في كثير من الحالات يضطر الموظف لأخذ نسخة مطابقة مؤشرة من طرف المدير على أنها مطابقة للأصلا الموجود في الملف على مستوى المؤسسة لكن لما تكون النسخة المحتفظ بها في الملف غير أصلية لا يمكن للموظف أن يطلب نسخة مطابقة للأصل من المدير.ثم أن ملف الموظف يبقى ملك لهحتى وهو في ادارة المؤسسة محفوظ يرجع اليه متى شاء ليستنسخ منه ما شاء من وثائق بدون أي مانع.