تسيير الإجتماعات
مقدمة : الإجتماع هو إلتقاء عدد من الأفراد وجها لوجه وفي مكان وزمن محدد لمناقشة مشاكل العمل في إحدى التنظيمات، وكذلك دراسة وتحليل مواضيع مختلفة للتوصل لأهداف محددة.
- الإجتماع آداة فعالة من أدوات إتخاذ القرار، وكثيرا ما يكون له أثر عميق في تغيير (أو تحديد إتجاه حياة أفراد ووحدات إدارية أو حتى الشعوب والأمم).
- قد يكون مضيعة للوقت في كثير من الأحيان، لا يؤدي ما يتوقع منه أن يؤديه، وكم ضيع قضايا كان من الواجب أن يتخذ فيها قرار حاسم.
- الإجتماع له فوائد عديدة مباشرة وغير مباشرة يمكن بقليل من الإتقان زيادة إنتاجية الإجتماعات ومردودها.
فأي من العبارات السابقة أقرب إلى الصحة؟.
الجواب : إنها جميعها صحيحة وأهمها هو الأخير والإشكالية التي يمكن طرحها: ما هي السبل والإجراءات الكفيلة بإنتاجية الإجتماعات وزيادة مردو ديتها؟.
تعريف الإجتماع : هو إلقاء بين شخصين أو أكثر يتم بث أفكار أو عواطف، وتستخدم الإجتماعات لأغراض عديدة مثل : تبادل المعنويات والمشورة وإتخاذ القرارات و المفاوضات والتنسيق.....فهي ضرورة لا غنى عنها في حالة وجود مشكلة أو قضية تحتاج إلى رأي جماعي.
أنواعها : هناك كثير من التصانيف لأنواع الإجتماعات، ويتعلق نوع الإجتماع تعلقا شديدا بالأهداف الموضوعة له:
- فمن حيث العدد : هناك الإجتماع الثنائي والثلاثي، المتوسط والكبير.
- ومن حيث المشروعية : هناك المشروع وهناك الغير مشروع.
- ومن حيث الرسمية : هناك الرسمي وهناك الغير رسمي.
- ومن حيث حقوق التصويت : هناك المتساوي والمتفاوت والمختلط.
- ومن حيث أسلوب التعامل، هناك الغوغاني (الأكثرية الصاخبة هي المقرر) الإستبدادي، العسكري، إجتماع الطاولة المستديرة، والإستفساري والتفسيري ولإقناعي والتأهيلي والتدريبي والعلمي.
- ومن حيث العلنية : هناك العلني، السري، المغلق والمفتوح.
- ومن حيث المظهر العام : هناك المحاضرة والدرس والوعظ والإجتماعات الجماهيرية والإجتماع الخطابي والإحتفالات الرسمية والمسيرات والمظاهرات والمعارض والإجتماع العائلي والحفلة.
- ومن حيث الطوعية : هناك الطوعي والسري.
التحضير للإجتماع :
التهيئة المادية : وتتعلق التهيئة المادية بالأشخاص والزمن والترتيبات وتتضمن ما يلي :
بالنسبة للأشخاص :
- عدد المشتركين.
- نسبة الغياب المتوقعة.
- أسماء المشتركين.
- أسماء المحاضرين أو الفنيين أو المتكلمين.
وتتضمن التهيئة بالنسبة للزمن :
- موعد الإجتماع.
- فترات الراحة ومواعيدها.
- الزمن الإحتياطي.
- الزمن الكلي.
- موعد الإنتهاء.
- زمن الوصول عند المجيء والإيصال عند الذهاب.
وتتضمن التهيئة بالنسبة لمكان الإجتماع وترتيبا ته :
- تحديد مكان الإجتماع.
- أسلوب الوصول ووسائل النقل.
- مكان المبيت.
- أسلوب تقديم الطعام والمشروبات.
- دورات المياه.
- الطاولات والكراسي، الهواتف، أدوات الكتابة والتسجيل والعرض السينمائي، الإنارة، التهوية،
الهدوء.
- لوحات أسماء المشتركين ومخطط أماكن جلوسهم.
جدول الأعمال : يعتبر إحدى الأدوات الفعالة في نجاح الإجتماع أو فشله، والجدير بالذكر أن تقديمه للمشتركين أو عدم تقديمه أو مفاجأتهم به، إنما يتعلق بنوع الإجتماع والهدف منه، ولا يشترط أن يقدم الجدول مكتوبا وإن كان ذلك أفضل، و يجدر التأكيد على أنه من الأفضل للقائم على الإجتماع إن كان يرغب بنجاحه، أن يقدم جدول الأعمال للمشتركين قبل موعد الإجتماع بوقت يكفيهم لدراسته، والتعليق عليه، وتحضيرهم للإجتماع على أساسه، وتكوين مواقف منه قبل الحضور.
بنود جدول الإجتماع : تساهم عناصر جدول الأعمال في إنجاح الإجتماع يقدرها بتوفر ويقدر ما يتوفر حسن تنفيذها وإستعمالها وهي :
- موضوع الإجتماع.
- الهدف المعلن والفوائد المتوقعة.
- نوع الإجتماع من حيث الرسمية ومدى سلطة قراراته.
- موعد البدء وموعد الإنتهاء ومدة الإجتماع.
- عدد المشتركين وأسمائهم ووظائفهم.
- مكان إجتماع وأسلوب الوصول إليه.
- إسم الرئيس أو وظيفته والسلطة الآمرة بالإجتماع.
- إسم مدير الإجتماع.
- تعليمات الإجتماع.
- أسماء المتكلمين ووظائفهم ومواضيع كلماتهم.
- الوقت المحدد لكل متكلم.
- المحظورات والممنوعات من حيث المواضيع والتصرفات.
إفتتاح الإجتماع : يعلق على أسلوب إفتتاح الإجتماع أمل كبير في نجاحه أو فشله.
فالإفتتاح هو الذي يبقى تأثيرا طويل الأمد مستذكرا في النفوس أثناء الإجتماع، وإن لم يكن للإفتتاح الجيد أثر كبير في نجاح الإجتماع فإن للإفتتاح السيئ أثر كبير في فشل الإجتماع.
مهام مدير الإجتماع :
1- توزيع جدول الأعمال ولائحة التعليمات.
2- شرح اللائحة وتفسيرها.
3- التعرف على المشتركين بإسم أو الوظيفة.
4- تعيين كاتب محض الإجتماع أو أمين السر.
5- التعريف بالمكان ومرافقة وأسلوب الإستعمال.
6- ملاحظة المستأذنين في الكلام وتسجيل الأدوار.
7- إعطاء الإذن بالكلام حسب تسلسل طلب الإستئذان.
محضر الإجتماع : يتخذ المحضر أسلوبا يختلف فيه عن أسلوب محضر لإجتماع آخر، فإجتماع محاكمة يضم قاضيا أو قضاة ومتهمين وشهودا ومحامين ينظم محصره بأسلوب أصول المحاكمات والمرافعات.
يعين كاتب المحضر من قبل الرئيس أو المدير قبل موعد الإجتماع ولا يجوز أن يكتب المحضر أحد أعضاء المشاركين إلا بوجود نص.
ويكلف بكتابة ما جرى من مناقشات كتابة فنية واضحة، وعليه أن يكون أمينا فيما يسمع ما يسجل ، إسمه في نهاية المحضر ويوقع ويعرضه للتصديق عليه من قبل المشتركين، وليس لكاتب المحضر أن يبدى رأيه في مسألة إلا إذا طلب منه ذلك ويكون رأيه إستشاريا، ولا يجوز له أن يفشى ما أطلع عليه خارج مجال الإجتماع.
ختم الإجتماع : يعلق على ختم الإجتماع إستحابة المشتركين إلى إجتماعات قادمة، تقديم إمكانياتهم في سبيل نجاحها، كما أن ختم الإجتماع يترك أثرا لمدة طويلة بعد إنتهائه ويجب أن يتوفر في اللحظات الختامية ما يلي :
تلخيص واضح ومحدد للنتائج التي وصل إليها الإجتماع، إضافة إلى إحترام الموعد المحدد لختم الإجتماع، وتأمين وسائل الترحيل بمواعيده المحددة بدقة.
تقويم الإجتماعات :
أسلوب تقويم الإجتماع : إن تقويم الإجتماع أداة فعالة تجعل من المسؤولين قادرين على إنجاح الإجتماع وتلافي ما حصل من أخطاء وتقصير، والتقدم بالإجتماعات المقبلة لتصل إلى نسب متزايدة في النجاح.
ويسهر على هذا التقويم كل من المدير أو المشتركين أو الهيئة خاصة، إلا أن أسلوب التقويم قد يختلف من شخص لآخر ويكون الإتفاق في الأسلوب بإشتراك المدير مع المشتركين في الإجتماع على هدف واحد وهو تطوير الإجتماعات المقبلة، وقد يقدم كل مشترك تقويما خاصا قد يكون شفهيا أو كتابيا وهذا حسب طبيعة الموضوع.
الخاتمة : الإدارة علم وفن وقابلية، والإجتماع أحد أدوات هذا المجال يبرع فيها من ملك شيئا من عناصرها.
فلا إجتماعات وتسيرها ليس أمرا بسيطا بل هو إجراء وكذا دور ضروري من أجل الوصول إلى الأهداف والزيادة في المردودية، فنجاح الإجتماع لا يتم إلا بنجاح تسييره ويكون ذلك بتحديد الأهداف والوسائل ووضع القرارات المناسبة و فتح باب المناقشة والحوار والإلزام بالوقت.