المحاسبة بصفة عامة تعني الكتابات التي تعبر بالأرقام على العمليات الحسابية الخاصة بتنفيذ الإيرادات والنفقات بواسطة تقنيات خاصة وإجراءات خاصة محددة قانونا والقصد من ذلك هو متابعة مستمرة ودائمة للوضعية المالية لمعرفة في كل وقت وكل زمان بالرصيد المالي المتوفر والاعتماد ات المتبقية في كل بند من بنود الميزانية ومبلغ النقود المتوفرة من جهة ومراقبة استعمالها من جهة أخرى .
يمكن تعريف المحاسبة العمومية من منطلق نص المادة من القانون 90/21 المؤرخ في 19/08/90 والمتعلق بالمحاسبة العمومية هو الذي يحدد الأحكام التنفيذية التي تطبق على الميزانيات والعمليات المالية الخاصة بالمؤسسات العمومية ذات الطابع الإداري ، كما يحدد هذا القانون التزامات الآمر بالصرف والمحاسب العمومي وكذا مسؤوليتهم في تنفيذ الإيرادات والنفقات العمومية وعمليات الخزينة وكذا نظام محاسبتها ولتنظيم حركة النفقات والإيرادات يتطلب مسك سجلات ووثائق تنظمها ، ولكل سجل خصوصيته وأهميته من حيث الاستعمال ، وقبل أن نتطرق إلى مختلف السجلات وتوقيفها نعرج عن كيفية تنفيذ الميزانية والعمليات المالية :
من حيث الإيرادات : يتم تنفيذ الميزانية عن طريق 3 مراحل أساسية هي :
1 – الإثبات : وهو الإجراء الذي يتم بموجبه تكريس حق الدائن العمومي أن حالة أول أكتوبر تعتبر الوثيقة الرسمية التي تمثل الإثبات بالنسبة للإيرادات ( نص المادة 16)
2– التصفية : تسمح بتصفية الإيرادات بتحديد المبلغ الصحيح للديون الواقعة على المدين لفائدة الدائن العمومي والأمر بتحصيلها (نص المادة 17)
3 – التحصيل : يعد التحصيل الإجراء الذي يتم بموجبه إبرام الديون العمومية (نص المادة 18)
من حيث النفقات : عن طريق 4 مراحل أساسية هي :
1 – الالتزام : يعد الالتزام الإجراء الذي يتم بموجبه نشوء الدين (نص المادة 19)
2 - التصفية : تسمح التصفية بالتحقيق على أساس الوثائق الحسابية وتحديد المبلغ الصحيح للنفقات العمومية (نص المادة 20)
3 – الآمر بالصرف : يعد الآمر بالصرف الإجراء الذي يأمر بموجبه دفع النفقات العمومية (نص المادة 21) .
4 – الدفع : هو الإجراء الذي يتم بموجبه إبراء الدين العمومي (نص المادة 22).
وكل مرحلة من هذه المراحل تتطلب منا مسك سجلات ووثائق معينة :
ولا يفوتني ان أذكركم ان هذه السجلات استحدثت بالتعليمة رقم 50 بتاريخ 15/12/1950 وتم تحديثها بالتعليمية الوزارية رقم : TE-AG-ML-JF N° 6518339 بتاريخ 03/05/1965
( schéma simplifié de la gestion financière des établissement enseignement