قضايا الإدارة : المشاركة في صناعة القرار الإداري
يعدّ اتخاذ القرار من أهم أسس العمل الإداري ومبادئه، ذلك أن اتخاذ القرار هو الترجمة الفعلية للعمل الإداري. وبمعنىً آخر فإن جميع العمليات الإدارية إنما تتمخض في النهاية عن اتخاذ قرار معين، سواء تعلّق الأمر بالتخطيط، أو التنظيم، أو الاتصال، أو التنسيق، أو القيادة، أو التوجيه، أو الرقابة، أو الإشراف، أو العلاقات العامة… فسير العمل في إحداها ينتهي غالباً -إن لم يكن دائماً- باتخاذ قرار معين. وإن كل جزء من كل عملية من هذه العمليات يسفر عن اتخاذ قرار ما، حتى يمكننا أن نقرر أن كل عملية من هذه العمليات ما هي إلا سلسة متصلة الحلقات من القرارات.
وعملية صنع القرار ليست عملية سهلة أو بسيطة كما تبدو، أو كما يعتقد البعض، وإنما هي في الحقيقة عملية مركّبة ومعقدة، وتتفرع في الواقع إلى عدة عمليات جزئية، وتتحلل إلى كثير من المراحل المتتالية والمتعاقبة، لتنتهي بصدور القرار، ثم تنفيذ هذا القرار ومتابعة هذا التنفيذ. ولكي يحقق القرار الإداري الأهداف المرادة منه، فإن هناك مقوّمات لنجاحه منها وجوب مشاركة العاملين والقائمين على التنفيذ في عملية صناعة القرار.
ولهذه المشاركة فوائد كثيرة، منها تحقيق ديمقراطية صناعة القرار، ورفع إحساس العاملين بالمسؤولية، وتسهيل فهمهم للقرار الصادر من جميع جوانبه، مما يخفف العبء على صانع القرار في الشرح، والتفسير، والإشراف، والرقابة... وكذلك فإن مشاركة العاملين في هذه العملية تزيد من تحمسهم للعمل، وترفع من روحهم المعنوية، مما يزيد من دقتهم في تنفيذ القرار، لقبولهم له، ورضائهم به، دون أن يكون مفروضاً عليهم بالقسر والإلزام. كما أن المشاركة تساعد على تنمية ملكات العاملين وقدراتهم.
وبالمقابل فإن عدم المشاركة في صناعة القرار قد ترتب نتائج سلبية ليس أقلها إغفال الافتراضات الواقعية المرتبطة بظروف العمل الفعلية، مما قد ينتج عنه صدور قرارات بعيدة عن الواقع، فيصعب تنفيذها. وقد يؤدي ذلك إلى تجميد قدرات العاملين ومقاومتهم للقرار الصادر.
غير أن هذا الاشتراك يتوقف على عوامل كثيرة يتعلق بعضها بقدرات صانع القرار وأفكاره، ويتعلق بعضها الآخر بقدرات بعض العاملين أنفسهم، أو طبيعة المشكلة، أو التنظيم ذاته، وقواعده، والأسس التي يستند إليها...
ماذا نعني بالمشاركة؟ ما هي مسوّغاتها؟ وما هي الحدود التي تقف عندها؟ وكيف يمكن تحقيقها؟ سنحاول من خلال الآتي الإجابة عن هذه التساؤلات ولو بإيجاز شديد.
أولاً- مفهوم المشاركة
أدت التطورات الحديثة إلى تنوع المنظمات وتعقد أعمالها، وقد انعكس ذلك على مهمة القادة الإداريين التي أصبحت بدورها أكثر تعقيداً، لازدياد رقم الأعمال، وتوسع نطاق الإشراف، وتنوع الأعمال والتخصصات، مما أثبت عجز الرئيس الإداري عن إدارة المنظمة بمفرده دون الاستعانة بالآخرين مهما كان فذاً وماهراً، فالتنظيمات أصبحت تتضمن مهمات عديدة، وموزعة على عناصر مختلفة كالمحامين، والمهندسين، والمستشارين، والموظفين، والمهنيين، والعمال... والرئيس الإداري الناجح هو الذي يستطيع الاتصال بهؤلاء جميعاً، ويكسب ثقتهم، ويقوي العلاقات معهم. وأفضل طريقة في ذلك هي المشاركة، إذ بفضلها يحصل القائد على ثقة مرؤوسيه، ويكسب تأييدهم، ويحصل على المعلومات اللازمة لحل المشكلات من مصادرها الأصلية مباشرة. وإذا ما أدرك الرئيس الإداري ذلك فإنه يصبح من الضروري الاستعانة بالآخرين، ووضع الثقة بهم، ليس من أجل تنفيذ القرار وحسب، بل من أجل المساعدة في اتخاذ القرارات، ورسم السياسات، وتحقيق الأهداف.
ولهذا كله فإن المشاركة أصبحت ضرورة من ضرورات الإدارة الناجحة. قال تعالى: "..وشاورهم في الأمر فإذا عزمت فتوكل على الله..".
لقد انصبت الدراسات وتركزت الجهود على دراسة المشاركة في الإدارة، وعلى دراسة قرارات المجموعة، والعوامل المحددة لها. فأي قرار ما هو في حقيقته إلا الناتج النهائي لحصيلة مجهود متكامل من الآراء، والأفكار، والاتصالات، والدراسة التي تمت في مستويات مختلفة بالمنظمة الإدارية، من قبل أفراد عديدين. ومن ثم ينظر إلى القرارات على أنها ناتج عمل جماعيلا نتيجة لرأي شخصي.
تتلخص فكرة المشاركة في قيام مجموعة من الأفراد بالمنظمة بدور فعال في التأثير والمساهمة في عملية صنع القرارات. ويوضح David Emery مفهوم المشاركة بقوله: "إن المدير يمكنه خلق الجو النفسي والموقف الملائم الذي يحفز العاملين على بذل أقصى جهودهم لتحقيق أعلى مستوى في الإنتاج. كما يمكنه التوفيق بين مصالح ورغبات العاملين من جهة، ومصالح التنظيم من جهة أخرى، من خلال توسيع الدور الذي يقوم به المرؤوس. وإن إمكانية تحقيق ذلك لا تتأتى إلا عن طريق المشاركة التي تتمثل في أخذ الرئيس الإداري بالآراء، والتوصيات، والاقتراحات (الفردية والجماعية) التي يبديها المرؤوسون، والتي تيسر له اتخاذ القرارات الصائبة، وتضمن له في الوقت ذاته حسن تنفيذها".
ثانياً- مسوّغات المشاركة
الرئيس الإداري هو صاحب الحق الشرعي في صناعة القرار، إلا أن مشاركته الآخرين في ذلك تجد مبرراتها في الآتي:
1- تعدّ المشاركة الجماعية في صناعة القرارات الإدارية وسيلة ناجحة، وأسلوباً بارعاً لتقبل هذه القرارات، وزيادة فاعليتها، إذ إن الإنسان بتكوينه النفسي بحاجة إلى الأمن والمحبة، والعطف، والإحساس بالنجاح، والتقدير، والشعور بالحرية، فضلاً عن حاجته إلى الضبط والتوجيه.
2- يعنى علماء الإدارة جل العناية بالنواحي السيكولوجية في إعداد القرار، ويركزون على ضرورة المشاركة في صناعته ممن يعنيهم أمر القرار، وخاصة القائمين على تنفيذه.
3- أثبتت الدراسات والتجارب أن هناك ارتباطاً ايجابياً بين المشاركة وزيادة الإنتاجية وفعاليتها.
4- إن حل أي مشكلة من المشكلات الإدارية يحتاج إلى معلومات كافية، وهذه المعلومات لا تتوفر عادة لدى شخص واحد.
5- توجد العديد من المشكلات التي تهم جهات مختلفة، إضافة إلى أن بعض المشكلات يجب أن تدرس من عدة جهات إدارية، وسياسية، وفنية، واجتماعية، واقتصادية... وبالتالي يتطلب ذلك مشاركة الجهات التي تهمها هذه المشكلة، من أجل دراستها من كل الوجهات، حتى يأتي الحل مناسباً وفعالاً.
6- إذا كانت المشكلات ذات طبيعةٍ إستراتيجية فإن المشاركة تغدو ضرورية، لأنه قد يعجز فرد واحد عن الإحاطة بمثل هذه المشكلات، أو إيجاد الحلول لها.
7- وتجد المشاركة مبرراتها أيضاً في أنها تنمي قدرات العاملين المتعلقة بالتجديد والابتكار، وإكسابهم المهارات الإدارية الناجحة الناجمة عن ممارسة اتخاذ القرارات.
ثالثاً- حدود المشاركة ودرجاتها
أ- حدود المشاركة
في أي نوع من أنواع القرارات تجب المشاركة ؟ وعلى أي المستويات؟
للإجابة عن ذلك لا بد من استعراض الاتجاهين اللذين ظهرا بين كتاب الإدارة العامة في هذا المجال:
1ـ الاتجاه التقليدي
يقسم هذا الاتجاه القرارات إلى نوعين: استراتيجية وروتينية، ويقصر اتخاذ القرارات من النوع الأول على المستويات العليا في الإدارة، ولا يوجب مشاركة العاملين من المستويات الدنيا في مثل هذه القرارات. أما القرارات العادية أو الروتينية ـ والتي تتخذ في المستويات الإدارية الدنيا ـ فلا ضير من المشاركة فيها.
2ـ الاتجاه الحديث
يقوم هذا الاتجاه على مبدأ المشاركة الجماعية في اتخاذ القرارات من مختلف المستويات التنظيمية في الإدارة، وبغض النظر عن نوعية القرارات المتخذة، فلا بد من إشراك كل من يمسهم موضوع القرار، وكذلك من ينفذ عليهم. إضافة إلى أنه إذا كانت هناك أجهزة أخرى يتصل بها القرار فلا بد من مشاركتها في صناعته.
ب- درجات المشاركة
صنّف علماء الإدارة درجات ونماذج مختلفة تتدرج فيها المشاركة تبعاً للسلوك الذي يسلكه الرئيس الإداري في إطار هذا النمط. وهذه النماذج هي:
1- انفراد الرئيس الإداري بصناعة القرار: تبعاً لهذا النموذج تكون المشاركة في أدنى مستوياتها، إذ ينفرد القائد الإداري بصناعة القرار، ويتخذ كل الخطوات اللازمة لذلك، من تحديد للمشكلة، وتشخيصها، وتحديده للبدائل، واتخاذ البديل الملائم.
2- الرئيس الإداري يقدم آراءه ويدعو إلى الأسئلة: وطبقاً لهذا النموذج تكاد تكون المشاركة محصورة في طرح التساؤلات، لأن الرئيس الإداري يكون قد توصل إلى قرار، لكنه يسعى إلى أن تقبل أراؤه من جانب المرؤوسين، لذلك يشرح وجهة نظره، ويعطي نفسه فرصة كافية للاستفسار وسماع الآراء، بحيث يستطيع العمال فهم ما يريد تحقيقه بشكل أفضل.
3- الرئيس الإداري يقدم قراراً أولياً قابلاً للتعديل: هنا يقوم الرئيس الإداري بكل خطوات صناعة القرار، ومن ثم يتخذ قراراً أولياً قابلاً للتعديل، وذلك بعد سماع الآراء والمقترحات من قبل المرؤوسين في هذا الصدد.
4ـ الرئيس الإداري يعرض المشكلة، ويحصل على الاقتراحات، ثم يتخذ قراره: في هذا النموذج لا يأتي الرئيس بحل جاهز ليعرضه على مرؤوسيه، بل يطرح المشكلة القائمة على المرؤوسين لأخذ آرائهم، دون أن يجازف هو بمفرده في اتخاذ القرار.
5- الرئيس الإداري يضع الحلول ويطلب من المجموعة اتخاذ القرار: في هذا النموذج يقوم الرئيس الإداري بتحديد المشكلة، والحلول التي ينبغي أن يتخذ القرار في إطارها، ثم يوكل إلى المجموعة ـ وبوصفه عضواً فيها وضمن الحدود المرسومة ـ مهمة اتخاذ القرار.
6- الرئيس الإداري يسمح للمجموعة أو المرؤوسين باتخاذ القرار الذي يوافقون عليه: ويمثل هذا النموذج أقصى درجات المشاركة والديمقراطية في اتخاذ القرار.
رابعاً- صور المشاركة
بات معروفاً أنه ليس بمقدور شخص بمفرده تسيير وقيادة منظمة بكاملها دون الاستعانة بالآخرين، سواء كان هؤلاء مساعدين، أو مستشارين، أو خبراء، أو موظفين، أو عمال... ومن صور المشاركة نذكر:
أ- مجلس الإدارة
تلجأ كثير من الإدارات إلى هذا الأسلوب في اتخاذ بعض القرارات، وخاصة القرارات الاستراتيجية التي يصعب عادة اتخاذها بواسطة فرد واحد. ومن أمثلة هذه المجالس: مجالس الأقسام، ومجالس الكليات، ومجالس الجامعات، ومجالس إدارة شركات القطاع العام...
وضماناً لفعالية هذه المجالس ينبغي أن يحاط أعضاء المجلس جميعاً بالموضوع إحاطة كاملة قبل انعقاد الجلسات، للتعرف على جوانب المشكلة محل القرار، والمناقشة أثناء الجلسات عن طريق توجيه الأسئلة التي تتميز بالفطنة وحسن التمييز. ومما ينبغي توفره أيضاً في هذه المجالس لكي تتخذ قرارات فعالة قيادة تتسم بالديمقراطية، والمهارة القيادية في فن إدارة الجلسات.
كما يجب وضع إجراءات دقيقة لحسن سير الجلسات، وعدم إضاعة الوقت في مناقشة أمور جانبية، أو لا تتمتع بالأهمية الكبيرة.
وتختلف دورات انعقاد هذه المجالس باختلاف الإدارات التابعة لها، وغالباً ما تكون أسبوعية أو شهرية.
أما عن نظام التصويت فغالباً ما يكو ن بالأغلبية المطلقة، مع ترجيح صوت الرئيس في حال تساوى الأصوات.
ومن أهم المشكلات التي يمكن أن تعيق عمل هذه المجالس الخلافات التي يمكن أن تحصل بين الأعضاء المعينين والأعضاء المنتخبين.
ب- المؤتمرات
عادة ما يلجأ الرؤساء الإداريون إلى عقد المؤتمرات لحل مشكلة معينة، وذلك عندما يحتاج حل هذه المشكلة إلى قبول أكبر عدد من الأفراد، أو للحصول على أكبر قدر ممكن من المعلومات والآراء، إذ إن المؤتمرات تتيح فرصة كبيرة لتبادل الآراء والمعلومات، وتكوين وجهات نظر متعددة لحل المشكلة المطروحة من خلال عقد جلسات، أو تشكيل فرق عمل يسهم كل منها في مناقشة جانب معين من المشكلة المطروحة.
ويتوقف نجاح مثل هذه المؤتمرات على مهارة القادة القائمين على عقدها، وتنظيمها، وقدرتهم العالية في فن الاتصال بالحاضرين، وكسب ثقتهم، وجعلهم يشاركون مشاركة فعّالة في حل المشكلة.
تمتاز هذه الطريقة بأنها تتيح فرصة لأكبر عدد ممكن من المرؤوسين للمشاركة في صناعة القرار، وشعورهم أن مقترحاتهم وآراءهم مهمة ولها قيمة.
وعلى الرغم من المزايا المتقدمة، إلا أن هناك بعض المآخذ على هذه الطريقة من أهمها:
• التكاليف المالية الباهظة الناجمة عن وجوب تخصيص مكان لعقد اللقاءات.
• ضرورة توفير الأجهزة والمواد اللازمة.
• أجور الاستعانة بالخبرات الأجنبية في بعض الأحيان.
ج- اللجان
وهي الصورة الأكثر شيوعاً للمشاركة بالنسبة لاتخاذ القرارات. واللجنة هي "مجموعة من الأفراد، يعينون، أو ينتخبون، لبحث ودراسة الموضوعات، أو المشكلات التي تقدم إليهم، وذلك في إطار ما يعقدونه من اجتماعات تتم بصورة منتظمة".
تنقسم اللجان عادة إلى نوعين: لجان دائمة، ولجان مؤقتة. أما اللجان الدائمة فإنها تشكل لمناقشة موضوعات دورية لدراستها، وتقديم الاقتراحات المناسبة بشأنها، أو اتخاذ القرار المناسب بالنسبة لها. بينما تشكّل اللجان المؤقتة لدراسة مشكلة أو موضوع معين، بحيث تنتهي مهمتها بانتهاء المهمة المكلفة بها. ولعلّ السبب في انتشار عمل اللجان هو كبر حجم الأعمال وتعقدها،
مما يعني تفضيل الرؤساء الإداريين تحميل اللجان مسؤولية صناعة القرارات الإدارية.
وما تجب الإشارة إليه أن هناك بعض العيوب في استخدام اللجان بحسبانها وسيلة جماعية في صناعة القرارات الإدارية منها:
• المخاطرة: فالأفراد يميلون إلى الاختيارات الخطرة نسبياً عندما يكونون أعضاء في لجان، بينما يميلون إلى الاختيارات المعقولة، والأقل خطراً، عندما يكون العمل فردياً.
• رغبة بعض أعضاء اللجان في الجدال.
• ضياع الوقت في اجتماعات متعددة وطويلة.
• كما أن اللجان وسيلة للتهرب من المسؤولية.
ومن صور المشاركة الأخرى: المقابلات الشخصية والفردية، الاقتراحات والشكاوى، الاتصالات الهاتفية، والاستفسارات الكتابية.
خامسا- مزايا المشاركة وعيوبها
بذل كتّاب الإدارة العامة جهوداً كبيرة في إبراز محاسن ومساوئ المشاركة في الإدارة بشكل عام، وفي عملية صنع القرارات الإدارية بوجه خاص، وذلك من أجل معرفة الدور الحقيقي الذي تلعبه في هذا المجال، ومن الممكن تلخيص هذه الجهود في الآتي:
أ- مزايا المشاركة
1- إن إشراك عدد من المرؤوسين أو الفنيين والمتخصصين في صناعة القرارات يمكن أن يوفر أكبر كمية من المعلومات والبيانات لم يكن في الإمكان الحصول عليها لولا إشراك هؤلاء في صناعة القرار. وإن مشاركة عدد كبير ممن يهمهم القرار في عملية صنعه يؤدي إلى التزام أكبر من قبلهم في عملية تنفيذه.
2- واتخاذ القرار بشكل جماعي عادة ما يؤدي إلى إشباع المستوى الأعلى من حاجات الأفراد. كما تساعد المشاركة على رفع الروح المعنوية للعاملين في تدعيم مفهوم العلاقات الإنسانية.
3- كما تسهم المشاركة في تنمية مهارات المرؤوسين الإدارية، وتربية كوادر قيادية جديدة من القادة الإداريين في الصفين الثاني والثالث. كما أن المشاركة في صنع القرار تساعد على تنمية ملكة القدرة على الخلق والابتكار لدى العاملين، مما يؤدي إلى تحسين جودة القرارات الصادرة.
4- هذا وتتيح المشاركة أيضا فرصة التفاهم المتبادل بين أعضاء التنظيم، وتخفيف حدة الصراع أو النـزاع والمنافسة الضارة. وتوفر المشاركة استعداداً أكبر لتقبل التغيير، فعندما يطبق التغيير بطريقة تحكمية من أعلى يجعل المرؤوسين يميلون إلى الشعور بعدم الاطمئنان، وإلى اتخاذ خطوات مضادة تستهدف تعطيل التجديدات.
5- وتعد المشاركة في صناعة القرارات الإدارية وسيلة إدارية فعّالة في توسيع مجال قبول السلطة، وتقليل مقدار المقاومة لممارسة السلطة الرسمية، وزيادة الاستجابات الإيجابية من جانب المرؤوسين للأوامر الإدارية.
ب- عيوب المشاركة
حاول البعض توجيه انتقادات إلى المشاركة في صناعة القرارات الإدارية، منها:
1. تشكل المشاركة مظهراً لتنازل الرئيس الإداري عن بعض مهامه القيادية التي يفرضها عليه منصبه.
2. عدم وجود مسؤولية محددة لكل عضو من الأعضاء المشاركين بالنسبة لنتائج القرارات التي يصنعونها، وهذا ما يؤدي إلى شيوع المسؤولية.
3. غالبا ما تتسبب المشاركة في ضياع وقت كبير في حين تتطلب بعض القرارات السرعة والعجلة.
4. يخشى من المشاركة بوساطة اللجان وجود مخاطر السيطرة من قبل فرد واحد على الجلسة ومحاولة فرض رأيه، أو شعور بعض الأعضاء المشاركين بالضغط لقبول القرار المتخذ.
يمكننا القول بناءًَ على ما تقدم أن ما سيق من انتقادات للمشاركة لا يصمد كثيراً أمام التحليل الموضوعي. فالمشاركة ليست تنازلاً من الرئيس عن اختصاصاته، فهي لا تسلب من الرئيس الإداري هذه الاختصاصات، ولا حتى جزءاً منها، بل على العكس تماماً تمكّن المشاركة متخذ القرار من ممارسة اختصاصاته بطريقة فنيّة صحيحة لا يشوبها الخطأ، بينما يؤدي انعدام المشاركة إلى اعتماد الرئيس الإداري على مقدراته الشخصية فحسب، مما يعني إمكانية الوقوع في الخطأ. كما أن المشاركة لا تكون في جميع الصلاحيات الممنوحة للرئيس الإداري، وإنما تتعلق بدرجة أساسية بالأمور الإستراتيجية والمهمة.
من جهة أخرى لا يمكن القول إن المشاركة تؤدي إلى شيوع المسؤولية، لأن الرئيس الإداري يظل صاحب الكلمة الفصل في اتخاذ القرار، وهو المسؤول عن ذلك. كما لا يمكننا التسليم بأن المشاركة تتعارض مع القرارات التي تحتاج إلى سرعة في اتخاذ القرار، فليس من الضروري أن تكون المشاركة قائمة في مثل هذه القرارات، ويمكن للرئيس الإداري التصدي لها بمفرده. وعلى أي حال فإن مثل هذه القرارات تشكل استثناءً من القاعدة التي توجب أخذ القرارات الإدارية بروية وحكمة، وبعد دراسة وتمحيص.
وإذا كان صحيحاً أن بعض اللجان قد ينتهي بها الحال إلى سيطرة رئيس اللجنة والضغط على الأعضاء لإصدار القرار بالطريقة التي يريد، فإن عمل اللجان يظل مفيداً في حالات عديدة منها ما يتعلق بالأمور التنظيمية للمنظمة الإدارية، وفي نطاق المساءلة المسلكية، وحل المشكلات التي تتعلق بالمصالح الحيوية للجمهور. ويمكن التغلب على السلبيات التي تتعلق بعمل اللجان بحسن اختيار رئيس اللجنة وأعضائها، وأن لا يكون عدد الأعضاء كبيراً، وإعادة النظر في تشكيل اللجنة من وقت لآخر. وفي جميع الأحوال فإن اللجان هي صورة من صور المشاركة، وتوجيه بعض النقد إلى عمل اللجان لا ينفي بحال من الأحوال أهمية المشاركة في صورها الأخرى، والتي تترتب عليها مزايا عديدة أهم وأكبر بكثير مما وجه إليها من انتقادات.