر البناء الاجتماعي والعلاقات السائدة فيه والقيم والأعراف والتقاليد بشكل كبير في طبيعة سلوك المنظمات والأفراد على حد سواء. كما تتأثر الهياكل التنظيمية عموما بالمتغيرات والآثار الاجتماعية. فالمجتمعات النامية تتسم عموما بسيادة العلاقات الشخصية نظرا إلى أن الطابع المميز للعلاقات الاجتماعية القائمة يرتبط بالعائلة والعشيرة والقبيلة، وهذه المتغيرات من شانها أن تحد من أثر الإجراءات الرسمية ومن موضوعيتها، فالتعيين والترقية إلى المواقع الإدارية العليا يتأثران بالمتغيرات الشخصية على حساب جانب معايير كفاءة الأداء . أما المجتمعات المتقدمة فهناك بعض النماذج من سيادة الأثري العائلي أو الأسري في البعض منها، مثل المجتمع الياباني، الذي استطاع استثمار التماسك العائلي بصورة موضوعية في تطوير المنظمات وتحسين كفاءة أدائها. وهذا يعكس سلطة إصدار القوانين والأنظمة لغرض توجيه أنشطة المنظمات. ولذلك فازدياد التدخل في الأنشطة الاقتصادية والاجتماعية للمنظمات يجعلها أكثر خضوعا لمتغيرات البيئة السائدة. .. وفي معظم الدول المتقدمة تسود
(1) . عمر وصفي عقيلي، د. قيس عبد علي المؤمن، مرجع سبق ذكره ، ص 136، 137.س
(2) د. خليل محمد حسن الشماع، د.خضير كاظم محمود، مرجع سبق ذكره، ص 191.
(3) نفس المرجع السابق، ص 192، 193.
المعايير الموضوعية لدرجة كبيرة من الدول النامية من حيث الاستجابة إلى آثار المتغيرات الاجتماعية مما يتيح لها إمكانات النهوض منسجما مع تطلعاتها، وهي أقدر بذلك على استثمار آفاقه في تطوير أدائها. وسواء أكانت المنظمة تعمل في المجتمعات النامية أو المتقدمة فان الأثر الاجتماعي، بمتغيراته المختلفة، يلعب دورا رئيسيا في التأثير في سلوكها وسلوك الأفراد العاملين فيها. وعلى قدر استجابة المنظمة لهذه المتغيرات تتحدد قدرتها على الاستمرار والبقاء والأداء المتطور.
3- المتغيرات السكانية : وتمثل محتويات الطاقة البشرية في المجتمع والتي تعتبر عنصرا أساسيا من مدخلات المنظمة كمكون أساسي فيها، وتؤثر العوامل الديموغرافية في مدى توفر القوى العاملة بالمواصفات المطلوبة للمنظمة من جهة، وتأثيرات هذه التوزيعات على نمط وأسلوب عمل المنظمة في إشباع الحاجات للفئات الاجتماعية المختلفة من جهة أخرى. ومن العناصر الديموغرافية المهمة ما يأتي : حجم السكان وتوزيعاتهم المختلفة ديموغرافيا وجغرافيا، طبيعة القوى البشرية المتوفرة في المجتمع، معدلان النمو السكاني في المجتمع، اتجاهات وحجم الهجرة الداخلية والخارجية، جم القوى العاملة وتوزيعاتها المختلفة (1).
4- المتغيرات الثقافية : تلعب التغيرات الثقافية في المجتمع دورا مهما في التأثير في سلوك المنظمات، من حيث قدرتها على تحقيق أهدافها، والوسائل المختلفة للاتصالات، واتخاذ القرارات فيها. فالمنظمة هي بنت الثقافة السائدة للمجتمع. كما أن الأفراد العاملين فيها أنفسهم هم نتاج واقع التكوين الثقافي للمجتمع، ويؤثر ذلك التكوين، إذن في قراراتهم وسلوكهم، وكيفية معالجتهم للمشكلات والظواهر السائدة. هذا ما يدعو العديد من المدراء في المنظمات إلى انتهاج سبل متباينة في معالجة المشكلة الواحدة، حيث أن القيم الثقافية التي يؤمن بها الفرد أو يدين لها بالولاء تشكل حصيلة حضارية وتراثية استمدها وآمن بها خلال الحقبة التاريخية التي عاشها في كنف الأسرة أو القبيلة أو المجتمع عموما. كما أنها تشكل الإطار الفكري والسلوكي الذي يمارس الفرد فيه أثره الدائم في حقل الحياة الإنسانية. فالمنظمة كجزء أو (النظام الأكبر)، تستجيب لمتغيرات الحضارة والتراث في المجتمع، وغالبا ما تعالج الظواهر والمشكلات الإدارية في إطار القيم والأعراف والتقاليد الثقافية والتربوية السائدة. فالمعالجة بمعزل عن هذه المتغيرات تتجاوز الاستجابة والتكييف المطلوب منها. ومن ثم لا تستطيع المنظمة تحقيق النجاح. ومن هنا يتضح بجلاء بأن المنظمة لا تستطيع تحقيق النجاح إذا كانت اتجاهاتها السلوكية غير مستجيبة لطبيعة الآثار الثقافية والتربوية والحضارية للمجتمع الذي تعمل فيه (2).
5- المتغيرات السياسية : تشكل سياسات الدولة وقراراتها وخططها مجموعة من المتغيرات الأساسية المؤثرة في المنظمة، ويزداد ذلك وضوحا في ظل الفكر الاشتراكي حيث تتدخل الدولة بشكل مباشر وهادف في تنظيم حياة المجتمع والاقتصاد الوطني. وعليه فالممارسات السلوكية للمنظمات والأفراد العاملين فيها تتأثر بالنظام السياسي والفلسفة السياسية للدولة. كما أن الدولة في المجتمعات المختلفة تمتد توجيهاتها إلى كل مفاصل الحياة، وتؤثر بالتالي في جميع المتغيرات المحيطة بأنشطة المنظمة وفي سعيها لتحقيق أهدافها (3).
(1) د. عمر وصفي عقيلي، د. قيس عبد علي المؤمن، مرجع سبق ذكره، ص 140، 141.
(2) د. خليل محمد حسن الشماع، د.خضير كاظم محمود، مرجع سبق ذكره، ص 193، 194.
(3) نفس المرجع السابق، ص 193.
6- المتغيرات التشريعية والقانونية : وتمثل الإطار الرسمي والشرعي لعمل المنظمة وبالتالي تمثل الإطار القانوني لعمل المنظمة ضمن البيئة. والبيئة التشريعية لها تأثير مباشر على المنظمة من حيث أن مجمل القوانين والتشريعات تحمل إما تأثيرا مباشرا أو غير مباشر على المنظمة، وفي كل الظروف فان على المنظمة هنا الالتزام الكامل بما تفرضه القوانين والتشريعات عليها، وبالتالي فان البيئة التشريعية تمثل عنصر ضغط مباشر على المنظمة. وتتمثل عناصر المتغيرات القانونية فيمل يلي : الاعتبارات الدستورية التي يفرضها دستور الدولة فيما يخص المنظمات المختلفة، القوانين والتشريعات السائدة وأحكامها، طبيعة النظام القضائي وإجراءاته، النظام التشريعي والقانوني...(1)
7- المتغيرات التكنولوجية : تمثل التكنولوجيا مجموعة المفاهيم والخبرات والأدوات التي يستطيع المرء من خلالها تكييف البيئة والسيطرة عليها. كما أنها تعنى التطبيق لحصيلة المعارف العلمية والمادية التي صل عليها الفرد أو المنظمة. وتمثل التكنولوجيا ظاهرة حضارية واجتماعية تسهم بشكل فعال في ترصين النهوض الدائم والمتطور في إطار حركة المنظمات وعبر نشاطاتها المختلفة. وقد أثبتت العديد من الدراسات و الأبحاث العلمية المعاصرة بأن التكنولوجيا تؤثر بشكل كبير في هيكل المنظمة وسبل تحقيقها لأهدافها. كما أن استثمار نتائج التطور التكنولوجي في حقول الابتكار والتجديد في مستويات التكنولوجيا الحديثة يلعب دورا بارزا في السلوك ألمنظمي بشكل عام، بل أن مستوى الوسائل والأدوات الإنتاجية المستخدمة يؤثر بشكل كبير في تحقيق المنظمة لأهدافها. ثم أن قابلية الأفراد العاملين من حيث الاستجابة إلى مقتضيات التطور التكنولوجي، أو من حيث درجة التعقيد التكنولوجي (المكننة والأتمتة) تسهم في تطوير كفاءة الأداء وفي تحقيق أهداف المنظمة، هذا إضافة إلى آثارها المستمرة في معنويات الأفراد، وتفاعلهم في جماعات العمل، وفي تغيير محتوى الوظيفة وتبديل قنوات الاتصال، وأساليب اتخاذ القرار، ونطاق الإشراف، وغيرها. كل ذلك يدعو المنظمات إلى ضرورة الاستجابة المستمرة والفاعلة للتطور التكنولوجي، واعتماده في تحقيق أهدافها وخلف المرتكزات لنموها وتطورها باستمرار (2).
.
الفرع 02 : البيئة الخاصة(3) :
وهي عبارة عن العناصر والجهات ذات التأثير المباشر والقريب على المنظمة، وتمثل الأطراف المحيطة بالمنظمة والتي تتفاعل وتتعامل معها بشكل خاص، وتختلف هذه البيئة اختلافا واضحا بين منظمة وأخرى حيث أن لكل منظمة بيئة خاصة بها.
والبيئة الخاصة هي ذلك الجزء من البيئة الخارجية ذات الصلة المباشرة بالمنظمة ولها تأثير فعال على المنظمة في تحقيق أهدافها، وبمعنى آخر أن البيئة الخاصة هي البيئة العملياتية للمنظمة المرتبطة بالأطراف المؤثرة في عمليات المنظمة وأدائها. وتتمثل هذه بالآتي :
(1) د. عمر وصفي عقيلي، د. قيس عبد علي المؤمن، مرجع سبق ذكره، ص 141، 142.
(2) د. خليل محمد حسن الشماع، د.خضير كاظم محمود، مرجع سبق ذكره، ص 194
(3) د. عمر وصفي عقيلي، د. قيس عبد علي المؤمن، مرجع سبق ذكره، ص 143 - 146.
1- الزبائن : يمثل الزبائن جزءا من البيئة الخاصة للمنظمة ذلك لأنهم يمتلكون تأثيرا أساسيا ومباشرا على المنظمة، من خلال تحديدهم لمديات نجاح وفشل المنظمة، ذلك لأن الزبائن هم المستفيدون من إنتاج المنظمة بسبب شرائهم واستخدامهم للسلع والخدمات التي تنتجها المنظمة، وكونهم مصادر التعريف للمنظمة بمديات كفاءة المنتوج في تلبية احتياجاتهم من خلال التغذية العكسية، وكذلك استخدام هذه التغذية لغرض تعريف المنظمة باحتياجاتهم ورغباتهم، واتجاهات تغيرها عبر الزمن كي تتمكن المنظمة من تلبيتها.
2- المجهزون : المجهزون جزء أساسي من البيئة الخاصة للمنظمة كونهم كأفراد ومنظمات هم المسؤولين عن توفير المدخلات المختلفة للمنظمة لإنتاج السلع والخدمات. والمجهزون يؤثرون في المنظمة بشكل كبير وأساسي، ذلك لان المنظمة بحاجة مستمرة إلى مدخلات متعددة لأغراض تأمين الإنتاج والاستمرارية وبالتالي استمرار وبقاء المنظمة، فالمنظمة تسعى دائما لإقامة علاقات جيدة مع المجهزين لأنهم عصب التغذية للمنظمة. ومن أمثال المجهزين المؤثرين في المنظمة : البنوك، المستثمرين، المجلات، الجرائد، الباحثين، الجامعات، وكالات التشغيل، موردي المواد الأولية، مجهزي المواد الخام...الخ.
3- المنافسون : يمثلون المنظمات الأخرى المنافسة للمنظمة والتي تنتج سلع وخدمات متماثلة أو تخدم نفس الشريحة من الزبائن، حيث تمثل هذه المنظمات البيئة التنافسية ضمن البيئة الخاصة للمنظمة. وقوة البيئة التنافسية تعتمد على عدد وحجم وقوة تأثير المنافسين في السوق. فالبيئة التنافسية قد تؤثر على المنظمة بشكل كبير، فقد تخرج المنظمة من السوق نهائيا إذا كانت المنافسة فعالة ومؤثرة. وقد أصبحت المنافسة شديدة وقوية ومن الصعب التنبؤ بها وباتجاهاتها، لذلك يجب على المنظمة هنا أن تعرف ماذا يعمل منافسوها في مجالات الإنتاج، التسعير، الإعلان، الترويج، خدمات المستهلك، نوع ومحتوى المنتوج، مصادر التجهيز، وأية معلومات أخرى.
4- الحكومة : وتمثل هذه عنصر السلطة الرئيسي، وعنصر القوة في البيئة الخاصة للمنظمة، وتتمثل في الوزارات والمؤسسات والأجهزة والوكالات الحكومية المختلفة، التي تتولى وضع وفرض الأنظمة والقوانين والإجراءات وإجبار المنظمة على الالتزام بها، وبالتالي فان الحكومة تمثل عنصر ضغط فعال على المنظمة من خلال السياسات المؤثرة والإجراءات القسرية التي تؤثر بها على فعاليات المنظمة. والكومة بأجهزتها المختلفة تمثل عنصر القوة في توجيه ودفع المنظمات إلى الالتزام بالقواعد القانونية والتشريعات والنظم والإجراءات التي تضعها للمنظمات المختلفة.
5- الشركاء : يمثل الشركاء عنصر ضغط على المنظمة كونهم من أصحاب المصلحة المباشرة في المنظمة، ذلك لأن الشركاء يساهمون / يشاركون في المنظمات للأسباب التالية :
- الشركاء يتحملون جزء من المخاطر التي تتحملها المنظمة، وبالتالي فان العبء يكون موزعا على أكثر من طرف واحد.
- الشركاء من خلال مشاركتهم ينجزون أشياء لا يمكن انجازها بصفة منفردة من قبل كل منهم لوحده.
- الشركاء يستخدمون قدراتهم الخاصة في تطوير وتدعيم نشاطات المنظمة من خلال المعارف الخاصة في المجالات التكنولوجية و الأدائية المختلفة. كما الشركاء يستفيدون من النتاج النهائي للمنظمة الأرباح مثلا.
وبالتالي فان الشركاء يمثلون عنصر ضغط مباشر على المنظمة حيث يؤدي في بعض الأحيان إلى تضارب مصالحهم مع مصالح المنظمة ونهاية مشاركتهم فيها.
6- الاتحادات والنقابات : تمثل هذه عنصر التأثير وبشكل مباشر وكامل على القوى العاملة ومصادرها وتشغيلها في المنظمة، وتعتبر النقابات جزء من قواعد العمل المنظم في البيئة الخاصة للمنظمة، ذلك لأنها تهتم بتطبيق اللوائح والقواعد والعقود الخاصة بالعاملين وضمان حقوقهم والدفاع عنها. ولديها وسائل هامة في الضغط على المنظمة لمعالجة مشال العاملين والحصول على حقوقهم كالتفاوض، والصفقات الجماعية، والإضرابات، والاحتجاجات، والدعاوي القضائية...الخ، لغرض الدفاع عن حقوق العاملين وضمان استمرارهم بعملهم، وبالتالي فان النقابات ذات تأثير مباشر على المنظمة حيث أن الكثير من القوى العاملة المنظمة تتبع اتحادات ونقابات مختلفة، وبالتالي فان حركة المنظمة باتجاه العاملين تتأثر بدرجة كبيرة بالاتحادات والنقابات وبالتالي أصبح لها تأثير مباشر على المنظمة.
المطلب 03 : أهم الدراسات التي تناولت أثر البيئة الخارجية
تتفاوت البيئات التي تتواجد فيها المنظمات من حيث درجة الاستقرار والوضوح أو الغموض وعدم التقين الذي يميزها، فهناك بيئات مستقرة تتسم بالاستقرار والهدوء حيث لا تأثيرات وتطورات تكنولوجية لها على العمل، ولا وجود لجماعات ضاغطة تسعى للتأثير على المنظمة. وهذا أمر صعب ومثالي في عالم الواقع، إذ تتميز البيئة في العصر الحاضر أنها بيئة ديناميكية تتميز بالتغيرات السريعة، ومن ذل ثرة عدد المنافسين، وصعوبة الحصول على المواد الخام، وتناقص الحصة السوقية، والتغيرات في أذواق المستهلكين وصدور تشريعات جديدة تؤثر على العمل... إلى غير ذلك، وهذا ما يميز العصر الحالي حيث أن التغير كما يقال هو الثابت الوحيد !! ومن الطبيعي أن يختلف عمل المديرين ويتفاوت مستوى أدائهم باختلاف العوامل البيئية، ودرجة الغموض وعدم التيقن في البيئة التي يعملون فيها. ويعتمد نجاح المنظمة على مدى القدرة على التحكم بالظروف وعلى تقليل الغموض من بين عوامل أخرى.(1) .
الفرع 01 : دراسات برن وستولكر (2)
قام كل من توم برن و ج.م. ستولكر من معهد تافستوك بدراسة ميدانية شملت 20 مصنعا في بريطانيا للتعرف على أثر بيئة العمل على نمط الهيكل التنظيمي وأسلوب الإدارة في كل منها. وكان المقياس الذي تم اختياره للتعرف على مدى التغير في البيئة هو نسبة التغير في التكنولوجيا المستعملة وفي الأسواق التي تعمل فيها المنظمة.
وبينت الدراسة أن الهياكل التنظيمية التي تتناسب والبيئات الديناميكية والتي تشهد تغييرات كبيرة تختلف عن تلك البيئات المستقرة التي لا يحصل فيها تغييرات كبيرة. إذ تبين أن المنظمات القادرة على التعامل مع البيئات الديناميكية هي المنظمات العضوية الحيوية (Organic Organizations ( التي تستطيع
(1) د. محمد قاسم القريوتي، نظرية المنظمة والتنظيم، دار المكتبة الوطنية، الكويت، الطبعة 2، 2006.
(2) نفس المرجع السابق، ص 227.
التفاعل مع الظروف، حيث تتميز الهياكل التنظيمية بالمرونة وبنمط الاتصالات الأفقية، كما أن تأثير الخبرة والمعرفة في هذه البيئة يكون أكثر أهمية من المركز الوظيفي، حيث لا يكون هناك تحديد تفصيلي للمهام والمسؤوليات، ويكون الاعتماد كبيرا على تبادل المعلومات بالاتجاهين أكثر من الاعتماد على إعطاء الأوامر وباتجاه واحد من أعلى إلى أسفل. وعلى عكس ذلك فان المنظمات ذات الطبيعة الميكانيكية (Mechanistic Organizations ) تتميز بالتعقيد والرسمية والمركزية، وتتناسب أثر مع المهمات ذات الطبيعة الروتينية حيث يون ممكنا تقنين السلوك والإجراءات بشكل تفصيلي، والاعتماد على الروتين للتعامل موحد مع الأمور المتكررة.