منطقة النتائج الفعلية
منطقة الأهداف المتوقعة
منطقة الإنحرافات
- تعريف المؤشرات : هي معلومات دقيقة نافعة و ملائمة للسير معبر عنها بأشكال ووحدات مختلفة وضائفها كالتالي :
* متابعة نشاط مهمة أو عملية معينة .
* التقييم .
* تشخيص وضعية أو مشكل معين .
* ترصيد و مراقبة المحيط و المغيرات .(1)
يمكن أن تكون المؤشر في شكل : مؤشرات متعلقة بالنتائج المحققة , مؤشرات مالية أو غير مالية .
ويشكل جزء هاما من نظام المعلومات الإجمالية أي نظام معلومات الموارد البشرية ويجب أن تتوفر المعلومات التي يحويها هذا النظام علي الجدية , الملائمة , الجدية و المرونة .
وفيما يلي ستقدم مثال علي لوحة القيادة الإجمالية .
المعاييــــــــــــــــــر المؤشـــــــــــــــــــــرات
- تعتبـــــر عـــــدد العمــــــــال عدد العمال شهر (ن) – عدد العمال شهر (ن- 1)
عدد العمال شهر (ن-1)
- نسبـة العمال المتعاقدين لمــدة محـــــــــــــــــدودة عـدد العمــال المتعاقديـن لمـدة محــدودة
عدد العمال المتعاقدين لمدة غير محدودة
-إحتــــرام إيقــــاع العمــــــل الكميـــــــــــــــــــــــة المنتجـــــــــــــــــة
ســاعــــــات العمــــــــل الحقيقيـــــــــــة
- معـــــــــدل التغييــــــــــــــر عـــــــدد الأيــــــــام المتغيـــــــب فيهــــــا
مجمــوع العمـــال x عــدد أيــام العمــل
- العمـــــال المكونيــــن علــــي التكنولوجيـــا الحديثـــــة العمال المكونين علي التكنولوجيا الحديثة
عــــــــــدد العمـــــــــــال الإجمالــــــــــي
وفي الأخير نشير إلي لوحة القيادة نوعان :
1- مؤشرات عامة للمؤسسة .
2- مؤشرات علي مستوي كل نوع أو مركز مسؤولية مع الأخذ بعين الاعتبار عامل الزمن لكل نوع .(1)
6- دور لوحة القيادة في الرقابة : إضافة علي إمكانية التعرف علي درجة تقدم المشروع و عمليات فإن لوحة القيادة يجب أن توفر المعلومات الأتية :
1- متابعة كفاءة العمليات و المصالح التي تقوم بها و ذلك عن طريق دراسة المؤشرات .
2- إعادة بعث و توزيع الموارد البشرية و المالية من أجل تحقيق الأهداف .
3- و ضع و تخطيط المراحل الأساسية في حالة إعادة توجيه الموارد المتاحة .
4- إيجاد و بعث المعلومات .
5- إن لوحة القيادة تعمل علي الملاحظة و التقدير و البحث عن الأسباب المؤدية إلي الإنحرافات بهدف معرفتها و دراستها و إتخاذ الإجراءات المناسبة لها في حينها فهي تقوم بمقارنة مدى مطابقة الإنجازات مع الأهداف الموضوعة و من ثم إتباع سياسات التحسسن علي الموارد المستعملة أو إعداد الأهداف الجديدة للمدي القصير .
6- تعتبر لوحة القيادة و سيلة تحفيز للعمال و مسيرين بما أنها تعتبر إحدي و سائل مراقبة التسيير لوحة القيادة يتم إستعمالها في مختلف الجلسات و الإجتماعات من أجل تحليلها و دراسة مختلف جوانبها و بالتالي تعاون علي إختيار الحل الأمثل .
7- يمكن القول بأن لوجة القيادة تسمح بــ :
* تقدير و قياس الأداء و مقارنة مع الأهداف الموضوعة بهدف تقييم ظروف بعث الإستراتيجية .
* وضع تشخيص لاكتشاف نقاط الضعف بهدف و ضع إجراءات تصحيحية لها .
المطلــب الرابـــــع : نظام الرقابة الفعال في التسيير :
أولا : أساليب الرقابة في التسيير :
- إن القيام بعملية الرقابة يعتبر إيجابي ذو طبيعة خاصة يكفل الأستناد إلي أخطاء الماضي , و منح حدوث ما أمكن من هذه الأخطاء في المستقبل عن طريق لإستمرار كغاءة أنشطة التخطيط و التنفيذ بما يستجد عن المتغيرات كانت غير منظورة في الماضي
- تنجز عن أساليب , الرقابة علي الوسائل التي يمكن إتباعها لإظهار الحاجة إلي القيام بعملية الرقابة , و الطرق البديلة المتاحة للقيام بها ومن ثم إختيار أفضل الطرق للقيام بالعمل المرغوب في الوقت المطلوب .(1)
ويمكن التميز بين ثلاثة أساليب رقابية و التي نوجزها في النقاط التالية :
1- الرقابة عن طريق التخطيط وإتخاذ القرارات :
يعبر التخطيط من ضروريات إمكانية مزاولة الرقابة مما ينطوي عليه من أنشطة سواء كانت مرتبطة بالتحديد الواضح للأهداف أو بوسائل و أساليب و طرق المفاضلة و الإختيار بين البدائل أو مرتبطة بالتوجيهات التي تتعلق بأساليب و كيفية التنفيذ .
2- الرقابة عن طريق الجدولة و التوجيه و الإشراف :
تتحقق الرقابة عن طريق الجدولة و التوجيه و الإشراف بوضع فنية و مزمنة تفضيلية للأداء مختلف المهام المطلوبة لتحقيق الأهداف المنشودة علي الصورة المرغوبة و ضمان توفير المواد المالية و المادية و البشرية اللازمة للتنفيذ بالقدر الكافي و في الوقت المناسب , حيث تتم بعد ذلك مزاولة الرقابة عن طريق الإشراف علي تنفيذ المهام وفقا للجدول الفنية و الزمنية المحددة لها و إبلاغ المسؤولين عن التنفيذ بالإنحرافات .
3- الرقابة عن طريق المتابعة باستخدام تقارير الأداء :
تعد هذه الرقابة من الأساليب الرقابية الهامة إذا ماأمكن للتعرف علي أساليب إنحرافات الأداء الفعلي عن المعايير المحددة مسبقا ,كما تعتبر تقارير الأداء من الوسائل الإخبارية التي تمكن المسؤولين من التعرف علي مجريات الأسوار في مجال التنفيذ (1) .
- يمارس هذا الأسلوب بصفة دورية , حيث يطلب من المراقب للأدارات التنفيذية تحرير تقرير دوري ( شهري , ثلاثي ......) علي ما قامت به من عمليات ويظهر في هذا التقرير المعطيات المقدرة مسبقا بالإضافة إلي المعطيات المحققة فعلا .
وهذا مايساعد المراقب و يسهل مهمته في تحديد الإنحرافات و تصحيحها قبل تحويلها إلي العناصر الأخري كالتكاليف الإجمالية للمؤسسة و نتيجتها ,و لتنفيذ هذه الأساليب يجب أن يكون المراقب متمكنا في مختلف العلوم و الأنشطة التي لها علاقة بالمؤسسة من إقتصاد و مالية و التجاوب مع الإعلام الألي .
ثانيــــا : خصائص نظام الرقابة الفعال : (2)
- الرقابة الفعالة ترتكز علي الملائمة ورقابةالأداء و النصح والعمل علي توظيف كل من التخطيط و التوجيه , التنظيم و الإتصال ضمن حلقة متكاملة , وكذلك وحتى يكون نظام الرقابة جد فعال , لابد من وجود عدة تقنيات وأساليب عملية تتماشي مع هذا النظام , من بين الخصائص الواجب توفرها في نظام الرقابة الفعال نذكر مايلي : -تقديم معلومات صحيحة : حيث أن عدم ثبوت المعلومات حتما سيؤدي إلي إتخاذ قرارات خاطئة و التي ستؤدي حتما بالمؤسسة إلي عدم تحقيق أهدافها و إعطاء نتائج خاطئة .
1- الإقتصاد في التكاليف و الجهد : و هذا بإستخدام الألات الحديثة و الوسائل التقنية السهلة و المرنة سواء كانت في مجال الإتصال أو في مجال الإنتاج , كاستعمال الإعلام الآلي كوسيلة في عملية الرقابة يسهل أداء مهام المراقبين و إكتساب الوقت .
2- سهولة الفهم و التركيز : فهم نظام مراقبة التسيير جيدا من طرف المسؤولين و المسيرين سيؤدي حتما إلي إتخاذ قرارات صحية , كما أن تركيز المراقب علي الإنحرافات التي تشكل نقطة الضعف لدى المؤسسة سوف يجعل النتائج جد صحيحة و بالتالي تحقيق الأهداف .
3- تسهيل إتخاذ القرارات : وهذا من خلال السهولة و الفهم الجيد لنظام الإتصال الداخلي للمؤسسة و إحترامه للأفراد العاملين بفيه , يسهل عملية إتخاذ القرار داخل كل الهياكل الإدارية .
ثالثــــا : شروط نظام الرقابة الفعال :
- حتي تتحقق فعالية نظام مراقبة التسيير و يصل المراقب إلي الأهداف و الخصائص المتعلقة بهذا النظام يجب توفر عدة شروط تفيد المراقب في تفعيل نظام المراقبة . و يمكننا أن نوجز هذه الشروط المتعددة من خلال النقاط التالية :
1- يجب أن تعكس الرقابة طبيعة و حاجات النشاط المطلوب .
2- يجب أن تكشغوسائل الرقابة الإنحرافات الموجودة .
3- يجب أن يعكس نظام الرقابة النموذج التنظيمي المستخدم , أي تعكس أدوات الرقابة النموذج التنظيمي علي أساس أن المهام توزع و السلطة تفوض إلي الأشخاص داخل الوحدة التنظيمية .
4- يجب أن تكون أدوات الرقابة سهلة الفهم .
5- يجب أن تعتمد الرقابةعلي الإجراءات التصحيحية .(1)
خاتمــة الفصـــل الثانــــي :
من أجل ضمان السير الحسن للمؤسسات و فقا لما خططته لبلوغ الأهداف الموجودة وجب عليها اللجوء إلي وظيفة محكمة لدعم هيكلها التنظيمي والمتمثلة في مراقبة التسيير , تتكفل هذه الوظيفة بقياس الأعمال التي يقوم بها المرؤوسين و كذلك مساعدة المسؤولين في المؤسسة علي إتخاذ القرارات, و هذا من خلال توجيههم و تصحيح الاخطاء المرتكبة من طرف التسيير و تحسين المردودية و توجيه المؤسسة إلي ماتسعى إليه في المستقبل من أهداف و إستراتيجيات .
و لضمان فعالية هذا النظام يقوم مراقب التسيير أثناء أداء وظيفته بإتباع عدة طرق و أساليب حتي يحصل علي مايحتاجه من معلومات من طرف بينها المحاسبة التحليلية , الموازنات التقديرية لوحة القيادة و الأدوات الكمية الأخري .
إذا تعتبر أداة المحاسبة التحليلية أحين و سيلة تستعمل في نظام مراقبة التسيير لأنها تحضي بمبدأ محاسبي جد دقيق وهذا مبدأ تحليل التكاليف أي أنها تحلل تكاليف المؤسسة و تحدد المسؤوليات المتسببة في الوقوع الإنحرافات و المساهمة في إعطاء الحلول و الإقتراحات لإتخاذ قرارت من أجل التخفيض من التكاليف و بالتالي الزيادة في الأرباح ورفع المردودية .
و لكي تحقق المؤسسة هذه الأهداف يجب أن يتوفر لديها الوعي الرقابي في جميع المستويات التسييرية و الإدارية المختلفة .
: