جمع وتحفيز وتنشيط الأفراد: تعمل مراقبة التسيير على توحيد الجهود من أجل تحقيق المشاركة في عملية الرقابة و بالتالي تحقيق أهداف المؤسسة حيث تقوم مراقبة التسيير في العمل على بعث الحيوية في مختلف مستويات السلطة في المؤسسة و تنشيطها عن طريق مكافأة المجد و معاقبة المتهاون و كذا تحفيز الأفراد و حثهم على بذل أقصى مجهودات ممكنة.
8. توفير المعلومات المناسبة في الوقت المناسب من أجل اتخاذ القرار.
9. مراقبة التسيير يسمح بتنظيم وتعظيم الأثر الرجعي للمعلومات أو حلقات التغذية العكسية التي تُزود المؤسسة بالمعلومات الضرورية حول تطور ووظائفها و تقلبات محيطها مما يسمح لها بتعديل أهدافها.
ووسائلها مقارنة بالإنجازات, و التأقلم مع محيطها وفق وتيرة منسجمة، وبذلك يمكن اقتراح أربع حلقات في إجراءات المقيدة بالنسبة للمؤسسة هي: التخطيط، القياس، الرقابة، التوجيه و التنظيم .
ثانياً- أهداف مراقبة التسيير: يمكن تلخيص أهداف مراقبة التسيير في النقاط التالية:
1- تحسين الأداء و فعالية النشاط: إن تحسين فعالية نشاط المؤسسة يتطلب من مراقبين التسيير القيام بأعمال منها:
- التطوير و الاستعمال الأمثل لأنظمة معلومات التسيير حيث يقوم مراقب التسيير بجمع المعلومات.
- التأكد من أن الكلفة لهذا النظام لا تفوق الفائدة المتحصل منه.
- وضع نظام معلومات للتقديرات عن طريق المخططات والموازنات التقديرية ومتابعة النتائج وتحليلها.
- "معرفة ودراية دقيقة للإيرادات والتكاليف".[14]
2- التحكم في التطور: إن مسايرة التطور و محاولة التحكم فيه يجعل مراقب التسيير يشارك في:
- تحديد الموازنات التقديرية السنوية التي تكون متناسقة مع الخطط على المدى القصير.
- وضع تخطيط على المدى المتوسط في إطار إستراتيجية محددة.
- إعلام المديرية العامة بكل الانحرافات و الفروقات الموجودة بين الموازنات التي هي بمثابة ترجمة للأهداف المحددة و التي تم الاتفاق عليها بعد طرحها للنقاش و ذلك من طرف كل مسؤول.
- إعلام المديرية العامة بالنتائج مع تزويدها بمختلف التفسيرات حول الانحرافات وأسبابها.
3- الاستعمال الأحسن لوسائل الاستغلال: إن دراسة المردودية الاستثمارية الحالية و المرتقبة و كذلك التسيير الأحسن للأفراد يقترن بمدى التسيير الأمثل لوسائل الاستغلال، ولهذا فمراقبة التسيير يمكن أن تساهم في بعض الدراسات الاقتصادية بالأخص تقوم بتعريف السياسة المتبعة من طرف المؤسسـة كما أنها تعمل على استنتاج واستخلاص التحاليل الاقتصادية التي تقوم بها من أجل تحقيـق:أكبر فعالية، أحسن مردودية، أرباح ومردودية إنتاجية.
ولتحقيق هذه الأهداف يجب توفر عدة شروط نذكر منها:
- تقسيم المهام المطبقة بشكل عام.
- وضع النماذج في مكانها.
- تحديد نوع المديرية التي تسمح بالمشاركة في التحضيرات.
- وتقف عدة عقبات في وجه تحقيق هذه الأهداف منها ما يلي:
- هناك تفكك بين العمل المطلوب من مراقبة التسيير و تقديم المعلومات النوعية وهنا هذه الوسيلة تدخل في قياس أداء الأشخاص.
- هناك عجز في بعض الحالات مراقبة التسيير عن تنفيذ العمل المطلوب منها نظريا و التي تسمح باتخاذ القرارات وتقدير الفوائد.
- الحساسية من طرف الأفراد اتجاه مراقبة التسيير(اعتبارها تفتيش).
ثالثاً- مكونات نظام مراقبة التسيير: يمكن تلخيص مكونات مراقبة التسيير فيما يلي:
1- بيئة الرقابة: تمثل الأساس لمراقبة التسيير في المنشأة. وهناك عدة عوامل لبيئة الرقابة:
- الأمانة والقيم الأخلاقية.
- الالتزام بالكفاءة.
- اشتراك مجلس الإدارة و لجنة المراجعة في المسئولية.
- فلسفة الإدارة و طريقة قيامها بعملها.
- الهيكل التنظيمي.
- توزيع السلطة و المسئولية.
- السياسات والممارسات الخاصة بالموارد البشرية.
وهناك من يرى أن بيئة الرقابة تتمثل في موقف و وعي و تصرفات مجلس الإدارة و إدارة المنشأة نحو أهمية مراقبة التسيير و تتضمن نمط الإدارة، وثقافة المنشأة، والقيم المشتركة بين منسوبيها وهي تمثل الأساس لكل مكونات مراقبة التسيير.
2 - المعلومات والاتصال: إن نظام المعلومات الملائم يهدف إلى إضفاء الثقة في مراقبة التسيير ، والذي يتضمن النظام الأساسي، ويتكون من طرق وسجلات لتحديد وتجميع وتحليل و تصنيف وتسجيل وإشهار معاملات المنشأة مع المحافظة على الأصول والالتزامات ذات العلاقة، والاتصال يضمن التزويد بفهم واضح عن الأدوار والمسئوليات الفردية المتعلقة بالرقابة على النشاط.
3- الأنشطة الرقابية: إن أنشطة الرقابة تتضمن السياسات و الإجراءات التي تساعد في التأكيدات بأن توجيهات الإدارة قد تم تنفيذها وأنها تساعد في التأكيد بأنه تم اتخاذ الإجراءات الضرورية المتعلقة بمخاطر تحقيق أهداف المنشأة.
المطلب الثالث :أبعاد مراقبة التسيير وحدوده
أولاً- مراحل إعداد مراقبة التسيير: من أجل إعداد نظام فعال لمراقبة التسيير لا بد من إتباع الخطوات التالية:
1. تحديد الأهداف: يجب تحديد الأهداف الرئيسية المرجوة من الخطة، قبل البدء في وضع البرامج التفصيلية. وعند تحديد الأهداف، يراعى ما يلي:[15]
1.1 إمكانية التحقيق : يجب أن تكون الأهداف ممكنة التحقيق ، مع الأخذ في الحسبان الظروف الداخلية للمنشأة والعوامل الخارجية المحيطة بها، معنا يجب تحديد الأهداف حسب قدرات المؤسسة و مع مراعاة ظروف البيئة الخارجية و ما تحمله من فرص و تهديدات للمؤسسة .
2.1 التطلع إلى الأمام دائماً: إذ ينبغي أن تكون الأهداف المحددة في الخطة القادمة أفضل من الأهداف، التي تم تحقيقها، فعلاً، في الخطة السابقة.
3.1 في حالة تعدد الأهداف، فإنه من الضروري تحديد الأهمية النسبية لكل هدف، و بذلك يمكن تجنب الاهتمام بالأهداف الفرعية على حساب الأهداف الرئيسية.
4.1 المصداقية: يجب أن تتصف الأهداف المحددة بالموضوعية.
ويجب أن نفرق مابين الأهداف والغايات[16]:
فالأهداف هي ما تصبو إليه المؤسسة كمقياس كيفي أساسا حتى تؤدي دورها و سياستها مثل تحقيق رقم أعمال بحجم مقبول .
أما الغايات فهي عادة محددة بأرقام و كميات تعبر عن الترجمة الواقعية للأهداف مثل تحقيق قيمة معينة من رقم الأعمال كربح 20% مثلاً.
2. التخطيط: يقوم مراقب التسيير في هذه المرحلة بتزويد إدارة المؤسسة بالمعلومات الكمية اللازمة للتفكير الإستراتيجي، ويساعد بعدها المدراء على الترجمة العملية للسياسات المختارة، أي إكسابها الصيغة الاقتصادية.
ويتم بعدها تقسيم الخطة الإستراتيجية إلى المدى المتوسط (3¥5) سنوات، وهذا دائماً بمساعدة مراقبة التسيير مع برمجة الوسائل اللازمة لتحقيق تلك الأهداف و تبدأ بعدها مرحلة إعداد الميزانيات و التي توافق المدى القصير(أقل من سنة)، تسمح هذه الأخيرة بتحقيق الأهداف القصير الأجل، و من الضروري أن تكون ميزانيات متناسقة و مرتبطة بمختلف مصالح المؤسسة.
3- التنفيذ: بعدما تم التخطيط انطلاقا من الاختيارات الإستراتيجية، تأتي مرحلة التنفيذ، أي القيام بخطط العمل التي تم إعدادها بتحقيقها في الميدان، و على أرض الواقع، تجسد هذه المرحلة عملية تحقيق الأهداف وتعتبر بذلك غاية العمل ألتسييري ككل.
4- قياس الأداء: يمكن تعريف قياس الأداء على أنه مجموع من تقنيات المراقبة المستعملة للتأكد من تطابق النتائج المحققة داخل المؤسسة مع الأهداف المسطرة ثم تطبيق المكافئات و العقوبات إذا اختلت النتائج مع الأهداف و الغايات [17].
فعملية قياس الأداء تأتي في المرحلة الأخيرة من مراقبة التسيير أي بعد عملية تحديد الأهداف ، التخطيط والتنفيذ، فهذه العملية تسمح للمؤسسة بالإطلاع على مدى تحقيق المؤسسة لأهدافها المسطرة ومدى تطابق النتائج المحصل عليها مع ما كان مخطط و معرف قيمة الانحرافات التي حدثت و سبب حدوثه و بالتالي اتخاذ الإجراءات الضرورية لذلك من أجل تصحيح المسار و تحقيق الأهداف .
ثانياً- مجالات تطبيق نظام مراقبة التسيير[18]: سنحاول في هذه النقطة التطرق لمجالات تطبيق مراقبة التسيير من خلال التطرق على وجهات نظر مختل المدارس الفكرية :
1.المدرسة الكلاسيكية : و من أبرز رواد هذه المدرسة نجد تايلور الذي نادت بضرورة تقسيم العمل مع تحديد العناصر الجزئية المكونة له ثم دراسة كل عنصر من هذه العناصر وضرورة اختيار العاملين وتكوينهم و مكافئتهم حسب مردوديتهم .
أما "فايول"مؤسسة المدرسة العلمية فلخص العملية الإدارية في:التقدير والتنظيم ،التنسيق ،القيادة ،المراقبة.
من ما سبق نستنتج أن أنصار المدرسة الكلاسيكية يرون أن المراقبة يجب أن تطبق على وظائف المؤسسة أي إمكانية وجود مراقبة إدارية و تجارية ومالية ...الخ، بمعنى أن كل وضيفة من وظائف المؤسسة تخضع لعملية الرقابة و فق المعايير التي تناسب هذه الوظيفة ، و حتى تكون عملية الرقابة فعالة يجب أن تكون ذات كفاءة و غير متحيزة و وقتية متبوعة بالإجراءات الضرورية .
2.المدرسة النفسية (السيكولوجية): ومن رواد هذه المدرسة نجد مايو والذي أولى اهتمام كبير للجانب النفسي للعمال والذي قامة بدراسة ميدانية تطبيقية في مؤسسة أمريكية "western electric " حيث توصل من خلالها إلى أن الظروف الداخلية للعمل ليست هي المؤثر الوحيد علة نفسية العامل بل حتى الظروف الخارجية، فيرى أنصار هذه المدرسة يجب على المؤسسة مراعاة الظروف الداخلية والخارجية التي تؤثر على سلوك العامل من أجل تحيق نظام رقابة فعالة يمكن المؤسسة من تحقيق أهدافها .
لذا فإن قياس الأداء واستخلاص الفروقات يستدعي دراسة جميع العناصر المترابطة التي من شأنها التأثير في عملية التسيير وأسباب هذه الفروقات ومن ثم اتخاذ الإجراءات اللازمة لتفادي هذه الانحرافات وبالتالي تحسين الأداء والتسيير .
ثالثاً- أنواع مراقبة التسيير : يمكن تصنيف مراقبة التسيير حسب "معايير مختلفة منها : الزمن، التنظيم، المصدر، الشمولية، و سوف نتطرق إلى أنواع المراقبة حسب كل معيار"[19] :
1- من حيث الزمن: إن وظيفة الرقابة تتطلب قياس الأداء الفعلي سواء قبل التنفيذ أو أثناء التنفيذ أو بعد التنفيذ، ونجد:
1.1- المراقبة السابقة (القبلية) : و يعتمد هذا النوع من المراقبة على التأكد من توفر متطلبات إنجاز العمل قبل البدء في التنفيذ أي مراقبة وقائية ، حيث تقلل من شدة الانحرافات بين النتائج المتوقعة و(التقديرية) والفعلية، كما تساعد في مواجهة المشاكل المستقبلية التي تعرقل العمل، وتعتبر هذه المراقبة تنبؤية لأنها ترتكز على التنبؤ بالمشاكل المتوقعة التي تحدث مستقبلا من أجل تحديد الإجراءات والاستعدادات لمواجهة هذه المشاكل.
2.1- المراقبة أثناء الإنجاز (الآنية): هذا النوع من المراقبة يعتبر مراقبة إصلاحية أو علاجية أثناء عملية الإنجاز أي أنه يتم تصحيح الأخطاء والانحرافات إذا حدثت أثناء تنفيذ العمل والتأكد من انه سيتم إنجازه بالمواصفات المطلوبة و هذا النوع من الرقابة له كذلك تأثير في تفادي وقوع الانحرافات.
3.1- الرقابة اللاحقة (البعدية) : تتم هذه المراقبة على شكل دورات عادة ما تكون أسبوعيا أو شهريا أو أيام محددة لذلك توضع برامج دورية للمراقبة ويتم تنفيذها مسبقا و الهدف منها هو وقائي أكثر منه علاجي من الانحرافات و سلبيتها و يتم هذا النوع من المراقبة بعد إنجاز النشاط.
2- من حيث التنظيم: حسب هذا المعيار هناك ثلاثة أنواع للمراقبة هي:
1.2- المراقبة المفاجئة: تتم هذه الرقابة بشكل مفاجئ و بدون إنذار مسبق و هذا من أجل اكتشاف الأخطاء والانحراف و التمكن من تقييم الأفراد و يتم ذلك بجولات تفتيشية لمعرفة مدى انضباطهم ومدى تسيير أعمالهم و فق الخطة المسطرة.
2.2- المراقبة الدورية: تتم هذه المراقبة على شكل دورات عادة ما تكون أسبوعية أو شهريـة و ذلك بوضع برامج المراقبة الدورية التي يتم تنفيذها مسبقا و الهدف منها هو وقائي أكثر منه علاجي.
3.2- المراقبة المستمرة: تكون عبر طوال أيام السنة، أي دائمة و ليست على فترات متقطعة و ذلك لمتابعة عمليات التنفيذ باستمرار و القيام بعملية التقييم الدائم للأداء و هذا باستخدام سجلات الدوام اليومية لمراقبة الانضباط في العمل.
3- من حيث المصدر: "حسب هذا المعيار هناك نوعان من مراقبة التسيير هما"[20] :
1.3- المراقبة الداخلية: ويقصد بها المراقبة الذاتية ، أي تتم داخل المؤسسة على جميع الأنشطة والمهام والغرض منها هو ضبط الأعمال الجارية في المؤسسة للوصول إلى الأهداف المرسومة وتقوم بها وحدة إدارية مختصة في مراقبة التسيير و يهدف هذا النوع من المراقبة أساسا إلى:
- مراجعة مخطط المؤسسة الداخلي.
- مراجعة سياسة القيادة و إستراتيجيتها المتبعة في النشاط.
- تقييم محيط المؤسسة من الجانب الاجتماعي و الاقتصادي.
- تقدير حصة المؤسسة في السوق.
- تقدير احتياجات الزبائن و تصنيفهم.
2.3- المراقبة الخارجية: هذه المراقبة تقوم بها جهات متخصصة ومستقلة عن المؤسسة تكون تبعيتها غالبا لجهاز الدول، كمراقبة مجلس المحاسبة للعمليات المالية على الدوائر الحكومية، مراقبة و مدققي الحسابات لميزانيات المؤسسات.
4- من حيث شموليتها: تنقسم مراقبة التسيير حسب هذا المعيار إلى ثلاثة أنواع:
1.4- المراقبة على مستوى الأفراد: تقوم هذه المراقبة بالتركيز على أداء الأفراد لأعمالهم و التعرف على سلوك الأفراد أثناء العمل و هذا باستخدام عدة مؤشرات منها: الكفاءة، الإنتاجية، معدل الغياب والتأخر...الخ
2.4- المراقبة على الأنشطة الوظيفية: و تشمل كل وظائف و أنشطة المؤسسة مثل: التسويق، التمويل، الإنتاج و إدارة الموارد البشرية، و تقوم بقياس أداء كل منها بمؤشرات.
3.4- المراقبة على الأداء الكلي للمؤسسة : من خلالها يمكن تقييم الأداء الكلي للمؤسسة خلال فترة زمنية معينة وهذا عن طريق معايير و مؤشرات تستخدم في هذا الخصوص منها معدل الربحية، الحصة السوقية للمؤسسة، معدل الإنتاجية وإلى غير ذلك من المؤشرات وهذا من أجل معرفة مدى كفاءتها في تحقيق الأهداف المسطرة.
5- من حيث طريقة المراقبة : "حسب هذا المعيار هناك نوعين من المراقبة":
1.5- الرقابة عن طريق الحلقة المغلقة: هي عبارة عن مخطط للرقابة قائم على أساس الملاحظة المباشرة لحالة المعايير ثم المقارنة بين هذه الملاحظة، إذن هي عبارة عن خطوات للتحديد المباشر للانحرافات بين الإنجازات و الأهداف.
2.5- الرقابة بطريقة الحواجز: هي عبارة عن رقابة قائمة على أساس استعمال المعلومات المتحصل عليها من النظام المُراقِب و لكن لا تعطي مباشرة المعلومات حول المعايير.
المبحث الثاني: مكانة و دور مراقبة التسيير في المؤسسة
يقوم مراقبة التسيير داخل المؤسسة بدور مهم و الذي يبرز من خلال الوظائف التي يؤديها هذا النظام داخل المؤسسة و المتمثلة خاصة في التخطيط و الرقابة و من طبيعة العلاقة التي تربطه مع مختلف الوظائف داخل المؤسسة سوء مع الإدارة العليا أو الوسطى أو التشغيلية . و لتبيان موقع و مكانة مراقبة التسيير داخل المؤسسة سنقوم في هذا المبحث بتبيان أهم الوظائف التي يؤديها هذا النظام ، علاقته بمختلف الوظائف داخل المؤسسة و الفرق بينه و بين المراجعة الداخلية .
المطلب الأول : وظائف و مكانة مراقبة التسيير .
أولاً- وظائف مراقبة التسيير داخل المؤسسة.
1-التخطيط: يعمل نظام مراقبة التسيير على دعم عملية التخطيط في كل المستويات الإدارية و بكل أنواعه سوءاً التخطيط الإستراتيجي على مستوى الإدارة العليا أو التكتيكي في الإدارة الوسطى و التخطيط للعمليات على مستوى الإدارة التشغيلية. و الشكل التالي يبين ذلك .
2- اتخاذ القرار: يعمل نظام مراقبة التسيير على دعم القرارات في مختلف المستويات الإدارية من خلال ترشيد سلوك متخذ هذا القرار عن طريق المعلومات الجيدة التي يقدمها هذا النظام
3- التنسيق والتنظيم: يعتبر التنسيق بين مستويات المؤسسة ضروري باعتبارها كل متماسكة ولذلك لابد على مراقب التسيير التنسيق بين جميع مراكز المسؤولية فيما يخص وضع الأهداف و وضع الميزانيات.
4- مراقبة الأداء: إن مراقبة الأداء هي عملية لتقييم جودة أداء التسيير وأنها تتضمن التقييم بواسطة الموظفين المناسبين لتصميم وتنفيذ عملية الرقابة و أنها تعمل كما خطط لها أو تم تحديثها لتواكب الظروف المتغيرة، ويمكن أن تكون مراقبة الأداء عن طريق أنشطة مستمرة كتقارير إرضاء العملاء أو دوريا كتقارير المراجعين الداخليين أو لجنة المراجعة والجهات الرقابية.
5-مراقبة الأداء الوظيفي : إن مراقبة الأداء الوظيفي في المنظمات تعتبر من أهم الوظائف الإدارية التي لا يمكن التخلي عنها، باعتبارها الدعامة الأساسية و الوسيلة الرئيسية لجمع المعلومات لتقديم الأداء بموضوعية، حيث يعمل القائم بهده المهمة على الإصغاء للمشاكل و العراقيل التي يعاني منها الأفراد ، حيث أنه يسعى إلى جمع المعلومات ذات صيغة موضوعية تساعد المسئولين على اتخاذ القرار و التي تتعلق بمستقبلهم الوظيفي من حيث الترقية) زيادة الأجر، مكافآت ،عقوبات....الخ( مما يؤدي إلى زيادة الثقة في المؤسسة و التي يحقق عن طريق جملة من الخصائص:
- المشاركة في تحديد الأهداف: تعتبر مشاركة العمال في تحديد الأهداف التي تسعى إليها المؤسسة دافعا معنويا من أجل تحقيقها، مع ضرورة إحداث نوع من التوازن بين أهداف الفرد وأهداف المؤسسة.
- عدالة التوزيع: و تعتبر من أهم العوامل التي تؤدي إلى تقوية الثقة بين الإدارة و العمال، و دلك من خلال توزيع الأجور كل حسب طبيعة عمله، إضافة إلى التوزيع العادل للأرباح حسب الهيكل الهرمي للمؤسسة .
- عدالة التعاملات : إن عدالة التعاملات تكون بالاتصال الدائم لممثلي العمال بمختلف المسئولين، من أجل طرح مشاكلهم على الإدارة لاتخاذ القرارات المنصفة أو العادلة المتعلقة بالعمل ومستقبل العمال المهني.
6 - مراقبة الجودة: إن إدارة الجودة لها أهمية كبيرة على مستوى المؤسسات التي تسعى إلى التقدم والتوسع في نشاطها، حيث يتطلب منها إنتاج سلع ذات جودة تتلاءم ورغبات المستهلكين من حيث المظهر الخارجي للسلع و المواد المستعملة لإنتاجها .
إن موضوع إدارة الجودة يحضا باهتمام كبير من طرف الباحثين الذين حاولوا تقديم شروط وعوامل تحسين الجودة مثل مرجعية التنظيم الدولي iso(*) و بالتالي فعلى مراقب التسيير أن يتابع باستمرار هده العملية للمحافظة على الجودة العالية لتلبية رغبات ومتطلبات المستهلكين ومن وراءها ضمان استمرارية المؤسسة[21].
7- إدارة الوقت: إن للوقت أهمية كبيرة في المنظمة، و كلما استطاعت المنظمة استغلاله بالشكل الحسن كلما كانت لها القدرة على التنافس كبيرة، وذلك من خلال تخفيض تكلفة الوحدة الواحدة، والعكس صحيح وعليه فمن الواجب استغلاله و مراقبته بالوسائل التالية:
- العمل على تطوير الكفاءة عن طريق التكوين المستمر للتغلب على المشكلات الطارئة.
- مكننة العمليات على المستويات الحسابية كالإنتاج، التمويل ...الخ، مثل استعمال الحاسب الآلي لربح الوقت.
- تنفيذ الأهداف عن طريق جدول زمني باستخدام بحوث العمليات .
- تحديد كيفية استخدام الوقت حسب خطة مدروسة سابقا.
ثانياً- محدوديات مراقبة التسيير: هناك بعض العوامل التي من شأنها الحد من فاعلية مراقبة التسيير داخل المؤسسة و نذكر منها:
1- أخطاء حكمية: ربما تفشل الإدارة و الموظفون أحياناً في اتخاذ القرارات الحكيمة أو أداء المهمات الروتينية نسبة لعدم اكتمال المعلومات ، أو ضيق الزمن أو أية ضغوط أخرى.
2- الانهيار: ربما ينجم انهيار نظم الرقابة عن الفهم الخاطئ للموظفين للتعليمات أو ارتكاب أخطاء نتيجة للإهمال، عدم التركيز والإعياء، التغيرات المؤقتة أو الدائمة في الموظفين أو في النظم أو الإجراءات.
3- التواطؤ: قيام موظف (أو موظفين) بإبطال عملية الرقابة بالتواطؤ مع أطراف خارج أو داخل المنشأة.
4- تخطي الإدارة للإجراءات الرقابية: ربما تقوم الإدارة بتجاوز السياسات و الإجراءات المعتمدة لتحقيق أهداف غير قانونية أو لتحقيق مصلحة ذاتية أو تحريف المعلومات.
5- احتمال تقادم السياسات و الإجراءات بسبب تغير الأحوال أو تدهور تطبيق الإجراءات مع مرور الزمن.
ثالثاً- علاقة مراقبة التسيير بوظائف المؤسسة .
1- علاقة نظام مراقبة التسيير بالوظيفة الإنتاجية : تعتمد عملية الرقابة على الإنتاج على إصدار التعليمات للعمال و التفتيش على أجزاء العمل أو المنتجات في كل مرحلة من مراحل الإنتاج وتعتبر كل هذه من الأدوات الرئيسية التي يمكن بواسطتها تسجيل الأعمال السارية ومقارنتها مع الخطط الموضوعة في البرامج ،وكقاعدة عامة يجب أن ترسل المعلومات المتصلة بالمقارنة بين التخطيط و التنفيذ الفعلي إلى الأفراد المسؤولين لاتخاذ الإجراءات الكفيلة ، فالهدف من الرقابة على الإنتاج هو إعداد سلعة جيدة النوع بتكاليف منخفضة نسبيا.
2- علاقة مراقبة التسيير بالوظيفة التسويقية: يقوم المسؤول عن المبيعات بوضع ميزانية المبيعات وهذا بمشاركة مراقب التسيير، يوضح في هذه الميزانية الكميات المتوقع بيعها بأسعار محددة شهريا وسنويا، وتعتبر الميزانية الجانب الإداري من ميزانية التخطيط أو التنبؤ، فمن خلالها تتم عمليات الرقابة للتأكد من مدى التطبيق.
3-علاقة نظام التسيير بوظيفة المستخدمين: تظهر العلاقة ما بينهما من خلال مراقبة الأنشطة والوظائف من خلال موازنة أعباء المستخدمين التي توضح الأوقات التقديرية و برنامج الإنتاج، ومعرفة احتياجات كل قسم من أقسام الإنتاج من الأيدي العاملة في مختلف الاختصاصات, وبالتالي معرفة هل أن اليد العاملة المتوفرة كافية لبرنامج الإنتاج أو يتعين اللجوء إلى ساعات عمل إضافية أو توظيف عمال جدد من خلال هذه الموازنة يستطيع مراقب التسيير التحكم في سير هذه الوظائف والأنشطة ومعرفة مدى التطابق بين التخطيط والتنفيذ .
المطلب الثالث: الفرق بين مراقبة التسيير و المراجعة الداخلية
هناك الكثير من يخلط بين المراقبة التسيير و المراجعة الداخلية نظرا للتدخل بين هذين النوعين من الرقابة في عدة مواطن ولهذا سنحاول ابرز الفرق بينها من خلال تبيان مفهوم المراجعة الداخلية وما هي أوجه الشبه والاختلاف بين هذين النوعين من الرقابة.
أولاً- مفهوم المراجعة الداخلية: عرفها مجمع المحاسبين والمراجعين الأمريكيين بأنها:" تتضمن الخطة التنظيمية وكل الطرق و المقاييس المتبناة داخل المؤسسة لحماية الأصول واختبار مدى دقة البيانات المحاسبية ودرجة الوثوق بها وتحقيق الكفاءة من استخدام الموارد وتشجيع الالتزام بالسياسات الإدارية الموضوعة.
وعرف المعهد الكندي للمحاسبين المعتمدين نظام المراجعة الداخلية بأنه:
"الخطة التنظيمية وكل الطرق والمقاييس المعتمدة داخل المؤسسة من أجل حماية الأصول، ضمان دقة و صدق البيانات المحاسبية وتشجيع فعالية الاستغلال، والإبقاء على المحافظة على السير وفقا للسياسات المرسومة"[22].
ثانياً- أوجه التشابه بين مراقبة التسيير والمراجعة الداخلية [23]
يشترك كل من مراقبة التسيير والمراجعة الداخلية في النقاط التالية:
1- إعلام و إرشاد الإدارة والمسئولين بالإجراءات الواجب اتخاذها للحفاظ على المؤسسة وأهدافها وثروتها
2- ليس لمراقب التسيير والفاحص المحاسبي والمالي أية مسؤولية مباشرة ولا أية سلطة على النشاطات التي يراقبانها .
3- هما نوعان من الرقابة متكاملان وضروريان معاً، إذ أصبحت مراقبة الأداء ترتكز أساساً على صدق مختلف المعلومات و المراقبة وا